VhodIzboljšanje delovne učinkovitosti. Kako izboljšati učinkovitost? Izboljšanje kakovosti dela zaposlenih. Metodologija Six Sigma
Ne glede na to, kateri izdelek ustvari podjetje, lahko povečanje delovne učinkovitosti izboljša njegov dobiček. Narediti več z manj viri je realnost današnjega konkurenčnega poslovnega okolja in ta dinamika se verjetno ne bo kmalu spremenila.
Anton Solovey, vodja strokovnega oddelka Falcongaze, govori o načinih povečanja delovne učinkovitosti v podjetju in svetuje, kako organizirati delovni proces tako, da bo dosežena maksimalna produktivnost.
Zdi se, da v letu 2018 ni pomembno spominjati, da je računalniška tehnologija odličen način za povečanje produktivnosti podjetja in pomaga vsakemu zaposlenemu narediti več v krajšem času. Vendar je to tako dinamično razvijajoče se področje, ki zahteva ločen nadzor nad nastajajočimi inovacijami, ki spreminjajo predstavo o delovnem procesu.
Ocena stanja podjetja in potrebe po računalniške tehnologije, je treba preučiti ročne procese, ki se uporabljajo v podjetju, in se odločiti, kako jih je mogoče izvesti z uporabo prave tehnologije.
Problemi so tudi internetno filtriranje (kako preprečiti, da bi se tako prihranjeni čas razpršil) in organizacija priročna orodja za komunikacijo znotraj ekipe: e-pošta in oglasne deske, hitri sporočili in tako naprej.
Na Rusbase je bila na primer zgodba o optimizaciji upravljanja v studiu Nimax, kjer je bil nasvet o izbiri nov sistem vodenje projektov in prodaje ter nov messenger. Ni tako pomembno, katero konkretno orodje bo uporabljeno - veliko bolj pomembno je, da je enako za celotno ekipo in je njegova uporaba dosledna. In tudi varno.
Nadzor in postavljanje rokov
Treba je spremljati in omejiti, koliko časa zaposleni porabi za naloge. Če želite to narediti, lahko uporabite eno od aplikacij za sledenje dejavnosti in tako ugotovite, katera opravila se izvajajo čez dan kot celoto. Tako se boste znebili nepotrebnih stvari in določili optimalen rok za rešitev problema. To je tako imenovani kontrolirani stres. Ko zaposleni pogleda na uro, postane osredotočen in produktiven.
Pomembno je, da proces optimizacije ne sme biti kaotičen, ampak nadzorovan.
Kljub temu, da je naš razvoj - sistem SecureTower DLP namenjen predvsem zagotavljanju informacijska varnost- veliko strank ga uporablja tudi za delo s poslovnimi procesi. Na primer, po uvedbi lahko analizirate stanje informacijskih tokov, kako oddelki medsebojno sodelujejo, kje in katere informacije so shranjene, kako učinkovito deluje sistem upravljanja, ali obstajajo očitno nelojalni zaposleni in na katere skupine razdeliti glede na stopnja pozornosti varnostnikov do njih. Ena od prvih stvari, ki jih običajno najdejo naša podjetja stranke, so zaposleni, ki čez dan brskajo po internetu in igrajo igrice.
Glede na raziskavo, ki so jo v preteklem letu izvedli naši menedžerji med podjetji, ki so uporabljala naš razvoj, je 80 % vprašanih poročalo, da so njihova podjetja preprečila uhajanje informacij komercialne vrednosti, 11 % pa jih je navedlo, da je bilo več kot 10 poskusov pridobivanja takšnih podatkov. krat.
kaj drugega
Drug pomemben pogoj je nadzor ne le zaposlenih, ampak tudi vodstvenih delavcev. V enem od podjetij, v katerega informacijsko okolje je bila rešitev DLP uvedena že pred časom, so strokovnjaku, ki je delal s programom, varnostna pravila sporočila, da je bil v računovodstvu prejšnji mesec eden od računalnikov pogosto prižgan po koncu delovnega časa. , v njem pa so delovali računovodski programi.
Po dodatni preiskavi se je izkazalo, da je oddelek dobil novega vodjo, ki je delo uredil tako, da je bila ena od računovodkinj prisiljena nenehno zamujati. Nekaj svojih nalog je enostavno prevalil na svojega podrejenega.
Kako zaščititi svoje podjetje pred nelojalnimi zaposlenimi
Pri izgradnji sodobnega sistema odnosov v organizaciji ni mogoče brez močne zaščite. Po eni strani bo DLP sistem psihološko stimuliral zaposlenega za odgovorno izpolnjevanje delovnih obveznosti in izboljšal socialno klimo v organizaciji. In na drugi strani zaščititi poslovanje pred nelojalnimi zaposlenimi in insajderji, katerih cilj je škodovati podjetju, izkoriščati njegove vire in ukrasti zaupne podatke.
Na primer, uslužbenec podjetja za projektiranje stavb je odkril informacije konkurentom. Slediti njegovim dejavnostim ni bilo lahko, saj risb ni pošiljal neposredno po e-pošti ali hitrih sporočilih, ampak jih je kopiral na svoj osebni računalnik in fotografiral.
S pomočjo modula za nadzor datotečnega sistema je služba za informacijsko varnost ustvarila banko podatkov s posebej pomembno dokumentacijo. Sistem je pregledal vse delovne postaje v omrežju in razkril, da je to dokumentacijo shranil uporabnik, ki sploh ni bil vključen v ta projekt.
Navedeni načini povečanja delovne učinkovitosti zahtevajo od zaposlenega večjo neodvisnost, to pa posledično krepi pomen spremljanja njegovih aktivnosti. Kompetentno vzpostavljanje odnosov med delodajalcem in zaposlenim lahko pomaga pripeljati delo podjetja nova raven in povečati dobiček.
Povprečna odrasla oseba preživi več časa na delovnem mestu. Pravzaprav lahko človek v življenju preživi enako kot 11 neprekinjenih let za eno mizo. V tem primeru se povečana produktivnost dela neprostovoljno zmanjša.
Zaposleni preživijo veliko časa v eni zgradbi. In ni presenetljivo, da lahko dolgočasno in monotono okolje vpliva na njihovo produktivnost in način, kako pristopijo k delu. Delovno mesto, pravzaprav je zanje drugi dom. In to je logično, glede na to, koliko časa so tam preživeli. Zato morata dizajn in postavitev vaše pisarne to resnično odražati. Navsezadnje ne želite, da vaša družina ure in ure živi v utesnjeni in neudobni sobi.
Ko gre za arhitekturo vaše pisarne, morate razmišljati o razpoloženju, ki naj bi ga ustvarila. Majhne površine z umetno osvetlitvijo takoj zmanjšajo produktivnost. Vaši zaposleni ne bodo v pravem razpoloženju, da bi se v celoti izrazili. Razumevanje, da lahko že manjše izboljšave pisarniškega okolja kaj spremenijo pomembno vlogo v produktivnosti. In pogosto so lahko ključ do večine vaših zaposlenih.
Naj vaša kreativna ekipa zadiha
Ustvarjalnost ne more obstajati v natrpani pisarni. Vendar pa mnogi tradicionalne postavitve pisarne oddelkov, kot sta trženje in pisanje besedil, zagotavljajo omejen prostor v središču. Tudi z upravniki, ki zasedajo osvetljen prostor ob oknu.
Neka študija je pokazala, da so zaposleni, ki so delali v pisarnah z okni, svojemu delu posvetili 15 odstotkov več časa kot tisti, ki so bili v več v zaprtih prostorih z umetno razsvetljavo. Te opazne izboljšave delovanja nakazujejo potrebo po ideji, da bi ljudi držali bližje zunanjemu svetu.
Seveda to ne pomeni, da lahko vaši menedžerji brez naravne svetlobe. Namestitev notranjih oken, ki vam omogočajo pogled navzven, je lahko učinkovita rešitev.
Izberite mehkejši pristop
Drzne, svetle, vsiljive barve dokazano zelo dražijo delavce, kar je sprožilo trend mehkejših odtenkov v notranjosti. pisarniških prostorov. Rdeča je vsekakor ena barva, ki se ji je treba izogibati. To naj bi bilo povezano s povečano stopnjo anksioznosti in nezmožnostjo osredotočanja na miselne naloge. A to ne pomeni, da morate izbrati ravno nasprotno. barvna shema. Zaposleni, ki je z vseh strani obdan z brezhibno belimi stenami, je še bolj verjetno neproduktivno razpoložen. Ta notranjost vzbuja asociacije na bolnišnico.
Na splošno je bolje, da izberete tople odtenke, npr. svetlo senco modra. Modra ne velja le za najbolj produktivno barvo, ampak ima lahko v nenasičenih odtenkih opazen pomirjujoč učinek.
Ne zadovoljite se z omejitvami pri pisarniškem pohištvu
Udobje vaših zaposlenih je najpomembnejše glede na količino dela, ki ga lahko opravijo. Če mora zaposleni ves dan nastavljati svoj stol ali se ves dan omejevati na samotno delovno površino, potem pri svojem delu ne bo mogel doseči uspeha. Razporedite pohištvo tako, da omogočate svobodo in gibanje zaposlenih. To je lahko odličen način za motiviranje vaše ekipe za dokončanje naloge. To lahko pomeni celo samo nadgradnjo s fiksnih stolov na nastavljive stole, preureditev pohištva ali pa popolno prenovo pisarne z novim pohištvom.
Dolgotrajno sedenje pri delavcu ne bi smelo biti merilo produktivnosti. Da bi vaši možgani prišli do več inovacij in idej, morate raziskovati svet okoli nas z več kot enega zornega kota. Raziskave so pokazale, da dejansko lahko sedenje več kot tri ure čez dan povzroči resne zdravstvene težave. Če najdete nekaj, kar bo zaposlenim pomagalo, da se izognejo nenehnemu sedenju na enem mestu, boste zmanjšali napetost in izboljšali njihovo razpoloženje ter produktivnost vaših zaposlenih.
Ko načrtujete pisarniški prostor, razmislite in ustvarite prostore, kjer se lahko zaposleni sprehajajo s tablicami, telefoni ali celo samo s skodelico kave in videli boste, kako se bo razvijala njihova kreativnost.
Pri načrtovanju pisarne poskusite zmanjšati motnje
Če nenehno slišite hrup tiskalnika ali klepetanje okoli hladilnika, se lahko vaša glava zelo težko osredotoči na kaj drugega. Razporedite svoje delovne postaje tako, da se izognete tovrstnim motnjam. To vam bo pomagalo ustvariti veliko bolj harmonično in udobno delovno okolje.
Poskusite se ločiti skupnih prostorih stran od delovnih prostorov, da zmanjšate hrup, ki prihaja skozi vrata in stene. Če delate v zaprtih prostorih, razmislite o uporabi zvočnoizolacijskih materialov za zmanjšanje hrupa. Izogibanje trdim, odbojnim površinam in površinam, ki prepuščajo zvok, je lahko ena od možnosti, da se izognete predelnim stenam iz blaga ali pa v svojo pisarno dodate več sobnih rastlin v lončkih. Oba materiala sta učinkoviti akustični gobi in takoj absorbirata odvečni hrup.
Ustvarite ugodno vzdušje
Lepo in prav je premikati mize in razvijati kreativnost, a če nimaš osnov – najpomembnejšega – potem nič od tega ne pomaga. Poskrbite, da bodo vaše pisarne dobro prezračene in vzdržujte stalno, udobno sobno temperaturo, da bo vašim zaposlenim ves dan udobno.
Zasnove, ki spodbujajo dober pretok zraka in prezračevanje delovnih postaj zaposlenih z optimalnimi prezračevalnimi sistemi, bodo povzročile veliko bolj udobno delovno okolje. Z načrtovanjem stavb z navzkrižnim prezračevanjem, ki aktivno odvaja vroč zrak iz sten, lahko prihranimo precej denarja v primerjavi z vgradnjo klimatske naprave. drugi pomembni dejavniki okolju Upoštevati je treba intenzivnost svetlobe in vlažnost.
Z razumevanjem in obravnavanjem potreb svojih zaposlenih lahko začnete ustvarjati idealno delovno okolje zanje. Samo zapomnite si, če želite, da vaši zaposleni trdo delajo, jim čim bolj olajšajte, da ostanejo osredotočeni.
Mobilno osebje lahko nadzorujete s posebnimi aplikacijami
Mala podjetja so se bolj ali manj naučila nadzorovati delo pisarniških in drugih stacionarnih uslužbencev – to so različni sistemi KPI, vohunska programska oprema, scrum sestanki, preverjanja skrivnostnega nakupovanja in dobra stara poročila o opravljenem delu. Terenske uslužbence pa je težje nadzorovati. Vadim Zakharikov, vodja terenske službe za upravljanje osebja Planado, je spregovoril o tem, kakšne težave lahko povzročijo mobilni zaposleni in kako je mogoče izboljšati njihovo delovno učinkovitost.
Podjetnik, soustanovitelj službe za vodenje terenskih sodelavcev. Izobrazba: Moskovski inštitut za elektronsko tehnologijo (specialnost: programska oprema računalniška tehnologija in avtomatizirani sistemi"). Je tudi solastnik podjetja Latera, ki razvija obračunski sistem Hydra.
Področja tveganja za podjetje,
uporabo terenskih sodelavcev
Večinoma delavci na terenu opravljajo bolj ali manj enaka dela – montaža opreme, popravila, montaža pohištva, montaža oken, čiščenje itd. Hkrati je za vodstvo podjetja precej težko nadzorovati kakovost opravljenega dela - nemogoče je iti na vsako spletno mesto in povratne informacije od naročnika ni vedno objektivna ocena.
Prav tako večina podjetij v sektorju storitev na terenu nima predpisanih standardov za reševanje problemov, mobilni uslužbenec preprosto izvaja nabor dejanj, ki mu bodo, kot se mu zdi, omogočila hitrejše in boljše doseganje rezultatov.
Rodi cela serija težave - ni mogoče zagotoviti kakovosti, pomembne faze delo se lahko preskoči, oprema se namesti "na oko" itd. Poleg tega kakovost dela ni zagotovljena z delovno dobo zaposlenih - napake delajo tako začetniki kot izkušeni strokovnjaki.
Poleg tega si pogosto izkušeni strokovnjaki prizadevajo optimizirati svoje delo - na primer tako, da iz njega izločijo tiste, za katere menijo, da so "nepotrebne" faze. Želja po optimizaciji je normalna, a brez ustreznega nadzora lahko povzroči motnje tehnologije.
Ohranjanje ustrezne ravni kakovosti dela ni edina težava. Pogosto so primeri, ko se zaposleni s stranko dogovorijo za delo mimo podjetja, hkrati pa uporabljajo njegove materiale in opremo. Zgodi se, da sredstva delodajalca uporabijo za reševanje osebnih težav (na primer službeno potovanje s službenim avtomobilom, »zabava« z opremo in potrošni material podjetja itd.).
Mnoga podjetja na svoja službena vozila namestijo GPS svetilnike, ki te težave delno rešijo. Vendar pa premike spremljajo ločeno od mest naročil, zaradi česar je zelo težko analizirati zgodovino premikov zaposlenega. Da bi razumeli, ali je vozil po naročilu, se izogibal prometnim zastojem ali si je uredil zgodnje kosilo, morate porabiti precej časa in truda. Poleg tega delavci za potovanje pogosto uporabljajo osebna vozila, ki jih ni mogoče opremiti s svetilnikom.
Stranke povzročajo tudi težave - zgodi se, da iz nekega razloga odidejo od doma, ne da bi počakali na tehnike, kar vodi do potrebe po prerazporeditvi celotnega delovnega dne zaposlenega. Število prenosov lahko zmanjšate, če stranko opomnite na srečanje s tehnikom, ko na primer zapusti prejšnje naročilo.
- Mimogrede, število premestitev je eden od pomembnih pokazateljev kakovosti terenskega dela, ta kazalnik je treba spremljati - in zagotoviti, da se odstotek premestitev glede na vse delo zmanjša. Če imate 8% ali več prenosov, potem ima podjetje resne težave z organizacijo in načrtovanjem, 2-5% - ste normalni, manj - vse ste organizirali odlično.
Poleg tega si zaposleni pogosto poskušajo olajšati življenje in skrajšati delovni čas – na primer pravijo, da je naročilo trajalo dlje, kot je dejansko. Kot rezultat, v enem dnevu tak zaposleni uspe dokončati manj dela, podjetje pa prinaša manj dobička.
Kako podjetja poskušajo rešiti te težave
Ena od rešitev problema normiranja dela terenskih sodelavcev je kontrolni seznam nalog na papirju (»checklist«): po opravljeni vsaki fazi dela mora zaposleni na ustrezno mesto v tabeli postaviti »kljukico«. Vendar pa je pri delu na daljavo zelo težko spremljati izvajanje vsake postavke - nič ne preprečuje, da bi zaposleni označil dokončanje naloge, vendar je ne dokončal.
Nekatera podjetja so uvedla prakso fotoreportaže – od zaposlenega zahtevajo, da po opravljenem delu posname fotografijo na pametni telefon. Toda tudi to ne reši vedno težave - kakovost dela ni vedno vidna na fotografiji, težave so pri prenosu datotek v pisarno, veliko ljudi "pozabi" fotografirati itd.
Posledično je zaposlenim, ki spremljajo kakovost, težko takoj prenehati z nekvalitetnim delom, in ko se ugotovijo pomanjkljivosti, je pogosto izvajalec že prejel denar za naročilo in zapustil stranko.
Bolj zanesljiv način za izboljšanje kakovosti dela je občasni "odhod na teren" za kontrolorje podjetja, včasih to stori celo vodstvo podjetja. Med takimi promocijami lahko vodje osebno spremljajo skladnost s standardi kakovosti. A vsakemu terenskemu delavcu za stalno dodeliti inšpektorja preprosto ni mogoče. To pomeni, da ne bo stalnega nadzora, kakovost dela pa bo še naprej »lebdela«.
Kako ga je mogoče izboljšati
kakovost dela terenskih sodelavcev
Učinkovitost terenskih sodelavcev lahko znatno povečate s pomočjo posebnih programov in nadzornih aplikacij. Takšni sistemi jim predvsem ne omogočajo uporabe neoptimalnih poti in predčasnega zaključka delovnega dne. Poleg tega za organizacijo nadzora ni potrebe po nakupu kompleksne opreme - zadostne bodo zmogljivosti običajnih pametnih telefonov in tablic.
Takšni nadzorni sistemi delujejo preprosto - na pisarniške računalnike je nameščen poseben program (ali dostop do njega je možen prek brskalnika), terenski delavci pa dobijo pametne telefone z nameščenim mobilna aplikacija. Z njim si lahko ogledate vsa naročila za dan, uro prihoda k naročniku, naravo naročila, predviden čas potovanja itd.
Ko se začne naročilo, se aktivira funkcija kontrolnega seznama - zaposleni mora zaporedoma izvesti dejanja in potrditi polja v aplikaciji. Kontrolnih točk ne morete preskočiti - obvestilo o kršitvi se takoj prikaže na monitorju nadzornega uslužbenca v pisarni. Po zaključku dela se fotoreportaža pošlje v pisarno z isto aplikacijo.
Tako lahko lastnik podjetja, vodja službe za delo na terenu ali nadzornik preko spleta spremlja kakovost opravljenih storitev in takoj obvesti izvajalca, kaj dela narobe. Neizogibnost kaznovanja zaposlenim ne bo omogočila, da bi delali malomarno in zmanjšali kakovost.
Podjetja potrebujejo nadzor nad gibanjem zaposlenih, zato so nadzorni programi običajno integrirani s storitvami kartiranja. Tako lahko menedžerji spremljajo gibanje svojih zaposlenih na spletu - če vzamejo neoptimalno pot, da bi rešili svoje zadeve na poti, zdaj nikomur ne bo uspelo. Tako je videti gibanje zaposlenih na zemljevidu v namizni aplikaciji.
Če govorimo o povečanju učinkovitosti uporabe programov in aplikacij za spremljanje zaposlenih, lahko navedemo statistiko iz ZDA in Rusije. Tako je po podatkih McKinseyja eno od ameriških kabelskih podjetij z uvedbo tovrstnih orodij povečalo število opravljenih naročil za namestitev opreme na dan za 80 %. To pa je povzročilo 30-odstotno zmanjšanje čakalnih dob inštalaterjev.
Dobre rezultate lahko dosežemo tudi na ruskem trgu. Tako po naših podatkih uvedba storitve vodenja zaposlenih na terenu Planado v povprečju poveča njihovo produktivnost za 31 %.
Poleg tega obstaja še en zanimiv učinek izvedbe programsko opremo za kadrovski nadzor - zaposleni, ki se skušajo upreti nadzoru, »poskočijo«: z roko pokrijejo objektiv pri fotografiranju, izklopijo GPS v pametnem telefonu itd.
Takšni zaposleni prinašajo podjetju škodo - ne razmišljajo o dobrem delu, ampak o tem, kako se ne bi znova naprezali in zavajali vodje. Vsak vodja se sam odloči, kaj bo s takšnimi zaposlenimi, vendar v vsakem primeru njihovi poskusi "goljufanja" ne bodo ostali neopaženi.
V podjetju z več osebami so praviloma različni oddelki – prodaja, marketing, računovodstvo itd. Naloge, ki jih te službe rešujejo, so zelo različne, različni pa so tudi principi njihove organizacije in delovanja. Vendar pa je mogoče opisati univerzalni algoritem, s katerim je mogoče optimizirati kateri koli oddelek, ne glede na njegov namen in organizacijsko strukturo. To bomo storili zdaj.
Kaj je optimizacija?
Optimizacija poslovanja je niz ukrepov, namenjenih povečanju učinkovitosti oddelka (ali podjetja kot celote). Bistvo teh dogodkov lahko izrazimo z dobro znanim motom - "Višje, dlje, bolje!" To pomeni, da zaradi sprejetih ukrepov oddelek začne izkazovati povečano produktivnost, zmanjšane stroške itd.
Pa začnimo. Naša naloga je opisati univerzalne stopnje optimizacije delovanja enote.
Prikaže se zahteva za optimizacijo
Uradna zahteva za optimizacijo lahko pride tako od vodstva podjetja kot od vodje oddelka in išče, »kaj bi tu uredil«. V skladu s tem je v drugem primeru zahteva običajno precej splošna, namenjena splošnemu izboljšanju sistema, v prvem primeru pa je bolj specifična, ki jo povzroča nezadovoljstvo s posebnimi kazalniki enote. Na primer, vodja podjetja morda želi znižati stroške določene storitve. Pravijo, da preveč zaužije. Ta želja se še posebej pogosto pojavi v zvezi z delitvami, ki nimajo neposrednega vpliva na gospodarske rezultate podjetja. Primer je kadrovska služba, še posebej, če so njene funkcije omejene na zaposlovanje.
A želja po znižanju stroškov še zdaleč ni edini motiv za spremembe. Pogosteje govorimo o da je delitev v obstoječo obliko svojih obveznosti ne opravlja dovolj učinkovito.
Formulacija zahteve služi kot sprožilni element, kjer se vse začne. In prva stopnja tega ukrepa je »Opredelitev poslanstva in ekonomska funkcija divizije"
Opredelitev poslanstva in gospodarske funkcije enote
Ta točka bo verjetno povzročila največ presenečenja. Zdi se, kaj je treba določiti? Prodajni oddelek - prodaja, kurirska služba- dostavlja, reklamni oddelek - oglašuje. In tako dalje. Vendar vse sploh ni tako preprosto.
Začnimo z dejstvom, da je v današnjem ruskem poslovanju konceptualni aparat bolj ali manj uveljavljen, vendar z delovne obveznosti znotraj enega položaja še zelo daleč od poenotenja. Ljudje, ki zasedajo položaj z enakim nazivom, lahko v različnih podjetjih počnejo popolnoma različne stvari. večina ilustrativen primer- tržniki. Razpon tega, kar se od njih morda zahteva - od pisanja koncepta poslovnega razvoja do osebna prodaja. Enako je s kadroviki. Za nekatere je to usposabljanje, motivacija, korporativna kultura, za druge pa kronično brezupno zaposlovanje. In tak namaz najdemo v večini podjetij.
In zato morate, preden nekaj izboljšate, ugotoviti, kakšno mesto to nekaj zaseda v celotni zgradbi podjetja.
V skladu s tem bo odgovor na to vprašanje vključeval:
1. Opis posameznih nalog, ki se rešujejo na ravni te enote
2. Mesto divizije v celotni dejavnosti družbe
3. Določitev ekonomske udeležbe v splošnih dejavnostih družbe
Ko odgovarjate na ta vprašanja, poskusite ohraniti čim večjo jasnost in natančnost besedila. Kljub temu se to ne dela "za predstavo", zato formulacije, kot je "Na vse možne načine prispevati k rasti blaginje podjetja", tukaj niso primerne.
Opredelitev meril uspešnosti
Ta točka je ključna. Glede na to, kaj je izbrano kot merilo učinkovitosti, bo temeljilo vse nadaljnje delo. Kriteriji so praviloma izbrani na podlagi nalog, opredeljenih v prejšnjem odstavku. Se pravi, analiza temelji na izpolnjevanju »statutnih ciljev« enote. Za varnostno službo je na primer opredeljena naloga »preprečevanje tatvin premoženja podjetja«, kar pomeni, da bo število tatvin prav to merilo za to nalogo.
Tako nam predhodno oblikovane naloge dajejo možnost, da ocenimo učinkovitost delovanja enote.
Če se soočimo z nezmožnostjo ocenjevanja, to pomeni, da so bile naloge napačno oblikovane, da so bile pri tem oblikovane nejasne in nesmiselne formulacije in se moramo vrniti eno točko nazaj. Na grmu je pranje, začni znova.
Toda zdaj - merila so definirana in naš naslednji korak bo "Ocenjevanje učinkovitosti enote"
Ocena uspešnosti enote
Tukaj je vse jasno. Izbrane kriterije uspešnosti vzamemo in glede na vsakega ocenimo stanje. Nekatere stvari je mogoče oceniti številčno, nekatere po principu »zadovoljivo/nezadovoljivo«. Posledično dobimo splošno poročilo o oddelku, ki jasno prikazuje stanje za vsako od nalog, ki so mu dodeljene. In če natančno pogledamo to poročilo, nadaljujemo z naslednjo stopnjo - "Nastavitev težav z optimizacijo"
Postavljanje optimizacijskih problemov
Očitno tudi ta stopnja ni posebej težka. Optimizirati je treba tiste točke, ki so med ocenjevanjem najbolj »zasedle«. Optimizacijske probleme je treba oblikovati pozitivno, tj. kot cilj označite želeni rezultat in ne odsotnost nezaželenega. Preprosto povedano, cilj "zmanjšati povprečno trajanje zaposlitve na teden in pol" je pravi cilj.
In zdaj, ko so vse naloge postavljene, se začne zabava. Namreč - "Optimizacijski ukrepi"
Optimizacijski ukrepi
In, nenavadno, te dogodke začnemo s skoraj enakim kot pred pol strani. Se pravi iz analize. Toda to je še ena analiza, namenjena ugotavljanju notranjih rezerv. In začne se s »Skladanje splošni seznam funkcije znotraj divizije"
Priprava splošnega seznama funkcij znotraj oddelka
Ta seznam je najbližji podrobnemu opis dela, pri čemer se razlika opravi za celoten oddelek kot celoto. Toda zaradi poenostavitve ga je treba razčleniti glede na posamezne položaje. Tako prejmemo podroben seznam funkcij, ki jih opravljajo zaposleni v oddelku. In gremo naprej.
Ocenjevanje uspešnosti opravljanja funkcij
Tukaj spet delamo oceno. Vendar ne na splošno, kot prej, ampak za vsako od funkcij. In dobimo jasno sliko, katere točno funkcije šepajo in kako so razporejene med zaposlenimi.
V najpreprostejšem primeru se izkaže, da se vse napake pojavijo v eni osebi in prava odločitev- zamenjajte to osebo. Toda ta situacija je najbolj neverjetna, saj bi bil ta saboter viden tudi brez raziskav. Zato bodo najverjetneje "popuščene" funkcije enakomerno porazdeljene med zaposlenimi v oddelku.
Če se izkaže, da je nemogoče oceniti delovanje funkcij, bi morali resno razmisliti obstoječi sistem nadzor in ali ta sploh obstaja.
Ugotavljanje odvisnosti uspešnega opravljanja funkcij od subjektivnih dejavnikov
Na tej stopnji ugotavljamo, v kolikšni meri so povezane težave z delovanjem osebne lastnosti zaposlenih. Na primer, nekdo je v življenju zelo ležeren in ima stalne težave z roki za dokončanje zadanih nalog. V skladu s tem bi bila rešitev sprememba njegovih odgovornosti v korist tistih, ki ne zahtevajo hitre reakcije.
Ugotavljanje odvisnosti od dejavnikov znotraj oddelka
Glavni notranji dejavnik, ki vpliva na uspešnost, je delovno vzdušje v oddelku. Poleg tega oba odstopanja od sredine - tako pozitivna kot negativna - vodita do žalostnih posledic. negativna stran. Če je v oddelku vzdušje neenotnosti, konfrontacije in agresije, potem bo delo očitno zastalo v delu, ki zahteva medčloveško interakcijo. Po drugi strani pa, če je ekipa "topla", potem lahko večino delovnega časa preživimo v lagodnem pitju čaja in pogovorih "o življenju".
Drugi negativni notranji dejavniki so:
1. Nezadostna avtomatizacija procesa (na primer ročno izpolnjevanje dokumentov, vzdrževanje papirnih baz ipd.)
2. Podvajanje funkcij zaposlenih
3. Nejasna opredelitev delovnih obveznosti
4. Razpoložljivost zaposlenih z dvojno podrejenostjo
Ugotavljanje odvisnosti uspešnosti opravljanja funkcij od dejavnikov zunaj oddelka
Poleg naštetega je potrebno spremljati zunanje dejavnike. Pogosto negativen vpliv Na uspešnost enote vplivajo povezani oddelki. Na primer, počasnost nabavne službe je lahko posledica hitrosti plačevanja računov s strani računovodske službe. Jasno je, da v tej situaciji nima velikega smisla karkoli prilagajati pri nabavi.
Drugi primeri - zaradi neupoštevanja rokov za zaposlitev ali usposabljanje tržni načrt Morda niso odgovorni kadrovski in marketinški oddelki, ampak vodje, katerih odgovornost je vključevala odobritev predloženih kandidatov in materialov (nekateri vodje si zelo radi »vzamejo nekaj tednov za razmislek«).
"Temografsko kartiranje" - izdelava zemljevida časa, porabljenega za izvajanje opisanih funkcij (opazovanje)
Kopljemo naprej. Zdaj se moramo oborožiti s svinčnikom, zvezkom in štoparico ter se za nekaj dni nastaniti v oddelku. Kot rezultat tega sedenja dobimo sliko porabe delovnega časa na oddelku – kdo koliko in za kaj porabi. Včasih pridejo na dan čudne stvari. Na primer, lahko se izkaže, da večina Zaposleni gredo med delovnim časom na hodnik do tam nameščenega skupnega omrežnega tiskalnika in nato svoje dokumente iščejo v drugih oddelkih (kjer so bili po nesreči ukradeni iz skupnega kupa).
V vsakem primeru so podatki, ki jih prejmemo, dragoceni. Iz njih takoj postane jasno, kam gredo leta našega življenja.
Tempografsko kartiranje (anketa)
Takoj po dogodku opazovanja izvedemo anketo za podoben namen. Zaposlene vabimo, da spregovorijo o tem, kje preživijo največ časa. Trditve strnemo v tabelo, tabelo pa primerjamo s podatki opazovanj.
Dajanje predlogov za izboljšave (anketa)
Še en demokratičen dogodek. Zaposlene vabimo k pogovoru na temo “Kaj vas moti pri delu službe in kaj bi lahko izboljšali?” Ni nujno, da bodo rezultati presenetili z globino analize (nekatere moti le pomanjkanje mila v stranišču), v vsakem primeru pa je vredno prisluhniti mnenju »ljudstva«.
Iskanje priložnosti za konsolidacijo podobnih funkcij
Analitično fazo lahko štejemo za zaključeno, zdaj pa nadaljujemo neposredno z izboljšavami. Prva od teh bo "Iskanje priložnosti za konsolidacijo podobnih funkcij." Bistvo tega dogodka je, da so podobne funkcije, ki jemljejo čas različnim zaposlenim, dodeljene ločenemu zaposlenemu. Primerov takih rešitev je veliko. To je telefonski odzivnik ali tajnica, ki pove pot do pisarne, na katero se naročnik preklopi po koncu pogovora. To je PC operater, ki se ukvarja z vnosom v računovodstvu. primarni dokumenti, ki bolj kvalificirane strokovnjake razbremeni te rutine. To so »telemarketerji« - klicatelji v prodajnih oddelkih in raziskovalci v agencije za zaposlovanje. In obstaja veliko drugih možnosti.
Konsolidacija funkcij omogoča prihranek časa dragih strokovnjakov in povečanje splošne produktivnosti oddelka.
Iskanje možnosti avtomatizacije
Avtomatizacija je močna stran sodobno poslovanje. Dejansko je v običajnem poslovnem procesu organizacije veliko »vozlišč«, ki jih je treba pretvoriti v digitalno obliko. V skladu s tem je treba ta vozlišča identificirati in ugotoviti, kako avtomatizacijo postaviti v službo ljudem. Uvedba avtomatizacije v oddelek lahko poveča produktivnost dela do 100 %, saj osvobodi zaposlene rutinskega dela in skrajša čas za komunikacijo in iskanje potrebnih dokumentov.
Ko iščete priložnosti za avtomatizacijo, se morate osredotočiti na splošne potrebe podjetja. Če podjetje načrtuje nakup enotnega sistema za upravljanje poslovnih procesov, bo morda s tem rešil težave oddelka. Če ne nameravate uvesti splošnega CRM-ja, bi bilo morda vredno kupiti ali ustvariti nekakšno standardno rešitev na ravni oddelka. In v vsakem primeru ostaja možnost avtomatizacije posameznih funkcij z uporabo »doma napisanih« programov, brez cilja na »100% digitalno upravljanje oddelka«.
Iskanje priložnosti za usposabljanje
To točko smo postavili na zadnje mesto, kljub dejstvu, da je v mnogih kadrovskih oddelkih »Usposabljanje« na prvem mestu prednostnih nalog. Vendar je učenje učenja drugačno. In ker v našem primeru učenje ni samo sebi namen, ampak sredstvo za izboljšanje, upoštevamo naslednje točke:
1. Optimizacija dela kot rezultat usposabljanja osebja ni vedno mogoča, saj obstaja veliko število dejavnikov, ki niso vnaprej upoštevani. Sem sodijo nizka motivacija zaposlenih, različne učne sposobnosti različnih zaposlenih, nezadostna usposobljenost trenerja, nezadostna prilagojenost tečaja zahtevam podjetja itd.
2. Ljudje na žalost nismo zelo odporen material. Zato so vlaganja v izobraževanje upravičena le pod pogojem, da bo usposobljeni delavec delal v podjetju dovolj dolgo, da bo »povrnil« vložena sredstva vanj. Vendar ni vedno tako.
Če pa je raziskava pokazala potrebo po usposabljanju, potem bi bilo treba usposabljanje izvesti. Glavni pogoj, ki mora biti v tem primeru izpolnjen, je sledenje učinkovitosti usposabljanja, koliko se je dejansko spremenila učinkovitost enote.
Ekonomska ocena možnosti za optimizacijo
Torej, ko smo izbrali možnosti optimizacije, pridemo do najbolj neprijetnega trenutka. Treba je namreč oceniti stroške izvedbe teh dejavnosti in jih primerjati s predvidenim ekonomskim učinkom. Zakaj to fazo imenujemo najbolj neprijetna? Da, saj se tu lahko pokaže neprimerljiv obseg stroškov in pridobljenih koristi. V smislu, da so stroški visoki, koristi pa žal. A kljub temu je ravno ta stopnja tista, ki določa, katerim preobrazbam je treba dati »začetek v življenju«. In ne glede na to, kako grenko je, je vredno neusmiljeno zavrniti "izboljšave zaradi izboljšav" - transformacije, ki se ne izplačajo same. Kajti dolgoročno bodo takšne "inovacije" vodile le v razočaranje.
In to je pravzaprav vse. Skoraj vse. Kajti po implementaciji izbranih rešitev bo treba oceniti njihovo učinkovitost. Toda to je že vrnitev na sam začetek naše zgodbe - "Ocenjevanje učinkovitosti enote."
Uspešne optimizacije vam!
Vsak vodja sanja o tem, da bi njegovi podrejeni delali učinkovito. Za izboljšanje kakovosti in učinkovitosti dela se uporablja veliko metod, od motivacije do individualnega pristopa do zaposlenega. Pogosto za povečanje produktivnosti ni treba iskati igle v kupu sena. Dovolj je, da ste pozorni na nekaj točk. Yuri Smagin, ustvarjalec storitve Shopokop, deli svoje skrivnosti izboljšanja učinkovitosti osebja.
Izboljšanje delovnih pogojev
Ustvarite udobne delovne pogoje: organizirajte udobna delovna mesta in prijetno okolje. Na primer v podjetjuGoogle postane ustvarjalen, ko gre za oblikovanje pisarn. Koncept nove pisarne v Moskvi temelji na kulturne dediščine naša država. Na njenem ozemlju lahko najdete sejno sobo, ustvarjeno na podlagi dela "Dvanajst stolov", oz igralno območje v obliki koče.Pomembno je tudi psihološko udobje. Odsotnost konfliktov in spletk omogoča zaposlenim, da se osredotočijo izključno na delo, ne da bi jih motili notranji prepiri in Slabo razpoloženje. Dobro povezana ekipa je čustveno stabilna ekipa. Previdno spremljajte njegovo razpoloženje, uporabite tehnike za ocenjevanje razpoloženja v odnosu do sodelavcev in vodstva. Izvajajte usposabljanja in korporativne dogodke, namenjene združevanju zaposlenih, organizirajte interesne skupine.
Pomembno si je zapomniti o individualni pristop zaposlenim. Morda je za nekatere bolj primeren prilagodljiv urnik. Če so vaši zaposleni ustvarjalni in dinamični ljudje, in narava dela ni odvisna od časa dneva, poskušajte ustvariti delovne pogoje, ki so sprejemljivi za vse.
Motivacija
Finančno motivirajte svoje zaposlene. Ustvarite sistem bonusov z delitvijo plače za fiksne in premium dele. V upanju na večji dohodek bodo zaposleni bolje opravljali naložene naloge. Postavite izvedljive pogoje in povečajte bonuse.Organizirajte tekmovanja med zaposlenimi. To bo povečalo njihovo učinkovitost.
Na primer podjetjeFreshBooks je uvedel virtualne značke za zaposlene, ki niso bile izdane le za reševanje pomembnih problemov, ampak tudi za zasluge, kot so: zgodnji prihod na delo (»zgodnja ptica«), ustvarjanje članka za korporativni blog (»Hemingway«). Konec meseca so sešteli rezultate in zmagovalci prejeli nagrade.
Potrdite pomen. Če je zaposleni izgubil zanimanje za delo, ugotovite, zakaj. Spomnite ga, da so naloge, ki mu jih naložijo, sestavni del skupni rezultat. Pokažite mu, kako pomemben je za podjetje kot celoto.
Spodbujajte razvoj. Naprej je skupna želja večine od nas. Ko delo pripomore le k osebni rasti, je to dobro tako za podjetje kot za zaposlenega. Ustvarite profesionalno knjižnico in pustite ljudem brati knjige. Pošljite zaposlene na specializirane seminarje, usposabljanja in konference. Organizirajte dogodke znotraj podjetja, kjer lahko zaposleni delijo znanje in izkušnje.
Izboljšanje kvalifikacij zaposlenih
Eden od resne težave Težava, s katero se podjetniki redno srečujejo, je pomanjkanje usposobljenih delavcev. Iz te situacije se lahko rešite na dva načina: kupite zaposlene od konkurence ali pa jih izobražujte in usposabljajte sami. Usposabljanje in »kultiviranje« zaposlenih bo ustvarilo strokovnjake, ki so zvesti podjetju. Izboljšajte veščine svojih zaposlenih. Novo znanje bo pomagalo ustvariti nove ideje in slediti napredku. Ena od metod je sistem kontinuiranega izobraževanja.Na primer v podjetjuVsako leto SPLAT izvaja vedno več izobraževanj, ki niso namenjena samo pridobitvi uporabnih veščin za delo, ampak so osredotočena tudi na osebna rast zaposlenih.
Delajte na napakah
Delajte na napakah na sestankih in načrtovalskih sejah. To bo pomagalo naučiti zaposlene reševati težave, ki se pojavijo med delom, analizirati svoja dejanja, oceniti posledice in pravočasno odpraviti napake. Poleg tega lahko najpogostejše napake vključimo v vsebino internih izobraževanj in s tem preprečimo njihovo ponavljanje s strani različnih zaposlenih.Spremljanje dela zaposlenih
Zaupajte, vendar preverite. Spremljajte delo zaposlenih. Ocenite popolnost opravljenega dela in lahko ga boste prepoznali zgodnje faze zmanjšana motivacija v ekipi. To je še posebej pomembno, kadar zaposleni neposredno komunicirajo s strankami, jim nudijo storitve ali prodajo blaga.Kakovost dela zaposlenih lahko preverja podjetje, vendar takšna preverjanja niso vedno objektivna. IN zadnja leta Priljubljeno je ocenjevanje uspešnosti zaposlenih z metodo "skrivnega kupca". Najeti ljudje pridejo kupiti izdelek ali storitev po vnaprej pripravljenem scenariju, nato pa podajo poročilo o kakovosti storitve. Metoda vam omogoča, da ugotovite, v kolikšni meri zaposleni v podjetju izpolnjujejo standarde korporativnih storitev, kaj je treba usposobiti za osebje in ugotovite pomanjkljivosti v metodologiji za privabljanje strank.
Tajne preglede naročajo pri marketinških agencijah ali pa same najamejo tajne kupce. Druga možnost je uporaba spletnih tehnologij za iskanje skrivnostnih kupcev. Popolna avtomatizacija metode skrivnostnega nakupovanja naredi sistem enostavnejši in preglednejši. Izvajalce lahko kontaktirate neposredno in jih izberete na podlagi njihovih ocen. To odpravlja posrednika, kar vodi do učinkovitejše interakcije.