Kako pravilno napisati e-poštno sporočilo organizaciji. Kako napisati vzorec uradnega pisma

Skoraj vsako podjetje, podjetje ali organizacija se prej ali slej sooči s potrebo po pisanju poslovnega pisma. Če vam je dodeljena ta naloga, vam bodo morda v pomoč naslednje informacije.

Da bi poslovno pismo napisali pravilno, morate najprej ugotoviti, v katero skupino naj ga uvrstimo. Obrnemo se na klasično klasifikacijo. Poslovna pisma ločimo po predmetu, funkcionalnem namenu, številu prejemnikov, sestavi, strukturi in obliki pošiljanja. Na seznamu poslovna pisma

• , ločeno po temah, zajemajo komercialna in nekomercialna poslovna pisma. Prvi obsega ponudbo, prošnjo, reklamacijo, drugi zahvalno pismo, garancijo, informativno pismo ter opomin, potrdilo, čestitko, vabilo, prošnjo, sožalje in spremno pismo. .
• Glede na funkcionalne značilnosti lahko pisma razdelimo na tista, ki zahtevajo odgovor, in tista, ki ne zahtevajo odgovora. Če gledamo z vidika prejemnika, obstajajo navadna pisma, okrožnice in zbirna pisma. Redne so naslovljene na eno osebo, krožne na več ustanov, zbirne pa pošilja več oseb na določen naslov. Kar zadeva kompozicijsko značilnost, moramo razlikovati enovidne in večvidne črke. V prvem se obravnava eno vprašanje, v drugem pa več vprašanj. Po strukturi so poslovna pisma urejena (sestavljena v predpisani obliki) in neregulirana (sestavljena v prosti obliki). Glede na način pošiljanja ločimo pisma v obliki ovojnice, elektronske pošte in faksa.
• naslov;
• besedilo;
• podpis pošiljatelja.

Besedilo ponudbe določa predlog sodelovanja in pogoje sodelovanja.

Na naši spletni strani.

Povpraševanje je po vsebini podobno ponudbi, vendar ne navaja pogojev posla. Izdano je na pisemski glavi podjetja. V besedilu naj bo razviden namen pisma, vprašanja ali prošnje, izraženo upanje na sodelovanje in hvaležnost za prihodnji odgovor.

Za pisanje pritožbe morate imeti za to razlog, saj gre za tožbo do poslovnih partnerjev zaradi neizpolnitve ali nepravilne izpolnitve pogodbenih pogojev. Takšno pismo se pošlje, če kakovost izdelka ne ustreza tisti, ki je navedena v pogodbi, tehničnih specifikacijah ali ne dosega GOST. Struktura je na splošno standardna, besedilo mora vsebovati dokumente (z navedbo fragmentov), ​​na podlagi katerih pošiljatelj uveljavlja zahtevek do druge osebe. Navedeni so tudi ime in količina blaga, kateri pogoji so bili kršeni, dokazila in zahteve pošiljatelja. Skupaj s pismom je potrebno poslati dokumente, ki dokazujejo zakonitost navedb pošiljatelja pisma.

Prenesite tukaj.

Pisma hvaležnosti in garancije imajo standardno strukturo. Garancijsko pismo je mogoče sestaviti z naslednjimi besednimi zvezami: "jamčimo s tem pismom", "zagotavljamo pravočasno in celotno plačilo" itd. Jezik takega dokumenta je izključno poslovni. Zahvalno pismo je običajno napisano na toplejši način kot druga poslovna pisma in vsebuje jezik, kot je »Izražamo vam naše iskrena hvaležnost…«. Vzorce pisanja takih pisem najdete spodaj.

Opomin vsebuje sklicevanja na pogodbene klavzule, zahtevo za izpolnjevanje pogojev pogodbe in ukrepe, ki bodo sprejeti v primeru neizpolnjevanja obveznosti. Takšno pismo je lahko opomin na plačilo, dolg itd.

Potrdilo vsebinsko ustreza svojemu imenu. Lahko vključuje izraze, kot so: "obveščamo vas, da smo prejeli", "potrjujemo prejem", "hvaležno potrjujemo" itd. Čestitka je sestavljena v kakršni koli obliki na uradni pisemski glavi podjetja ali preprosto na lep papir

Ko je dogodek načrtovan, bo morda treba napisati vabilo. Takšno pismo mora vsebovati podatke o datumu in lokaciji dogodka. Prejemniku ga je treba poslati več tednov pred praznovanjem, da ima prejemnik čas za pripravo.

Prošnja je enaka prošnji in vsebuje zahtevo za prejem dokumentov, blaga, storitev, priporočil itd. Takšno pismo zahteva odgovor.

Če želite napisati poslovno pismo, morate jasno razumeti namen, ki ga zasleduje, izbrati vrsto pisma ter razmisliti o strukturi in vsebini v skladu z vrsto.

Zaprosila so sestavni, pomemben in nujen del poslovne korespondence. Po eni strani so to taktne in diplomatske zahteve o aktualnih vprašanjih, po drugi strani pa so orodje za doseganje določenih ciljev naslovnika. Namen vsake prošnje je spodbuditi naslovnika k določenim dejanjem, ki jih zahteva avtor pisma. Kako napisati prošnjo, da se čim bolj približate pozitivnemu odgovoru?

Vsaka prošnja mora biti sestavljena iz dobro premišljene utemeljitve in jasne izjave o prošnji. Poleg tega lahko uporabite tehnike, ki povečajo učinkovitost pisanja.

1. korak. Na koga se obrnete s svojo zahtevo?

Naslovnika naslovite osebno, po možnosti z imenom in priimkom:

"Dragi Ivan Ivanovič!", "Dragi gospod Ivanov!"

Prvič, izrazili boste svoje spoštovanje do naslovnika, in drugič, zahteva, naslovljena na določeno osebo, mu nalaga odgovornost za njeno izvedbo. Obstajajo situacije, ko je zahteva naslovljena na ekipo ali skupino ljudi. V tem primeru je tudi priporočljivo, da pritožbo čim bolj personalizirate:

“Spoštovani sodelavci!”, “Spoštovani vodje!”, “Spoštovani mladi sodelavci!”, “Spoštovani kadroviki!”

2. korak. Zakaj me kontaktirate?

Pohvalite prejemnika. S pohvalo prejemniku odgovorite na njegovo vprašanje: "Zakaj mi postavljate to vprašanje?" Upoštevajte njegove pretekle dosežke ali osebne lastnosti.

»Vedno ste pripravljeni prisluhniti in najti najboljši način za rešitev problema skoraj vsakega, ki vas kontaktira. In, da vam priznam, pomagali ste veliko ljudem.«

"Ste vodilni strokovnjak na tem področju ..."

»Mnogim ljudem ste pomagali razrešiti najtežja vprašanja na področju..."

Ta tehnika bo naslovniku omogočila, da podrobneje preuči zahtevo in poskusi najti priložnost za ugoditev jebi jo.

Kompliment je primeren, kadar govorimo o o nestandardnih zahtevah, ko je treba naslovnika pridobiti, ko morate biti pozorni na določene odlike in lastnosti, ki so potrebne in pomembne za izpolnitev vaše zahteve.

Zelo pomembno je, da ne prestopite meje med komplimentom in nesramnim laskanjem. Bodite iskreni.

Korak 3. Utemeljitev zahteve

Vsaka zahteva mora biti utemeljena, zakaj vlagate to posebno zahtevo. Vnesite naslovnika v kontekst vaše težave.

Na tej stopnji morate izbrati tri najpomembnejše argumente za naslovnika. Najbolje je zgraditi argumente po naslednji shemi: močan - srednji - najmočnejši.

Obstajajo zahteve različne ravni kompleksnost, zato naslovnik ni vedno zainteresiran za izpolnitev zahtev nekoga. Prepričati ga mora, da ima izpolnitev zahteve možne koristi:

Zanimajte prejemnika

Ponudite, da uresničite nekaj privlačnih priložnosti zanj, povezanih z izpolnitvijo vaše zahteve:

»Poslovni in podjetni ljudje so si ves čas prizadevali ne samo doseči materialni uspeh, ampak tudi pustite svoj pečat v zgodovini domovine, bodite zapomnili dobra dela, pridobiti spoštovanje."

« Uspešno delovanje vsake strokovne skupnosti je predvsem razumevanje in podpora prijateljskih sindikatov, sodelovanje pri skupnih dogodkih in projektih.».

« Seveda je vaš veliki cilj čisto in udobno mesto za ljudi».

Ali izrazite težavo, ki je zelo pomembna posebej za vašega naslovnika:

»Vas kot pametnega lastnika mesta verjetno skrbijo kaotični sprehodi otrok različnih starosti na neprimernih mestih, kar vodi do povečanja prometnih nesreč in porasta otroške kriminalitete.«

"Vaš oddelek je prejemal pogostejše klice o nebistvenih vprašanjih, ki vzamejo veliko dragocenega delovnega časa."

Pokažite, kako lahko vaša zahteva pomaga uresničiti priložnost:

« In danes, ko naša država sloni na mladosti, je težko najti bolj potreben, sveti namen kot pomoč mladeničem in dekletom iz socialno ogroženih družin. V našem mestu so tisti, ki že nudijo takšno pomoč - pod pokroviteljstvom županovega urada deluje naš dobrodelni center »Dediščina« na podlagi donacij meščanov, ki poučujejo težavne najstnike ljudskih obrti ».

Ali za rešitev težave:

"Opremljanje specializiranih prostorov za preživljanje časa otrokom različnih starosti bo pomagalo zmanjšati stopnjo otroškega kriminala in zmanjšati število prometnih nesreč, v katerih so udeleženi otroci."

Opišite pomen zahteve

Kadar naslovniku ni kaj ponuditi ali je v kontekstu te zahteve neprimerno, je bolje, da naslovnika seznanimo. Tu morate situacijo opisati tako natančno, kot je potrebno, da razumete ustreznost zahteve in pomembnost njene izvedbe. Pomen prošnje je treba opisati tako, da se »dotakne duše«. Če zahteva ne sodi v kategorijo »občutljivih«, potem morate naslovniku pokazati vzročno-posledično razmerje, ki bo zagotovilo, da bo naslovnik zahtevo izpolnil.

»Od (datum) je po najemni pogodbi št. X najemnina za 1 m2 20 USD. na dan. V zadnjih treh mesecih je prišlo do zmanjšanja trgovalne dejavnosti zaradi gospodarske nestabilnosti in socialnih nemirov. Povprečni dobiček od trgovanja je 10 USD. na dan, kar ne zadošča niti za plačilo najemnine. V kolikor ukrepi ne bodo sprejeti, bodo zasebni podjetniki prisiljeni zapreti svoje maloprodajne lokale, kar lahko negativno vpliva na vaše prihodke.«

Tako morate prejemniku jasno povedati, da izpolnitev zahteve prinaša možnost pridobitve materialnih ali nematerialnih koristi.

Korak 4. Izjava zahteve

Ko je naslovnik pripravljen, lahko navedete dejansko zahtevo. Besedilo zahteve mora biti precej jedrnato in zelo jasno. V nobenem primeru ne sme biti dvoumnosti ali podcenjevanja. Na primer, če govorimo o znižanju najemnine, potem je pomembno navesti, na katero raven:

»Prosimo vas, da znižate najemnino, dokler se situacija ne stabilizira na 5 USD. na m2 na dan."

Če govorimo o opravljanju storitev, potem navedite čim bolj natančno zahtevo z navedbo želenih datumov, cene itd.:

« Za opremljanje lončarske delavnice potrebujemo peč za žganje keramike - prosimo vas za pomoč pri nakupu. Stroški peči z vgradnjo znašajo 998 tisoč rubljev».

V tem primeru ni povsem jasno, kakšna pomoč se zahteva od naslovnika. Bolje bi bilo, če bi zahtevo oblikovali natančneje: “Prosimo vas, da nam pomagate pri nakupu peči za žganje keramike z nakazilom 333 tisoč USD na bančni račun podjetja za proizvodnjo in montažo peči.”

Karkoli zahtevate, mora prejemnik natančno vedeti, kdaj, kaj, koliko in po kakšni ceni želite prejeti. Splošno zahtevo je večja nevarnost zavrnitve, saj prejemnik nima vedno časa in želje, da bi se ukvarjal s podrobnostmi. Poleg tega tvegate, da s prenosom pobude na prejemnika ne boste dobili želenega.

Zasebni podjetniki so na primer napisali pismo, v katerem so prosili za znižanje najemnine, niso pa navedli, do katere ravni želijo znižati najemnino:

"Prosimo vas, da znižate najemnino, dokler se razmere ne stabilizirajo."

Posledično so prejeli znižanje najemnine, vendar le malo (za 1% obstoječe). Tako je bila njuni prošnji ugodena, a ni kaj spremenila stališča pobudnikov pisma.

V nekaterih primerih je lahko besedilo zahteve krepko poudarjeno, da izstopa v besedilu, vendar ne pretiravajte s to tehniko.

5. korak: Povzemite svojo zahtevo.

Ponovite svojo zahtevo in poudarite, kako bo prejemniku koristilo, če bo zahteva izpolnjena. Zahtevo je treba nekoliko spremeniti. Najbolje je sestaviti stavek po shemi: "Če izpolnite zahtevo, boste srečni."

"Če nam greste naproti in znižate najemnine, dokler se razmere v regiji ne stabilizirajo, ne boste le lahko rešili več kot 150 delovnih mest, ampak tudi ne boste imeli globalnih izgub zaradi popolne odsotnosti najemnine."

Lahko pa obstajajo tudi druge možnosti:

»Lahko ste prepričani, da je vsak vaš rubelj dobrodelen donacije bodo šle za dober namen in bo pomagal ujetim v težka situacija fantje bodo zrasli v vredne državljane.«

"Lahko ste prepričani, da vam bo vsak otroški nasmeh dal moralno zadovoljstvo od vašega težkega dela, vaša prizadevanja in prizadevanja pa so naložba v vredne in srečne državljane bližnje prihodnosti."

Glavna stvar je ponoviti pomen zahteve in prednosti njene izpolnitve. Ni nujno, da je korist materialna. Ne pozabite, da je naslovnik oseba in čustva mu niso tuja.

PRIMER:

bil		Postalo je
»Vljudno vas prosimo, I.I. Ivanov, organizirajte srečanje prosilcev z glavnim direktorjem vašega podjetja. Hvaležni vam bomo za vašo pomoč. S spoštovanjem in hvaležnostjo, Direktorica zavoda za zaposlovanje P.P. Petrov"	-	»Dragi Ivan Ivanovič! Vaše podjetje že nekaj let sodeluje v Programu karierne orientacije za prijavitelje in jim pomaga pri odločitvi o izbiri poklica. Kot kadrovika vas zanima usposabljanje strokovnjakov in pripravljeni smo pomagati šolarjem, da začnejo usposabljati mojstre svoje obrti. Danes je poklic menedžerja eden najpogostejših, vendar mnogi kandidati nimajo jasne predstave o njegovem pomenu. V zvezi s tem vas prosimo, da organizirate srečanje generalnega direktorja s prijavitelji 23. marca ob 15.00 v bazi vašega podjetja. Če fantom danes pripovedujete o skrivnostih poklica, postavljate temelje za jutrišnje usposabljanje pravih strokovnjakov. Morda bo čez nekaj let prav eden izmed njih pripeljal vaše podjetje nova raven razvoj. S spoštovanjem in hvaležnostjo, Direktorica zavoda za zaposlovanje P.P. Petrov"

In ne pozabite na obliko pisma - to je "obraz" organizacije. Če je pobudnik prošnje organizacija, potem je takšno pismo sestavljeno na pisemski glavi s podpisom vodje ali pooblaščene osebe. Če ste zasebnik, potem je dovolj, da upoštevate osnovne norme pri razporeditvi elementov pisma. Te podrobnosti so pravno in psihološko zelo pomembne za naslovnika in oblikovanje pravilne podobe pošiljatelja.

	-
	-	Pošiljanje na stotine komercialne ponudbe, prošnje in druga poslovna pisma vsak dan, vendar s svojim sporočilom ne dosegate želenega rezultata? Ne veste, kako nevsiljivo in vljudno spomniti obdarovanca na njegove obveznosti? Potem vam bo spletno usposabljanje zagotovo pomagalo "Veščine poslovnega pisanja"! Skozi to lahko greš kadar koli.	-	-
	-

Uradna pisma se pišejo na posebnih obrazcih (zunanji obrazci), ki ustrezajo standardu. Za takšne obrazce je določen nabor obveznih elementov (podrobnosti), ki morajo biti urejeni v določenem vrstnem redu.

Obrazec uradnega pisma je list papirja s stalnimi elementi, ki so tiskarno razmnoženi. Lahko se reče, da uradno pismo je sestavljen iz "okvirja" pisma in glavnega besedila ter vsebuje poleg glavnega besedila podatke o naslovniku (pošiljatelju): polno in skrajšano ime organizacije, njen poštni in telegrafski naslov, telefon, faks in številke teletipa, številka pisma ali telegrama, ki je bil razlog za korespondenco, in še veliko več. Oblike so lahko kotne (centrirane ali zastavice) ali z vzdolžno razporeditvijo detajlov.

Oblikovanje forme, ki je v skladu z načeli tehnične estetike, pozitivno vpliva na dojemanje njene vsebine. Na primer, glede na to, da človeško oko lažje fiksira zgornji del katerega koli predmeta, mora biti pri sestavljanju dokumentov njihov zgornji del bolj nasičen.

Standardi za vzorčne obrazce določajo formate in velikosti polj dokumentov, ki so del enotnega dokumentacijskega sistema, pa tudi zahteve za konstrukcijo strukturne mreže vzorčnega obrazca, nabor podrobnosti in pravila za njihovo lokacijo. Dokumenti, vključeni v enotne dokumentacijske sisteme, so sestavljeni iz treh glavnih delov, ki se nahajajo znotraj jasno razmejenih območij. Ta "geometrija" dokumenta zagotavlja potrebno hitrost zaznavanja njegovega besedila.

Podrobnosti so obvezne lastnosti, določene z zakonom ali predpisi za določene vrste dokumentov. Sestava in ureditev podrobnosti na obrazcih organizacijskih in upravnih dokumentov morata biti v skladu z GOST R 6.30 - 2003.

Vzpostavitev standarda za obrazec predloge, ki posledično določa zahteve za obliko uradnega pisma, je posledica potrebe po poenotenju postopka njegove registracije, ki omogoča:

Organizirati centralizirano izdelavo pisemskih glav;

Zmanjšajte stroške tipkarskega dela;

Zmanjšajte stroške dela za pisanje in oblikovanje pisem;

Olajšajte vizualno iskanje potrebnih informacij;

Razširite možnosti uporabe računalniške in organizacijske tehnologije pri obdelavi pisem.

Vzorec obrazca je osnova za oblikovanje obrazcev in predlog za vse vrste poslovodne dokumentacije. Območje, dodeljeno vzorčnim obrazcem za lokacijo vsake podrobnosti, ustreza optimalnemu obsegu te podrobnosti v tiskanih znakih.

Obrazec je zbirka podrobnosti dokumenta. V skladu z GOST R 6.30 - 2003 lahko dokumenti vsebujejo do 30 podrobnosti, vendar noben dokument ni sestavljen s celotnim sklopom le-teh. Za vsako vrsto dokumenta je sestava podrobnosti določena glede na njegov namen. Torej, za uradno pismo priporočamo naslednje podrobnosti:

1) emblem oz blagovna znamka organizacije;

ime organizacije (polno ali skrajšano);

referenčne informacije o organizaciji;

datum dokumenta;

1. naslov besedila;

2. priimek (ali priimek, ime in patronim) in telefonsko številko izvajalca.

Začetnice strojepisca in število izvodov so lahko navedeni, vendar niso del zahtevanih podatkov. Vključite lahko naslednje podrobnosti: e-poštni ID (če je potrebno).

Uradno pismo je edini dokument, ki nima imena svoje vrste. Vsi drugi dokumenti imajo imena, na primer "Ukaz", "Akt", "Sklep", "Memorandum" itd.

V skladu z GOST R 6.30-2003 slika državnega grba Ruske federacije na pisemskih glavah vladnih agencij.

Ime organizacije - naslovnik dokumenta je naveden v polni in skrajšani obliki, na primer Vseruski raziskovalni inštitut za upravljanje dokumentov in arhivske zadeve - VNIIDAD.

Ne smemo pozabiti, da imen organizacij ni mogoče poljubno krajšati. Skrajšana imena organizacij so oblikovana na tri načine:

Po prvih črkah besed, vključenih v imena, na primer Ministrstvo za notranje zadeve (Ministrstvo za notranje zadeve). Okrajšave se pišejo skupaj in črke v njih niso ločene s pikami;

Glede na začetne zloge besed, vključenih v imena, na primer Uralmash (Ural Machine-Building Plant);

Na mešan način, ko so zapletena skrajšana imena delno oblikovana iz začetnih črk, delno iz okrnjenih besed in so v prvem delu napisana z velikimi črkami, v drugem z malimi črkami, na primer VNIIDormash. Tudi take besede se pišejo skupaj. Imena institucij so skrajšana le, če je skrajšano ime navedeno v uradnem dokumentu (na primer v listini organizacije).

TOreferenčne informacije o organizaciji vključujejo najprej poštne in telegrafske naslove. Postopek in oblika beleženja podatkov o poštnih in telegrafskih naslovih organizacije morata biti v skladu s poštnimi pravili. Drugič, referenčni podatki vključujejo telefonske številke, številke faksa in številke bančnih računov. Navedeni morajo biti tudi na glavi pisma.

Obvezni podatki pisma so datum, ki je nameščen na levi strani zgornji kot. Datum pisma je datum njegovega podpisa. Služi kot iskalna funkcija in se uporablja pri sklicevanju na pismo. Datumi v pismu morajo biti digitalno oblikovani. Datumski elementi so podani v eni vrstici z arabskimi številkami v naslednjem zaporedju: dan, mesec, leto. Na primer, datum 25. oktober 2000 naj bo zapisan takole: 25. oktober 2000. Če je dan ali mesec označen z eno številko, se pred njo postavi ničla. Na primer, datum 12. januar 2000 je zapisan takole: 01.12.2000. Pike so postavljene za dvema števkama, ki označujeta dan in mesec; za štirimi števkami, ki označujeta leto, se pika ne postavi (na primer 20.02.2000).

Registrska številka odhodni dokument - številka črke in njen simbol - je običajno sestavljen iz več delov. Najprej se lahko zapiše indeks strukturne enote, indeks po nomenklaturi primerov klasifikatorja dopisnikov, izvršiteljev, zadnji del pa bo serijska številka odhodnega pisma, na primer št. 2/16. -2955 ali 18/275.

Povezava do registrske številke in datuma vhodnega dokumenta vsebuje registrsko številko in datum dopisa, na katerega je bil dan odgovor, in se nahaja spodaj registrsko številko in datum izhodnega dokumenta. Ta podrobnost je prisotna samo na glavi pisma. Primerjava datumov pošiljanja in prejema pisem daje idejo o stopnji učinkovitosti dela institucije s korespondenco.

V nobenem primeru se ti podatki ne smejo dati v telo samega pisma. Vrsta te podrobnosti v pismu mora biti naslednja: "Na št. 4520/144 z dne 17. maja 2000."

Destinacija - ime in naslov prejemnika pisma (naziv in naslov organizacije, sestavnega dela organizacije, podjetja ali priimek in naslov osebe, ki ji je pismo poslano) - navedeno na zgornji desni strani obrazca pisma . To je notranji naslov pisma. V naslovniku je ime organizacije prejemnice zapisano v imenovalniku. Na primer:

CJSC "Oxid"

To je delno narejeno z mislijo na strojno obdelavo. Da bi pospešili izvedbo pisma, če je znan priimek osebe, ki ga bo pregledala, je priporočljivo navesti ta priimek. Pri pošiljanju pisma uradniku je ime organizacije navedeno v nominativu, položaj in priimek pa v dativu. Na primer:

Kemerovo OJSC "Granit"

Do glavnega specialista

A.N. Smirnov

Če je pismo naslovljeno na vodjo organizacije, mora biti ime organizacije del naziva naslovnika. Na primer:

Novosibirskemu rektorju

državna akademija

ekonomije in managementa

prof. Yu.V. Gusev

Ločila v internem naslovu so lahko izpuščena. Ime organizacije, ime in priimek osebe, na katero je pismo naslovljeno, morajo biti napisani tako, kot so navedeni v korespondenci, ki izhaja iz te organizacije, ali v imeniku.

Podatki o "naslovniku" lahko vključujejo poštni naslov. Poštni naslov ni pritrjen na dokumente, poslane državnim organizacijam in stalnim dopisnikom; v teh primerih je priporočljivo uporabiti ovojnice z vnaprej natisnjenimi naslovi.

Če je pismo naslovljeno na uradnika, najprej navedite položaj, nato priimek in začetnice, nato naslov organizacije. Na primer:

Direktor CJSC Kristall

G.N. Nekrasov

103030, Moskva,

Skatertny lane, 22

Če je pismo naslovljeno na fizično osebo, najprej navedite poštno številko in naslov, nato pa začetnice in priimek prejemnika. Na primer:

630102, Novosibirsk-102,

st. Kirova, 76, apt. 12

P.I. Grigoriev

Če ima oseba, v imenu katere je pismo napisano, akademski naziv (akademski naziv), se pred priimkom navede:

akad. A.G. Ivanov

prof. N.G. Kirsanov

Besedilna okrajšava "gr." (iz besede "državljan") se uporablja, kadar se oseba, na katero je pismo naslovljeno, obravnava kot subjekt civilnih pravnih razmerij. V korespondenci z organizacijami in podjetji v drugih državah so besede »g.«, »g.« skrajšane kot »g.«, »g.«

Naslov v besedilo mora odražati glavno vprašanje, izpostavljeno v pismu, ter biti kratko in jedrnato, izraženo v enem stavku. Glava je postavljena pred telo pisma. Vsebina pisma je izražena v obliki predložni primer s predlogom "o" ("približno"). Naslov ni označen z narekovaji, piše se z veliko začetnico in se začne takoj od levega roba lista. Na primer:

O organiziranju izhodne trgovine

O dobavi premoga po pogodbi št. 33-02/567

O nakupu opekarne

O vabilu

Priporočljivo je, da naslov ne presega dveh vrstic; če sta dve vrstici, se uporabi odstavek.

Naslov naj napiše neposredni izvršitelj, ki bolje kot kdorkoli drug pozna vsebino dokumenta. Zaposleni, ki razvršča pošto, mora le prebrati glavo, da ugotovi, v katero kategorijo pisem pismo spada in kam naj ga pošlje, kar je še posebej pomembno v primerih, ko naslov ne označuje konkretne osebe, na katero je pismo naslovljeno. Poleg tega lahko zaposleni s hitrim pogledom na glavo prihrani celotno e-pošto.

V naslovu ni priporočljivo uporabljati besed »v zvezi« ali »pomisleki«. Prav tako ne bi smeli pisati "točno", saj je ta izraz sprejet v pravni praksi. Povsem primerno je na primer v pismu, naslovljenem na policijsko upravo:

Šefu

policijska postaja

okrožje Kirovsky

Novosibirsk G.V. Sidorov

v primeru gr. Kruglova A.A.

Glavne podrobnosti poslovnega pisma so: besedilo . Največja dolžina standardne vrstice uradnega pisma je 64 tiskanih znakov, kar je približno 17 cm. Običajno ena vrstica vsebuje 60-62 znakov. Izbira te dolžine vrstice je razložena z najpogosteje uporabljenim formatom A4, pa tudi z dejstvom, da ga pri branju praviloma držimo na razdalji 30-35 cm od oči, kot sektor najboljše dovzetnosti človeškega očesa je 30 stopinj.

Označevanje prisotnosti aplikacije se opravi, če so pismu priloženi kakršni koli dokumenti. V spodnjem levem kotu pisma, takoj za poljem, je beseda "Priloga", nato pa so imena priloženih dokumentov postavljena v številčnem zaporedju, ki označuje število izvodov in listov. Vsako ime se nahaja v ločeni vrstici. Pod besedo »Vloga« ni nobenega vnosa. Na primer:

Priloga: Kopija pogodbe s podjetjem Keller, 3 strani. v 1 izvodu.

Navedba prisotnosti vloge, katere ime je navedeno v besedilu pisma, se lahko izvede v naslednji obliki:

Uporaba: za 5 l. v 1 izvodu.

To podrobnost lahko pripravite na pisemski glavi. V vezani prijavi število listov ni navedeno. Na primer:

Uporaba: informacijsko gradivo o mednarodni razstavi "SIB-2000" v 3 izvodih.

Sami dokumenti, vključeni v vlogo, morajo imeti vse potrebne podatke: ime vrste dokumenta, naslov, datum, podpis. Poleg tega se na vlogah v zgornjem desnem kotu naredi oznaka, ki označuje povezavo vloge z glavnim dokumentom. Če je vloga samostojen dokument, se pošlje s spremnim pismom.

Rekviziti « podpis » postavljeno levo od podbesedila pisma takoj iz polja. Podpis vsebuje naziv delovnega mesta osebe, ki podpisuje pismo, osebni podpis in njegov prepis. Ker so poslovna pisma napisana na institucionalni pisemski glavi, ime institucije ni navedeno v podpisu. Na primer:

Ravnatelj Podpis N.K. Sidorov

Dva podpisa sta postavljena, kadar je treba potrditi veljavnost prvega podpisa, pa tudi v posebej pomembnih dokumentih, na primer v pismih o finančnih in kreditnih vprašanjih, poslanih finančnim in bančnim institucijam. Takšna pisma vedno podpiše glavni (višji) računovodja podjetja.

Če pismo podpiše več uradnikov, se njihovi podpisi postavijo drug pod drugim v zaporedju, ki ustreza položaju, ki ga zasedajo:

direktorja inštituta Podpis A.N. Marčenko

Glavni računovodja Podpis Yu.P. Volkov

Če pismo podpiše več oseb, ki zasedajo iste položaje, so njihovi podpisi na isti ravni:

Direktor OJSC Karelia Direktor CJSC Korsar

Podpis I.V. Petrov Podpis G.A. Fomin

Vse kopije pisem, ki ostanejo v datotekah organizacij, morajo vsebovati originalne podpise uradnikov. Če je uradna oseba, katere podpis je pripravljen na osnutku dopisa, odsotna, podpiše dopis oseba, ki jo opravlja, ali njen namestnik. V tem primeru je treba navesti dejanski položaj osebe, ki je podpisala pismo (na primer "vd", "namestnik") in njegov priimek. Pisem ne morete podpisati z izgovorom "za" ali s poševnico pred nazivom delovnega mesta.

Podpisovanje dokumenta je eden od načinov njegove overitve. Uradno pismo brez podpisa nima pravne veljave.

Opomba o izvršitelju (avtorju dopisa) vsebuje priimek izvršitelja in njegovo službeno telefonsko številko ter se nahaja na sprednji strani dopisa.

Tukaj je vzorčna oblika službenega pisma s podrobnostmi v kotu:

Ime organizacije Naslovnik

Ime konstrukcije

delitve (če je potrebno)

Referenčni podatki

o organizaciji

___________№ ______

na št._______ od_____

Glava pisma (začne se z "O" ali "Ob")

Položaj besedila Podpis Inicialke, priimek

Priimek (ali priimek, ime, patronim) izvajalca, telefonska številka

Inicialke strojepisca in število izvodov

E-poštni ID

Nikomur že dolgo ni skrivnost, da je govor razdeljen na sleng in literarno - pravilen. Čisto logično je, da pravilen govor mora biti ne le ustno, ampak tudi pisno. Vsak mora obvladati kulturo kompetentnega pisanja inteligentna oseba. In še bolj za tiste, ki aktivno komunicirajo o uradnih poslih prek dopisovanja. Kakšne so črke?

Kaj je bonton

Preden govorimo o poslovnem pisanju, se moramo najprej spomniti, kaj je bonton. To je ustaljen red obnašanja v družbi, skupek manir in pravil tako imenovanega lepega vedenja, ki se jih mora držati vsak inteligenten, lepo vzgojen človek, da ne bi bil ožigosan kot nekulturen. Ta zgodovinsko uveljavljena pravila so sestavni del življenja družbe.

Kultura pisanja: splošne značilnosti

Seveda to ne velja le za poslovna pisma. Obstaja veliko vrst in načinov pisne komunikacije. Vsi so različni, vsak ima svoje značilnosti, a obstajajo tudi skupne značilnosti. Med njimi so naslednji:

• naslonitev na standardiziran knjižni jezik z dopuščanjem neknjižnega besedišča;
• uporaba kompleksnih sintaktičnih struktur;
• ustaljen besedni red v stavku;
• jasna struktura besedila;
• visoka pismenost.

Bonton v poslovnem pismu

V katerih primerih se lahko zahteva, da napišemo poslovno pismo? Seveda, če poslujemo z organizacijami in/ali posamezniki. Kar pišemo svojim partnerjem, sodelavcem, strankam, kako oblikujemo svoje pismo, bo postalo obraz našega podjetja in nas bo predstavilo bodisi v ugodni bodisi v manj ugodni luči. Če seveda nismo vešči bontona pisanja poslovnih pisem. Da ne bi izgubili obraza, se morate naučiti spodnje modrosti. Mimogrede, koristno je imeti takšno znanje tudi zato, ker lahko že najmanjša napaka, majhno neskladje s pravili spremeni poslovno pismo v nezakonito s pravnega vidika.

Posebnosti poslovnih odnosov

Preden neposredno govorimo o črkah, morate razumeti, kako se na splošno razlikujejo, kaj jih označuje, kakšne so njihove značilnosti. Glavna značilnost odnosov v službi je odsotnost (bodisi popolna ali skoraj popolna) osebnega odtenka v prav teh odnosih. Praviloma je pri delu vsak od nas izjemno zbran, miren, vljuden - malo verjetno je, da bo kdo na primer plesal s tamburinom ali izvajal druga dejanja, ki so povsem logična v družbi prijateljev, a precej smešna za delovno okolje. Mimogrede, to ne velja samo za dejanja, ampak tudi za čustva - lahko si dovolite smeh ali nasmeh ali celo rahlo manifestacijo jeze, vendar domači smeh, histerija, solze in podobno izgledajo precej neprimerno (vse to zadeva izključno čustva pri delu). Na delovnem mestu običajno nosimo maske, ki kažejo na usposobljenost, zadržanost in zbranost.

Poslovna komunikacija se ne more končati, ko si to želite. Poslovni partner ali stranka ne bo razumel, če bomo sredi pomembnega sestanka nenadoma vstali in zapustili občinstvo. Ne morete ignorirati svojega sogovornika, ne morete ne odgovoriti na klice ali pisma. Vse te lastnosti skupaj pomagajo bolje razumeti, kakšen bi moral biti govorni bonton poslovnega pisma.

Splošne zahteve

Prva stvar, na katero smo pozorni, ko prejmemo pismo, je papir. V skladu z zahtevami bontona poslovnega pisma mora biti papir zanj vedno kristalno čist in v nobenem primeru zmečkan. Prejemniki sporočila bodo imeli boljši vtis o organizaciji, če bo pismo napisano na pisemski glavi z logotipom podjetja. Prva stran ni oštevilčena, vse ostale so označene z arabskimi številkami.

Obstaja še ena zelo pomembna točka v bontonu poslovnega dopisovanja. Posel predpostavlja visoko pismenost in odsotnost črkovalnih napak. Zato, če obstajajo vrzeli v vašem znanju ruske slovnice, je priporočljivo, da ne hitite s pošiljanjem korespondence, ampak jo dvakrat preverite glede morebitnih pomanjkljivosti.

Tudi splošno priporočilo za papir in e-pošto je želja, da je ne uporabljate pisanje zapletene strukture - to je primerno le v pravni dokumenti. Okrajšav se ne sme uporabljati – samo splošno sprejete. Toda norma poslovnega bontona vključuje različne klišeje in argot - strokovni žargon. Celoten dokument je ohranjen v uradnem poslovnem slogu.

Še ena pomembna točka, ki jo lahko razberemo iz pisma: mora biti čim bolj vljudno in prijazno. O kakršni koli netaktnosti ali nesramnosti ne more biti govora. Poleg tega poslovno pismo zahteva specifičnost in jasno predstavitev vaših misli.

Če naslovnik pisma ne govori rusko, mora biti besedilo sporočila napisano v njegovem jeziku ali v mednarodni angleščini. Mimogrede, je bilo napisano podoben dokument mora biti samo na eni strani lista, druga mora ostati čista.

Pri pripravi dokumentov morate zagotoviti, da ni prenosov. Samo besedilo mora biti natipkano v intervalih in pol do dva, z robom širine dveh centimetrov na levi strani.

Nianse

Poslovno pismo ima svojo jasno, posebno strukturo. Hkrati ni enotnega standarda za pripravo papirnih dokumentov: različna podjetja imajo lahko svoje različice. Držijo se le določene sestave delov pisma: vsekakor morajo vsebovati "glavo", pozdrav, glavni del in slovo. Ne pozabite na svoj osebni podpis na koncu pisma.

Mimogrede, tako imenovani okvir sporočila - začetni in končni stavek - se imenuje okvir oznake. Ona je tista, ki pomaga vzpostaviti potreben odnos z naslovnikom. Poleg tega pravila bontona za poslovna pisma in primeri njihovega pisanja dokazujejo uporabo različnih govorni klišeji(o njih bomo razpravljali kasneje).

Pomemben vidik pisanja poslovnega pisma je pravilna uporaba naslova. Pred revolucijo je bil pri nas v uporabi naslov »gospod« ali »gospa«: veljal je za univerzalen, tako so klicali vsakogar. Dandanes takšnega univerzalnega naslova ni, čeprav besedo "gospod" ali "gospa" pogosto najdemo v poslovnih pismih - ker je prej izgubila priljubljenost, se postopoma vrača v uporabo. To lahko naslovite na poslovnega partnerja ali uradnika, ne pa na stranko ali sodelavca.

Najpogostejši in univerzalen trenutno velja za naslov "spoštovani" ali "spoštovani", vendar v resnici tudi to ni. Na podoben način, na primer, ne morete nagovarjati tako imenovanih VIP oseb - predvsem pomembnih oseb, ki veljajo za guvernerje, župane in predsednike. V tem primeru boste morali pismo začeti z naslovom »Spoštovani« (druga možnost je »Spoštovani«).

Če je sporočilo naslovljeno na več ljudi hkrati in so vsi predstavniki istega poklica, bi bilo primerno uporabiti nagovor, kot je »Spoštovani kolegi« (če so vsi naslovniki ženske, je dovoljeno napisati » Drage dame", če moški - potem "Spoštovani"). Če je pismo poslano eni osebi, je strogo prepovedana uporaba imena ali priimka. To je dopustno samo v zgornjem primeru (ko je naslovnik skupina ljudi). ) ali pri interakciji s pravno osebo.

Kar zadeva konec sporočila, si morate zapomniti: ni nič manj pomemben kot začetek. Na koncu pisma je izraženo zaupanje v uspešno in/ali hitro rešitev problema ipd. Tukaj tudi ne smete izpostavljati kakršnih koli težav, ki so se pojavile v preteklosti - na primer zamude pri odgovoru ali ga sploh niste prejeli. Ti stavki veljajo za negativne znake bontona poslovnega pisma in se štejejo za nepripravljenost na nadaljevanje odnosa, pa tudi za nespoštovanje sogovornika. Pomembno je razumeti, da je to nesprejemljivo.

E-pošta: Poslovni bonton

drugič možna opcija dopisovanje - avtor e-pošta. Obstaja tudi tukaj cela serija njene značilnosti. Torej, če na primer naslovnik prvič prejme sporočilo, ga je treba začeti z uvodom lastno podjetje, opise njihovih dejavnosti z morebitnimi nalogami, ki jih bodo predvidoma opravili. Pri dolgotrajnem dopisovanju je treba ohraniti zgodovino preteklih pisem, na podlagi katere temelji vsako naslednje sporočilo.

Prvo pismo mora vsekakor vsebovati pozdrav in nagovor. V naslednjih, če je potreben hiter odgovor, lahko pritožbo izpustimo (če je primerno). V spletni komunikaciji se marsikomu ne zdi treba uporabljati ločil in tudi piše brez velike tiskane črke. To je v bontonu poslovne e-pošte nesprejemljivo.

Velikost elektronskega sporočila ne sme biti prevelika – praviloma je za polovico manjša od papirnate. V istem primeru, če morate naslovniku sporočiti veliko količino informacij, je treba v telesu pisma navesti le kratko spremno opombo, samo gradivo pa mora biti priloženo kot priloga v Wordu ali kateri koli drugi datoteki - to zahteva bonton poslovnega pisma po elektronski pošti. Primer takega sporočila bi lahko bil: »Dober dan, dragi gospod Ivanov! Poslali vam bomo naše vzorce reklamne brošure. Ogledate si jih lahko v priponki...”

Kar se tiče podpisa, mora biti tam. Lahko se podpišete na koncu vsake črke ali pa naredite samodejni podpis, ki bo avtomatsko pritrjen. To možnost pogosto uporabljajo predstavniki velika podjetja. Podpis mora vsebovati vaše ime in priimek, položaj, kontaktne podatke in delovno mesto. Oblikovan mora biti tako, da obsega sedemdeset znakov in ne zavzema več kot pet do šest vrstic.

Treba je povedati nekaj besed o odzivu na sporočilo. Bonton poslovne e-pošte zahteva prejem odgovora na sporočilo v dveh dneh – ne več. Če potrebujete več časa, o tem obvestite sogovornika. Odziv na vsa sporočila ohranja ugled podjetja oziroma podjetnika. Če želite zagotovo vedeti, ali je pismo doseglo naslovnika, lahko uporabite funkcijo obvestila o prejemu - potrditev dostave bo poslana samodejno. Poleg tega ni prepovedano opraviti nadzornega klica.

Govorne formule ali klišeji

Klišeji, govorne formule, govorni klišeji – karkoli rečete, bo še vedno sestavni del poslovne korespondence. Iz šolskega tečaja se spomnimo, da se klišeji imenujejo ustaljeni izrazi. Ni jih veliko:

• Obžalovanje lahko izrazimo z naslednjimi stavki: »Žal se ne moremo dogovoriti ...«, »Žal obveščamo ...«, »Na našo žalost moramo obvestiti ...« itd.
• Hvaležnost nakazujejo klišeji, kot so: »Naj izrazim svojo hvaležnost ...«, »Hvala ...«, »Glede na vaš prispevek ...«.
• Prejemnika lahko povabite na določen dogodek z žigi: »V čast nam je, da vas vabimo ...«, »Upamo na vaše soglasje ...«, »Z veseljem vas vabimo ...«, »Mi te bom vesel ...« in podobno.
• Pismo lahko končate s stavki: "Od vas pričakujemo nove ideje ...", "Želimo vam uspeh ...", "Upamo na nadaljnje plodno sodelovanje ...".

Zlata pravila poslovne korespondence

Pogoste napake v poslovni korespondenci

Obstaja več na videz majhnih stvari, ki pa lahko postanejo v primeru poslovno komuniciranje. Pogosto prav te malenkosti privedejo do prekinitve obojestransko koristnih odnosov, prekinitev transakcij in podobnih neprijetnosti. Sovražnika morate poznati na pogled!

1. Ne morete pisati (in tudi klicati!) o delu izven delovnega časa! Kako pogosto se zgodi, da ob devetih, desetih ali celo enajstih zvečer zmotimo partnerje, stranke, sodelavce, ne da bi čakali do jutra. Zdi se nam, da bo vse čez noč izginilo, sesulo, propadlo in situacije ne bo več mogoče rešiti. In tisti redki posamezniki, ki lahko zdržijo do jutra, iz nekega razloga verjamejo, da je šest zjutraj pravi čas za komunikacijo. Konec koncev, če jaz ne spim, potem nihče ne spi. Žal, tako vedenje nas le razdraži in obrača proti nam samim.
2. To je bilo že posredno omenjeno, a vseeno ne more biti domačnosti! Komunikacija pri delu poteka izključno na "ti" (z velike tiskane črke, to pomeni vljudnost in spoštovanje).
3. Pretirano izmenjavanje prijaznosti lahko povzroči tudi škodo. Prvič, vzame dragoceni čas, in drugič, izgleda nekoliko nadležno in dolgočasno. Ni se treba truditi.

Dandanes je toliko literature, da se človeku včasih kar odprejo oči. Veliko je tudi knjig o kulturi govora, tudi o pisanju.

Tisti, ki želijo pridobiti znanje na tem področju, lahko priporočijo naslednja dela: »Bonton poslovnega pisma« Olega Davtjana, »Kultura pisnega govora« Tatjane Degtereve, »Bonton ruskega pisma« Natalije Formanovske in Alle Akishine, »Poslovni bonton« avtorja Elena Ber, »Ruski govorni bonton« Natalije Formanovske in mnogi drugi.

1. Bonton v poslovnem pismu zahteva uporabo klicaja na koncu naslova, da bi dali poseben pomen določeno zadevo ali osebo.
2. Nagovarjanje naslovnika po imenu kaže na tesnejši in že dolgo vzpostavljen odnos, nagovarjanje po imenu pa poudarja distanco.
3. Za bonton poslovnih pisem v Rusiji je značilna izenačitev spolov, saj je večina poklicev pogosto samo moških.

Upoštevanje pravil poslovne korespondence ni tako težko, saj jih ni tako veliko. Zapomniti si jih je mala znanost. Toda v očeh drugih bo človek, ki pozna bonton poslovnih pisem, vedno dobro vzgojen in kulturen, nekdo, s katerim je prijetno poslovati.

Navodila

Začnite svoje pismo tako, da navedete, komu pišete. Oblikujte sporočilo, kot je običajno v poslovni korespondenci. V zgornjem desnem delu dokumenta v treh vrsticah napišite položaj, naziv podjetja in priimek vodje, npr.

Generalni direktor
IntersvyazCom LLC
Ivanov I.I.

Navedite, kdo je naslovnik pisma. To storite po zamiku prejšnjega razdelka sporočila, tudi na desni strani. Svoj položaj in priimek morate označiti z začetnicami, na primer:

Od vodje prodajnega oddelka
Jesenina E.E.

Zamaknite nekaj vrstic iz prejšnjega razdelka, poravnajte kazalec na sredino strani in označite naravo sporočila. Lahko napišete »Memo«, »Informativno pismo« ali »Pojasnilo«, vse je odvisno od razloga, zaradi katerega se obrnete na vodjo organizacije. Za naslovom ni treba pisati pike. Če je pismo povezano s katero koli zahtevo, lahko direktorja preprosto naslovite na spoštljiv način z imenom in patronimiko.

Pismo začnite z besedami, ki pojasnjujejo razlog za pisanje, na primer »v nadaljevanju naših pogajanj«, »v skladu z vašo zahtevo« ali »na podlagi vaših predlogov«.

Če je vaše pismo povezano s prošnjo za nakup opreme, napredovanjem zaposlenega ali priložnostjo za službeno potovanje, je bolje, da pismo začnete z besedno zvezo »Prosimo, razmislite o priložnosti ...«.

Navedite situacijo, pojasnite, sestavite tabele ali grafe, če narava pisma to zahteva. Poravnava telesa dokumenta mora biti nastavljena na širino strani. Vsaka vrstica se mora začeti z zamikom.

Podpišite pismo, obvezno uporabite standardno "s spoštovanjem", preden navedete priimek, ki mu sledi vejica.

Ne pozabite vključiti datuma pisanja pisma in podpisati natisnjeni dokument.

Če vaša organizacija komunicira prek interne elektronske pošte, začnite pismo s sporočilom in predstavite vse informacije v prosti obliki.

Viri:

• prošnjo direktorju

Službena pisma predstavljajo do 80 % skupno število dokumenti, ki so pripravljeni v organizaciji ali podjetju. Z njihovo pomočjo poteka komunikacija med institucijami in posamezniki. Servisna pisma so informativne narave, sestavljena so lahko tudi v obliki prošnje ali zahteve.

Navodila

Odločite se za namen pisma. Potreben je le, če vprašanja, ki mu je namenjen, ni mogoče rešiti na osebnem srečanju in tudi, če mora služiti uradni dokument, kar potrjuje samo dejstvo njegovega odhoda. Vnaprej premislite in se prepričajte, da ste naslovnika izbrali vi in ​​da bo odgovor v njegovi pristojnosti, če vaš pismo- zahteva.

V enem naj bo navedeno le eno vprašanje. Več vprašanj je dovoljeno predstaviti le, če so med seboj povezana. Naslovnik mora takoj razumeti bistvo vašega pisma, zato mora biti navedeno že v prvih stavkih. V njih povejte ne le bistvo vprašanja, temveč tudi dejanja, ki jih pričakujete kot odgovor. V uvodnem delu se lahko sklicujete na predpise, ki vas vodijo pri pisanju dopisa in so podlaga za zahtevanje oziroma posredovanje informacij.

Telo pisma naj motivira, prepričuje ali razlaga. Njegovo besedilo naj bo jasno, jedrnato, jedrnato in logično. Dejstva, predstavljena v njem, morajo biti preverjena in objektivna, digitalni podatki morajo biti čim bolj točni. Samo pismo napišite v poslovnem, nevtralnem tonu. Besedilo je lahko napisano v prvi osebi ednine oz množina ali od tretje osebe v ednina.

Izogibajte se kategoričnim izrazom v besedilu pisma. Uporabite za to uvodne besede in konstrukcije: če je mogoče, očitno, kot izhaja iz, kot je znano.

Posel zahteva, da se pismo začne z "Dragi" in se napiše ime in srednje ime naslovnika. Če jih ni, mora biti na koncu pisma pred vašim podpisom beseda "S spoštovanjem". To spoštovanje lahko poudarite v besedilu pisma z naslednjim deležniške besedne zveze, kot: »po skrbnem preučevanju vaših pripomb ...«, »po skrbnem preučitvi vaših predlogov ...«.

Uradno pismo mora biti napisano na pisemski glavi organizacije z navedbo polnega imena in kontaktnih številk.

Pri izvajanju gospodarska dejavnost Nekateri vodje organizacij so prisiljeni uporabljati službena potovanja. Iz 166. čl delovni zakonik RF iz tega izhaja, da je delavec poslan v državo po ukazu vodje organizacije. A kaj, ko je direktor sam na službeni poti, saj se izkaže, da sam sebe pošlje po službeni nalogi.

Navodila

Najprej poglejte v listino podjetja, kdo ima pravico izdajati upravne listine. Če je tam navedeno, da ima pravico do objave samo vodja (ali direktor), potem mora on sestaviti dokumente za službeno potovanje. Če ste pooblastilo za podpisovanje prenesli na namestnika, bo ta oseba podpisala potne listine.

Izpolnite uradno nalogo za napotitev na službeno potovanje, ima enoten obrazec št. T-10a. Tukaj navedite cilj poslovnega potovanja, čas začetka in konca (glede na vozovnice) ter namen poslovnega potovanja. Podpišite dokument. Po končani službeni poti izpolnite poročilo, ki se nahaja na dnu obrazca.

Izdajte nalog za napotitev zaposlenega na službeno potovanje (obrazec št. T-9). Če listina določa prenos pravice podpisa na drugo osebo, mora ta sestaviti upravni akt. Tukaj vnesite podatke o poslovno potovanje: cilj in čas službenega potovanja, namen in podlaga (delovna razporeditev). Podpišite dokument ali ga dajte svojemu namestniku v podpis.

Izdajte nalog za svojo začasno zamenjavo. Če obstaja namestnik, ga imenuje za upravitelja; če takega delovnega mesta v osebju ni, imenuje drugo osebo. V upravnem dokumentu navedite obdobje nadomeščanja in razlog (službeno potovanje), navedite številna pooblastila.

Namestniku izda pooblastilo za opravljanje poslov. Na primer, da zastopa interese podjetja pri davčnih organih. Poskrbite tudi za podpisovanje finančnih dokumentov. Če želite to narediti, se lahko obrnete na svojo banko in ponovno izdelate podpisno kartico.

Sestavite potrdilo o potovanju (obrazec št. T-10). Navedite svoje polno ime. direktor organizacije, njegovo osebno številko. Spodaj vpišite namen službene poti in čas odsotnosti z delovnega mesta. Podpišite dokument.

Viri:

• kako zaprositi za potne dodatke