Pradžia / Sveikata/ Kodėl vadovui reikalingas asmeninis asistentas. Asmeninio vadovo asistento profesija: kas įdomaus ir perspektyvaus šiame darbe

Kodėl vadovui reikalingas asmeninis asistentas? Asmeninio vadovo asistento profesija: kas įdomaus ir perspektyvaus šiame darbe

Sveiki mieli skaitytojai. Vasilijus Blinovas susisiekia.

Šiandien noriu pradėti pokalbį apie asmeninio asistento interneto profesiją ir plačiau papasakoti apie šią galimybę dirbti nuotoliniu būdu. Iš šio straipsnio sužinosite, kokia tai profesija, ar verta pradėti ją įvaldyti, taip pat nuspręsite, ar ji jums tinka, ar geriau jos siekti.

Visa surinkta medžiaga apie darbą vadovo padėjėju netilpo į vieną straipsnį, todėl suskirstiau į 4 dalis:

Kas yra vadovo padėjėjas ir ką jis veikia? (Tu čia).

Internete daug ginčų ir ne visai aiški informacija apie asmeninio asistento atlyginimą ir darbo valandų skaičių, todėl šį klausimą iškėliau į atskirą diskusiją, kurioje logiškai samprotuosime, kas ir kiek verslininkai. yra pasirengę mokėti.

Jei iki šiol skaitėte knygą " 7 profesijos greitai užsidirbti pinigų internete“ ir naudodamiesi nuoroda žiūrėjote vaizdo įrašą iš jo, tuomet jau turėtumėte daugmaž suprasti, kokia yra asmeninio verslininko asistento profesijos esmė.

Draugai, jei perskaitę straipsnį turite klausimų, galite užduoti mane asmeniškai adresu socialiniai tinklai arba geriau parašykite toliau pateiktuose komentaruose, kad kiti žmonės taip pat gautų atsakymus į šiuos klausimus.

Kas yra asmeninis verslininko asistentas?

Siūlau prisiminti 2015 metų filmą „Stažuotojas“ su Robertu De Niro ir Anne Hathaway.

Nesu iki galo susipažinęs su visa šita amerikietiška sistema, bet filmo esmė ta, kad jaunasis internetinės parduotuvės įkūrėjas parduoda madingi drabužiai Teko priimti 70 metų pensininkę stažuotoju į asmeninio asistento pareigas.

Mano nuomone, šis filmas tikrai labai gerai parodo verslininko padėjėjo darbą.

Asmeninis asistentas yra draugas, verslo partneris, kolega, kurio užduotis – prisiimti dalį darbo ir taupyti vadovo laiką svarbesniems reikalams ir asmeninis gyvenimas.

Nedidelis filmo skirtumas yra tas, kad praktikantas visiškai neturėjo komandos. šiuolaikinės technologijos, o jo darbas vyko biure.

Kita vertus, tai puikus pavyzdys pradedantiesiems, neturintiems patirties, taip pat galite įsidarbinti asmeniniu asistentu ir visko išmokti patys.

Žinau, kad dabar daug kam kyla abejonių: kas pasamdys naujoką, kuris nieko nemoka? Taip, daug žmonių! Pasamdžiau asmeninį asistentą, kurį treniruoju nuo nulio.

Kodėl pasamdžiau padėjėją be patirties?

Pirma, turiu daug paprastos užduotys, kurios užima daug laiko, bet su jais gali susitvarkyti bet kas.
Antra, Kartais lengviau žmogų išmokyti, nei iš naujo mokyti taip, kaip man reikia.
Trečia, Kol žmogus mokosi, galite jam sumokėti nedidelę sumą.

Kitame straipsnyje papasakosiu plačiau, kuo užsiima mano asmeninis asistentas, kiek iš pradžių uždirbo ir kaip augo atlyginimas.

Kam reikalingas nuotolinis asmeninis asistentas?

Internete yra daugybė verslo sričių, kurios daugiausia vykdomos nuotoliniu būdu – tai įvairios paslaugos, internetinės parduotuvės, turinio svetainės, tinklaraščiai, mokymo centrai, dizaino agentūros ir tt Kiekviename tokiame versle yra žmonių, kurie viską valdo ar daro patys.

Pažvelkime į kelis pavyzdžius, kam galite gauti asmeninio asistento darbą.

Infoverslininkai yra verslininkai, kurie ko nors moko per mokamus kursus, internetinius mokymus, internetinius seminarus ir kt.
Internetinių paslaugų ir parduotuvių savininkai. Pavyzdžiui, paimkime tokią populiarią pardavimo, nuomos ir pirkimo paslaugą skirtingos prekės ir tokias paslaugas kaip Avito. Žinoma, tai per daug globalus pavyzdys, o ne asmeniniai asistentai, yra vadovaujančios pareigos, kurios atsako už savo kryptį. Bet jei imsitės mažų paslaugų, kurių internete jau yra milijonai, kiek vadovų reikia padėjėjų?
Tinklaraštininkai, turinio projektų kūrėjai- mano asmeninis pavyzdys. Norėdami vykdyti įprastą pelningą projektą, tinklaraštį, vaizdo įrašų tinklaraštį, ar žinote, kiek daug reikia žinoti ir nuveikti? Net norint palaikyti paprastą vaizdo įrašų tinklaraštį „YouTube“, reikia mokėti redaguoti vaizdo įrašus, atlikti optimizavimą, reklamuoti, reklamuoti socialiniuose tinkluose ir pan. Pradiniame etape asmeninio asistento gali ir neprireikti, tačiau projektui išaugus, be jo neapsieisite.
Profesionalūs laisvai samdomi darbuotojai ir nuotoliniai darbuotojai. Kai jūsų klientų skaičius auga ir jūs neturite laiko vykdyti užsakymų, anksčiau ar vėliau jums prireiks ir asmeninio asistento. Jau gali būti koks nors specializuotas asmeninis asistentas, pavyzdžiui, dizaineris, programuotojas ar reklamos specialistas.
Neprisijungę verslininkai, kurių verslas yra tam tikrame mieste, o reklaminė veikla vykdoma internete. Pavyzdžiui, paskyros socialiniuose tinkluose, reklaminės kampanijos, interneto svetainės, tinklaraščiai ir tt Jis taip pat gali pasisamdyti asmeninį asistentą, kuris visa tai sukurs.

Net kai kurių didelių interneto verslininkų asmeniniai padėjėjai gali turėti asmeninį asistentą.

Atsakomybės ir funkcijos

Vadovo padėjėjo pareigas galiu suskirstyti į 3 kategorijas:

Sekretorė – darbas su dokumentacija, ataskaitomis, paštu, bendravimas su klientais ir kt.
Projektų vadovas – darbas su nuotoliniais darbuotojais ir laisvai samdomais darbuotojais.
Specialistas – žinios ir patirtis versle, kuriuo užsiima jo darbdavys.

Visi jie yra tarpusavyje susiję, ir, kaip jau sakiau anksčiau, nėra konkrečių darbo pareigų, kurias būtų galima užrašyti. Kiekvienas verslininkas turi keletą savo užduočių, kurias gali paskirti asistentui.

Pagrindiniai vadovo padėjėjo įgūdžiai

Tiesą sakant, asmeninis asistentas turi turėti visus standartinius įgūdžius, kuriuos turi bet kuris nuotolinis darbuotojas (laisvai samdomas darbuotojas), tai yra:

Darbas su informacinėmis ir biuro programomis.
Kompetentinga rusų kalba.
Laiko valdymas (savo ir darbdavio laiko valdymas).
Darbas socialiniuose tinkluose.
Svetainių administravimas populiariose platformose (WordPress ir kt.).
Tekstų rašymo ir pardavimo įgūdžiai.
Paieška ir bendravimas su laisvai samdomais darbuotojais.

Taip pat nuotoliniam asmeniniam asistentui gali prireikti žinių ir supratimo bent apie papildomų interneto verslo įrankių pagrindus:

Laiškų formavimas ir konfigūravimas.
Galimybė redaguoti paprastus vaizdo įrašus.
Nuotraukų, paveikslėlių redagavimas, banerių kūrimas.
Galimybė kurti nukreipimo puslapius.
Darbas webinarų patalpose.
Darbas su eismo ir reklamos paslaugomis.
Svetainės analizė.

Jei neturite jokių įgūdžių, viskas gerai, jų išmokti nebus sunku.

Ar reikia turėti išsilavinimą?

Kai kuriose vietose kreipiatės dėl laisvos verslininko ar vadovo asmeninio asistento darbo vietos jūsų mieste didelė organizacija, tikriausiai jūsų paklaustų apie jūsų išsilavinimą ir būtų paprašyta pateikti dokumentus.

Internete viskas yra šiek tiek kitaip.

Šiuolaikiniam interneto verslininkui nesvarbu, kiek kursų baigėte, kiek metų studijavote švietimo įstaigų, čia svarbi patirtis ir Jūsų darbo rezultatas. Kuo unikalesni jūsų tikrieji įgūdžiai, tuo vertingesnis tapsite kaip darbuotojas ir nuo to priklausys jūsų pajamos.

Kokias savybes turėtum pasižymėti?

Žvelgdamas į asmeninio vadovo asistento profesiją iš darbdavio perspektyvos, galiu išvardinti keletą svarbių asmeninių savybių, kurias turi turėti žmogus, pretenduojantis į šias pareigas.

Anksčiau aptartame filme „Stažuotojas“ man labai patiko, kaip buvo parodytas žmogaus požiūris į darbą. Žmogiškosios savybės visada išplaukia iš požiūrio į savo darbą ir jas nesunku nustatyti per kelias savaites dirbant kartu.

Domėtis tuo, ką veikia verslininkas, dėl kurio kreipiatės dėl asmeninio asistento darbo.
Struktūra.
Savidisciplina – dirbant nuotoliniu būdu, kai grafikas lankstus, tai viena svarbiausių savybių.
Ryžtingumas.
Lankstumas – tai gebėjimas prisitaikyti.
Bendravimo įgūdžiai.
Atsakomybė.

Ką norėtumėte samdyti šiam darbui?

Vėlgi, remiantis mano aplinkos pastebėjimais, tarp verslininkų, turinčių savo komandą ir asmeninius asistentus, 90% atvejų šiose pareigose matau merginas ir moteris.

Mamos motinystės atostogose.
Biuro darbuotojai.
Laisvai samdomi darbuotojai.

Išskirtinis veiksnys čia yra tas, kad vyriškoji pusė daugiau krūpčioja techninius klausimus ir jie dažniau samdomi asistentais, kokios nors technikos srities specialistais.

Apskritai visiems, kurie tik pradeda dirbti nuotoliniu būdu ir studijuoja kokią nors interneto profesiją, rekomenduočiau įsidarbinti asmeniniu pagalbininku pas verslininką ar profesionalų freelancerį, dirbantį pagal šią profesiją. Darbas su žmogumi, kuris jau viską supranta, duos daugiausiai greiti rezultataiįsisavinant reikiamas žinias ir įgūdžius.

Profesijos pliusai ir minusai

Apibendrinant šią dalį apie asmeninio vadovo asistento profesiją, norėčiau pasvarstyti, kokius privalumus ir trūkumus ji turi. Pradėsiu nuo privalumų:

1. Nuolatinis tobulėjimas. Tiesioginis darbas su verslininku ir jo žinių bei patirties perėmimas, mano nuomone, yra didžiausias šios profesijos privalumas.

2. Judėjimo laisvė. Dirbdami nuotoliniu būdu turėsite daugiau laiko, nereikės gaišti laiko keliaujant į biurą ir pan.. Galėsite dirbti keliaudami po įvairias pasaulio vietas.

3. Patogų ir lankstų darbo grafiką. Jūs planuojate savo darbo dieną pagal savo norus ir poreikius.

4. Gerą atlyginimą arba papildomas pajamas. Priklauso nuo užimtumo ir užduočių sudėtingumo.

Iš minusų galiu išskirti tai, kad dirbant asmeniniu asistentu nuotoliniu būdu, ypač dirbant visu etatu ir atliekant daugiafunkcines užduotis, reikia nuolat palaikyti ryšį su darbdaviu, kartais prisitaikyti prie jo darbo grafiko.

Išvada

Baigdamas pasakysiu, kad profesijos paklausa ir perspektyvos yra gana didelės, samdydamas asistentą, verslininkas perka pirmiausia savo asmeninį laiką – vienintelį ribotą mūsų resursą. Ir supranta, kad nedelegavus kai kurių užduočių jo rezultatai augs daug lėčiau. Todėl nuotolinio darbo rinkoje ši profesija tampa vis populiaresnė.

Šiandien man viskas.

Iki pasimatymo kituose straipsniuose apie šią įdomią profesiją!

P.S. Jei galvojate apie asmeninio vadovo asistento darbą, komentaruose parašykite savo atsiliepimą apie šį straipsnį, su kuo sutinkate, o su kuo ne.

Jie pasakoja istoriją, kad senais laikais, prieš duodamas darbuotojui laisvą dieną, vienas viršininkas liepdavo po langais pasodinti septynis rožių krūmus, išplauti grindis, ravėti lysves, malti kavą septynias savaites ir dar daugiau. Kas žino, gal jie meluoja. Jau seniai.

„Kompetencija – tai gebėjimas atrasti ir patenkinti asmeninį viršininkų skonį“ (Laurence'as Peteris).

Tačiau kalbant apie rožių krūmus, žmonės vis tiek skirstomi į dvi kategorijas: pirmieji pareigingai eina į sodą, o antrieji bando išsiaiškinti, ką iš tikrųjų turėjo omenyje viršininkas.

Aiškinti viršininko nurodymus yra menas, bet to galima ir reikia išmokti. Į bet kurį gamybos užduotis reikia žiūrėti sąmoningai. Ir tai taip pat taikoma šventoms viršininko nurodymams: geriausios sėkmės Kartais sėkmės sulaukia tas, kuris skaito tarp eilučių ir teisingai interpretuoja savo viršininkų nurodymus.

Naudinga, kai kyla klausimas "Kodėl?" prieš viską "Kaip?", "Kada?" ir „Kas man už tai atsitiks?“, tačiau šio pirmojo klausimo nebūtina (o kartais net ir žalinga) užduoti tiesiai viršininkui. Idealiu atveju tikslas – išmokti dirbti iniciatyviai, atsimetant akivaizdžiai nereikalingas užduotis, bet tuo pačiu nekenkiant sau ir savo verslui.

Aš pats išsiaiškinsiu

Vieną dieną išslinkau papietauti su Tanya. Mokėmės kartu, o paskui pasukau žurnalistikos keliu, o ji užtikrintai žengė per gyvenimą kaip didelės kelionių agentūros generalinio direktoriaus padėjėja. Karštas maistas dar nebuvo atneštas, o iš rankinės jau primygtinai skambino mobilusis telefonas.

Tanya žaibiškai atidarė dienoraštį ir karts nuo karto kartojo: „Taip, aš tikrai! Parašiusi du puslapius, ji baigė pokalbį ir paprašė dar minutėlę susitvarkyti savo užrašus.

Ji atidžiai skaitė apie 10 sekundžių, o paskui gerą trečdalį taškų nubraukė, o pusę likusių pažymėjo pliusu. Nustebau, bet Tanya greitai taškavo i.

Paklausta, kaip tapti vadovo padėjėja, ji atsakė, kad vadovaujasi paprastu principu: prieš pradėdami užduotį, turėtumėte savęs paklausti, kam to reikia. Atsakymas į jį automatiškai perkelia daugybę instrukcijų į pasirenkamų sąrašą.

Tarkime, jei viršininkas paprašys atlikti kainų analizę tarp kelių įmonių regione, tai tikriausiai ketina remontuoti patalpas, bet dar nėra pasiruošęs jai apie tai pasakyti. Nepasiruošęs - ir nereikia, ji pati atspėjo.

Ji taip pat turi draugą statybų agentūroje, kuri suras geriausią biurą geriausia kaina, o tai reiškia, kad analizė nėra būtina (svarbiausia teisingai suformuluoti savo pasiūlymą). Rezultatas – atėmus kelias valandas kruopštaus darbo.

Kaip tapti vadovo padėjėju: psichologinis portretas

Asmeninis vadovo padėjėjas - profesija įjungta šiuo metu gana paklausus. Tai visų pirma lemia rinkos ekonomikos plėtra, nes aršios konkurencijos sąlygomis bet kurios įmonės finansinė būklė priklauso nuo teisingų ir savalaikių valdymo sprendimų.

Direktoriaus sėkmė labai priklauso nuo patikėtinio įgūdžių, verslo valdymo įgūdžių ir asmeninių savybių. Vadovo padėjėjas, kurio pareigos labai įvairios – nuo banalių biuro reikalų iki operatyvinių sprendimų, taps nepakeičiamu darbuotoju, viršininko „dešiniąja ranka“, o svarbiausia – garantu, kad pavestos užduotys bus atliktos laiku.

Rinkdamasis „dešinę ranką“, įmonės direktorius dažnai atkreipia dėmesį ne į išsilavinimą, o į asmenines žmogiškąsias savybes. Greičiausiai pirmenybė bus teikiama ne tokią didelę patirtį turinčiam, bet panašių nuomonių turinčiam žmogui, nei specialistui, turinčiam puikių rekomendacijų, tačiau kitokius gyvenimo įsitikinimus.

Vadovo padėjėjas, kurio pareigų beveik neįmanoma suformuluoti, turi mokėti skaityti mintis ir iš pirmo žvilgsnio nulemti viršininko nuotaiką. Atlikite visas užduotis, nepaisant specifikos – tai gali būti asmeninio pobūdžio užduotys. Jei esate sentimentalus žmogus ir visada viską vertinate asmeniškai, tai šis darbas ne jums.

Vadovo padėjėjas neturėtų kreipti dėmesio į viršininko nepasitenkinimą ir gedimus. Asistentas turi būti atsidavęs ir ištikimas savo viršininkams. Jo darbą, be piniginio atlygio, motyvuoja vienintelis tikslas – visos įmonės gerovės ir konkurencingumo didinimas.

Vadovo padėjėjas, kurio pareigos apima derybas ir sutarčių sudarymą, kai nėra įmonės vadovo, tam tikra prasme yra įmonės veidas. Būtent pagal tai konkurentai sprendžia apie reikalų būklę, o klientai ir partneriai priima sprendimus dėl bendradarbiavimo.

Vaizdo medžiaga straipsnio tema

Ką turėtų sugebėti kiekvienas vadovas:

Asmeninio asistento pareigos:

Kaip vyksta interviu:

Asmeninis asistentas (asistentas) - paklausus didelių įmonių vadovų, jau turinčių išplėtotą administracinio personalo personalą (priėmimas, sekretoriatas).

Jo funkcijos apima administracinę pagalbą vadovui – nuo derybų iki kelionių paketų ir lėktuvo bilietų užsakymo viršininkui ir jo šeimai. Be to, priežiūra pokalbius telefonu, vadovo dienos plano sudarymas ir jo vykdymo stebėjimas, susirinkimų organizavimas, susirašinėjimo vedimas, medžiagos pristatymui ruošimas, komandiruočių organizavimas, kitų direktoriaus nurodymų vykdymas.

Kai kalbame apie puikų asmeninį asistentą, mes kalbame apie įgimtų įgūdžių, principų ir įpročių rinkinį. Vienas iš šių įgūdžių – gebėjimas planuoti savo ir vadovo darbą. Geras vadovo padėjėjas – nepakeičiamas žmogus, atliekantis pačias įvairiausias funkcijas – nuo sekretoriaus iki vadovo pavaduotojo, patikėtinio, o kartais ir antrojo asmens įmonėje. Todėl šį darbą atliekantys aukštos kvalifikacijos ir asmeninio atsidavimo žmonės yra labai vertinami.

Neretai vadovo padėjėjais tampa sekretorės, biuro vadovai, vadovui artimų padalinių vadovai. Labai dažnai vadovo padėjėjas savo pareigas derina su kitomis funkcijomis – pavyzdžiui, vertėjo ar advokato.

Išreikškite tai visiškai darbo pareigas asmeninis asistentas yra beveik neįmanomas. Jis turi mokėti perskaityti lyderio mintis ir apsispręsti Bloga nuotaika bosas, ir nekreipti dėmesio į nepasitenkinimą, skirtą tau, kai jie paprasčiausiai jį iškraipė. Svarbiausi reikalavimai, kuriuos vadovai kelia asmeniniam asistentui, yra aukštos žmogiškosios būsimos „dešinės rankos“ savybės. Pirmo susitikimo metu vadovas labiau linkęs teikti pirmenybę žmogui, turinčiam ne tokius kuklius pasiekimus, bet su juo „ant vieno bangos ilgio“, o ne kietam specialistui, bet turinčiam grubius kraštus.

Viršininkas turi visiškai pasitikėti savo padėjėju, nes jis viską apie jį žino ir turi nemažą kiekį išskirtinės informacijos, kuri gali būti panaudota įmonės ir viršininko nenaudai. Pasitelkę asmeninį asistentą, partneriai ir klientai gali spręsti apie įmonės reikalus.

Vadovo padėjėjo vaidmuo bet kurioje organizacijoje yra didžiulis, nes nuo jo kokybiško darbo priklauso aukščiausių įmonės pareigūnų darbo valandų našumas. Jų pagalbos reikia ir aukščiausiems mažų įmonių vadovams, ir didžiausių holdingų generaliniams direktoriams. Idealiu atveju padėjėjo profesionalumas turėtų leisti darbdaviui perduoti jam didelę dalį savo pareigų, kurioms nereikia asmeninio dalyvavimo.

Pliusai ir minusaivadovo padėjėjo darbe

Pagrindinis vadovo padėjėjo darbo privalumas – galimybė įgyti neįkainojamos vadovavimo patirties bei neriboto savo savybių ir gabumų tobulėjimo perspektyva. Dirbdami kartu su protingu ir sėkmingu lyderiu galite kasdien išmokti strateginių ir taktinių verslo problemų nustatymo ir sprendimo logikos bei principų, optimalių sprendimų priėmimo, verslo derybų vedimo, konfliktų sprendimo, bendravimo su įvairaus socialinio, finansinio ir amžiaus žmonėmis. Ateityje įgytos žinios ir įgūdžiai padės tobulėti karjeros laiptais ar net pradėti savo verslą.

Tarp trūkumų yra:

sunkus darbo grafikas - režimas, kaip sakoma, 24/7/365, nes dažnai padėjėjo darbo diena trunka ilgiau nei vadovo;
kai kurie vadovai smarkiai neigiamai vertina savo padėjėjo norą pereiti į kitas pareigas, o kartais asmeniniai asistentai tampa „savo profesijos įkaitais“;
Amžiaus apribojimai: paprastai šią poziciją darbdaviai pretendentus laiko ne jaunesniais nei 25 m., o vadovo padėjėjo karjera trunka vidutiniškai iki 35-40 metų.

Koks turėtų būti profesionalus vadovo padėjėjas?

Vadovo padėjėjo portretas. Koks jis turėtų būti.

Vadovo padėjėjas yra nepakeičiamas darbuotojas vadovui. Jis atlieka tiek daug funkcijų ir turi tokias dideles galias, kad iš tikrųjų tampa antruoju asmeniu įmonėje. Iki galo suformuluoti jo darbo pareigas beveik neįmanoma. Asmeninis asistentas yra atskiras porūšis administracinių specialybių hierarchijoje. Kiekvienas darbdavys turi savo asistento idealą, tačiau yra pastovus – kiekvienam reikalingas patikimas, atsidavęs ir atsakingas asistentas, gebantis prisiimti visas organizacines ir informacines užduotis, išlaisvinantis vadovą nuo laiko gaišimo ir sumaniai sprendžiantis standartinius ir nestandartinius. problemų.

Prieš apibūdindami skirtumus, apibrėžkime administracinių pareigybių tipus. Svarbu suprasti, apie kokį administracijos profesionalą kalbame ir kokios funkcijos jam priskirtos.

Verslo asistentas (BA)(asmeninis asistentas (PA), asmeninis asistentas) – būtinas didelių įmonių vadovui ar savininkui. Paklūsta tik savo vadovui.

Asmuo „artimas imperatoriui“ dešinę ranką, patikėtinis, „pagalbininkas“. Planuoja darbo planą ir grafiką, verslo kalendorių, „nuorodą“ su išorinis pasaulis. Gali būti gidu, vertėju, aukle, namų tvarkytoja, orų prognozuotoja, paieškos sistema, kelionių agentu, gali priimti savarankiškus sprendimus.

Sekretoriaus padėjėjas– reikalingas vadovui, turinčiam įmonės kolektyvą iki 50 žmonių. Pateikia vadovui. Sekretorės funkcijų derinimas su dalinėmis vadovo padėjėjo funkcijomis. Vykdykite paprastus vadovo nurodymus.

Biuro vadovas– būtinas vidutinėms įmonėms, kuriose dirba 30 ir daugiau žmonių. Atsiskaito tiek direktoriui, tiek aukščiausiems vadovams. Atsakingas už biuro logistiką, tvarko pirminę dokumentaciją, gali atlikti sekretorės funkcijas (sutikti svečius, skambinti, dokumentų apyvarta).

Priėmimo sekretorė– būtini įmonėms, kuriose dirba 50 ir daugiau žmonių, turinčioms didelį lankytojų skaičių. Atsiskaito administracijos direktoriui, vadovo padėjėjui, biuro vadovui, vadovų komandai. Atlieka technines užduotis: susitikimas su svečiais, arbata/kava, skambučiai, bendravimas su kurjeriais/vairuotojais.

Administracinių pareigybių aprašyme, nepaisant pareigų panašumo, yra esminis skirtumas: pagrindinė sekretorės užduotis yra valdyti informacijos srautą, o asmeninio asistento – vadovo darbo našumą.

KĄ TURI GALĖTI ŽINOTI ASMENINIS PADĖJĖJAS?

Kad tiktų geriausiai aukšto lygio vadovas, PA turi turėti tam tikrų įgūdžių, savybių ir gebėjimų, charakterio tipą ir, ko gero, svarbiausia – ypatingą asmenybės tipą. Taigi, ką turėtų sugebėti „vieno žmogaus orkestras“, šis „universalus kareivis“ ir „daugiafunkcis įtaisas“?

Profesiniai įgūdžiai:

dokumentacijos tvarkymas;
laiko valdymas;
Darbo renginių organizavimas;
dirbti pavaduotoju (antrojo asmens funkcijos);
finansinis raštingumas;
sekretoriato valdymas;
verslo ryšių palaikymas;
pagalba kelionėms;
dirbti vertėju;
vadovo asmeninių reikalų tvarkymas (asmeninė pagalba)

Pažvelkime į juos atidžiau.

Dokumentacijos tvarkymas:

darbas su dokumentais yra kompetentingas pasiruošimas visais požiūriais verslo laiškai, popieriai, išrašai, sutartys, įsakymai, įvairios ataskaitos ir kt.;
prireikus redaguoti viršininko surašytus laiškus ir referatus, duoti įsakymus, rengti pristatymus ir dokumentų projektus;
darbas su paštu: rūšiuoti viršininko paštą pagal svarbą ir skubumą, žinant, kur persiųsti laiškus, kas ką turi atsakyti, kieno grakščiai klausti, o kieno griežtai reikalauti.

Laiko valdymas:

grafiko sudarymas ir planavimas, užduočių prioritetų nustatymas, grafikų sekimas;
užduočių fiksavimas ir priminimas vadovui, informavimas apie terminus, susitikimus, keliones ir kitus verslo įvykius;
optimalus vadovo darbo dienos organizavimas;
planuoti savo darbo laiką.

Darbo renginių organizavimas:

susitikimų, derybų, konferencijų, pristatymų, kuriuose reikalingas vadovo dalyvavimas, rengimas;
protokolavimas, pranešimų ir kvietimų laiškų siuntimas renginio dalyviams, informacijos apie susirinkimų rezultatus teikimas;
verslo kelionių organizavimas.

Darbas pavaduotoju (antrojo asmens funkcijos):

puikiai išmanyti ne tik pagrindines profesines žinias ir įgūdžius, bet ir turėti tam tikrų žinių įvairiose srityse;
gebėjimas vadovauti: organizuoti darbuotojus (įskaitant aukščiausius įmonės pareigūnus), daryti įtaką padalinių vadovams ir stebėti užduočių vykdymą;
prižiūrėti individualius verslo projektus;
savarankiškai išspręsti kai kuriuos verslo klausimus (pavyzdžiui, dėl tam tikrų susirinkimų surengimo);
būti vadovo atstovu verslo renginiuose, išsakyti savo poziciją ir atsakyti į klausimus;
veikti viršininko vardu, mokėti teisingai derėtis ir derėtis;
elkitės ryžtingai, nebijokite prisiimti atsakomybės.

Sekretoriato valdymas:

užduočių nustatymas vairuotojams ir kurjeriams, pirkinių pirkimas renginiams, biuro vadovo funkcijų derinimas;
sutarčių su tiekėjais sudarymas, kreipimasis į reikiamą instituciją, kad būtų operatyviai išspręstos darbo proceso techninės pagalbos problemos;
gyvybės palaikymas vadovo biurui ir priėmimo zonai.

Verslo kontaktų palaikymas:

mokėti valdyti informacijos srautus (žinoti, kas ir kada gali būti prijungtas/perduotas prie viršininko, kuris gali būti perjungtas į kitą atsakingą asmenį ir beveik visada šiuos sprendimus priimti savarankiškai);
sekti visus įvykius įmonėje;
apsaugoti vadovą nuo nereikalingų kontaktų, negadinant viršininko ir įmonės įvaizdžio;
išspręsti iškilusias problemas per trumpiausią įmanomą laiką – ir visada su teigiamu rezultatu;
Pasveikinkite įmonės klientus ir palaikykite su jais ryšį.

Pagalba kelionėms:

verslo ir kelionių organizavimas vadovams (vizos, geležinkelio ir lėktuvų bilietų užsakymas, pervežimai, viešbučiai);
sudėtingiausios skrydžių ir užsakomųjų reisų logistikos organizavimas abiem kryptimis;
asmeninis pažintis su oro linijų vadovais;
kelionių organizavimas: nuo bilietų įsigijimo, pervežimų užsakymo, vakarienės iki dovanų išrinkimo. Kiekvieną kelionę lydi konkreti programa, kelionės „scenarijaus“ rašymas – nuo susitikimų ir renginių iki tikslaus vakarienės restorane laiko pagal konkretų meniu;
rangovų ir paslaugų kitose šalyse kontrolė;
kruopštus prabangių automobilių, jachtų, verslo lėktuvų nuomos kainų stebėjimas, galimybė derėtis dėl nuolaidų.

Darbas vertėju:

vertimas verslo susitikimuose;
rašytinis dokumentų vertimas;
verslo korespondencijos vedimas užsienio kalba.

Asmeninių vadovo reikalų tvarkymas (asmeninis palaikymas). Asmeninis asistentas ne veltui vadinamas „asmeniniu“: jo funkcionalumas apima ne tik darbo užduočių, bet ir asmeninių vadovo užduočių sprendimą.

reikia naršyti įvairiose prabangių paslaugų srityse – nuo restoranų iki dovanų;
jei vadovas turi vaikų, stebėti auklių/mokytojų/kuratorių darbą, sekti būrelių/sekcijų/užsiėmimų lankomumą;
poilsio organizavimas – nuo šalių ir vietų rekomendacijų iki kasdienės maisto ir judėjimo kontrolės (įskaitant kelionių organizavimą lėktuvais, verslo lėktuvais, jachtomis, laivais);
turinio organizavimas kaimo namai, sąveika su aptarnaujančiu personalu;
medicininių renginių organizavimas (registracija į profilaktiniai tyrimai, operacijų organizavimas, tyrimai, gydymas, paskirtų vaistų vartojimo laiku kontrolė);
puikios prabangos prekių ženklų ir drabužių/avalynės/aksesuarų prekės ženklų išmanymas - aukštoji mada, ready-to-wear, bendravimas su žinomais mados dizaineriais ir užsienio mados namais, darbas su asmeniniais išmatavimais;
geriausių Rusijos skulptorių, menininkų, antikvarinių prekiautojų žinios, nes dažnai tenka pirkti jų darbus kaip dovaną;
organizuojant boso sportinius pomėgius: pagal individualų užsakymą gaminama įranga pagal asmeninius išmatavimus, naujausių aksesuarų kolekcijų įsigijimas;
stebėti naujų restoranų, golfo aikštynų atidarymą, sportinių automobilių lenktynes, lenktynių trasų tvarkaraščius ir svarbiausius svarbius įvykius;
organizuojant panašią paramą viršininko artimiesiems, jo tėvams, draugams, partneriams ir kt.

Kokias savybes turi geriausi vadovų padėjėjai?

Absoliutus atsidavimas– 22 proc. Dauguma svarbi kokybė lyderiams tai pasirodė lojalumas. Lojalumas, darbas dėl idėjos, o ne dėl pinigų, gebėjimas skaityti pirmo žmogaus mintis, nulemti viršininko blogą nuotaiką telefonu, nekreipti dėmesio į jums skirtą nepasitenkinimą, kai susikaupęs susierzinimas išsilieja dėl pavaldinių neatsakingumo. , partnerių nesąžiningumas, problemos su artimaisiais, netinkamas oras ir kt.

Išskirtinis ištikimo asistento bruožas – nuoširdus ir nuolatinis noras padėti, net jei sutartyje nenurodytas konkrečios problemos sprendimas.

Todėl vadovai, juda karjeros kelias horizontaliai arba vertikaliai jie dažnai pasiima asmeninį asistentą, su kuriuo palaiko ypatingus darbinius santykius.

Spektaklis– 20 proc. Atsakingumas, punktualumas. Čia svarbu tikslus užduoties atlikimas be iniciatyvos, iniciatyvos ar asmeninės nuomonės. Sunkumas: yra tik vienas bandymas išgirsti ir suprasti užduotį ir minimalus laikas jai aiškiai atlikti; niekas to nepakartos du kartus.

Intelektas– 19 proc. Tai iniciatyvi pozicija ir gebėjimas palaikyti pirštą ant pulso, palaikyti pokalbį su partneriais apie dabartinę politinę ir ekonominė padėtisšalyje ir pasaulyje gebėjimas suprasti, kaip veikia tos ar kitos techninės naujovės, gebėjimas atlikti daugybę užduočių, išradingumas, greita reakcija netipinėse situacijose, išradingumas, greitas sąmojis, analitinis protas.

Gebėjimas saugoti informaciją– 13 proc. Pasitikėjimo asmeniniu asistentu laipsnis, kaip taisyklė, yra labai aukštas: jam patikiamos mokėjimo kortelės ir PIN kodai, įvairi konfidenciali informacija, padėjėjai dalyvauja sprendžiant asmeninio vadovo gyvenimo problemas. Raktas į pasitikėjimą – išlaikyti pavaldumą, išklausyti įgūdžius ir išlaikyti konfidencialumą.

Kontaktai– 11 proc. Ryšiai, reikiamų žmonių/organizacijų duomenų bazė. Svarbios asmeninės pažintys su restoranų, jachtų centrų ir oro linijų, viešbučių, fondų, VIP klubų vadovais – tai leidžia greitai ir efektyviai išspręsti viršininko problemas.

Bendravimo įgūdžiai– 8 proc. Mobilumas, efektyvumas, prisitaikymas, gebėjimas rasti bendra kalba su visiškai skirtingo statuso žmonėmis. Asmeninis asistentas pagrįstai laikomas bendravimo genijumi. Jis gali laimėti beveik bet kurio žmogaus palankumą, pastatyti į savo vietą grubų žmogų, išspręsti bet kokį konfliktą ir tuo pačiu išlikti žaviu bei gerbiamu žmogumi.

Darboholizmas– 5 proc. Gebėjimas aktyviai dirbti nereguliariomis darbo valandomis.

Iniciatyva– 2 proc. Iniciatyvumas – tai stabili asmenybės savybė, turinti sąmoningą ir ryžtingą norą ką nors įgyvendinti ar transformuoti. Vadovai pastebėjo, kad asistento iniciatyva trukdo valdymo procesui ir sukelia diskomfortą viršininkui, nes jei padėjėjas gali organizuoti savo viršininką, apginti savo poziciją bendraudamas su juo, būti įtikinamas ir konstruktyvus, tada neaišku, kas yra viršininkas.

Asistento užduotis yra ne noras tapti sėkmingu verslo padaliniu su idėjomis, o noras padėti vadovui tiksliai vykdant užsakymus ir įgyvendinant jo iniciatyvas.

Išvaizda. Daugumai vadovų išvaizda nėra svarbi – greičiau atvirkščiai: jie stengiasi vengti ryškių, „dekoratyvių“ padėjėjų, kurie viešumoje atrodys komiškai. rimtas verslas su patikimais klientais. Viename skelbime iš dešimties yra paminėjimų apie „prezentuojamą“ išvaizdą. Dažniausiai tokios laisvos darbo vietos atsiranda iš mažos įmonės. Yra laisvų asmeninių savininkų padėjėjų darbo vietų didelės įmonės Apie išvaizdą nekalbama.

Asistento portretas, anot vadovų, yra atsidavęs, protingas atlikėjas, vidutiniškai bendraujantis, nekalbus ir efektyvus.

Kokias asmenines savybes turėtų turėti asistentas:

gebėjimas paklusti, jausti nuotaiką;