Первичные документы по учету материально-производственных запасов. Документальное оформление операций по движению мпз Документы складского учета материально производственных запасов

Приходные документы.

Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов.

При поступлении материалов на склад материально ответственное лицо (завскладом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика (спецификации, отвесы, накладные, сертификаты, удостоверения). При полном соответствии количества фактически поступивших МПЗ документам выписывается приходный ордер (М-4). Разрешается не выписывать этот ордер, а ставить на документах поставщика штамп с основными реквизитами приходного ордера. Заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера.

Если поставщик доставляет материалы транспортом со своего склада, то он выписывает товарно-транспортную накладную (ф. № М-5, М-6).

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т.д.), приемку осуществляет Комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов.

Акт о приемке материалов (М-7) применяется для оформления поступивших МПЗ без платежных документов или в случае расхождений с данными сопроводительных документов поставщика. Акт составляется приемной комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, завскладом и представителя отдела снабжения предприятия. Акт составляется в 2-х экземплярах. 1-й направляется в бухгалтерию, второй – в отдел маркетинга для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. В случае составления приемного акта приходный ордер не оформляется.

Приходные документы составляются в день поступления МПЗ. Контроль за своевременным оприходованием прибывших грузов осуществляется согласно решению руководителя организации соответствующими подразделениями (службой снабжения, бухгалтерской службой и т.п.) и должностными лицами.

Материалы, закупленные подотчетными лицами, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое оформляются накладными на внутреннее перемещение материалов (М-11).

Недостачи и порча, выявленные при приемке поступивших в организацию материалов, учитываются в следующем порядке:

а) сумма недостач и порчи в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих или испорченных материалов на продажную цену поставщика. Другие суммы, в том числе транспортные расходы и НДС, относящиеся к ним, не учитываются.

Сумма недостач и порчи списывается:

Д 94 К 60, 76.

Одновременно недостающие или испорченные материалы списываются со счета 94 (К-т) и относятся на ТЗР или на счета отклонений в стоимости материальных запасов (16).

Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи. Одновременно на эту сумму уменьшается сумма потерь от порчи;

б) недостачи и порча материалов сверх норм естественной убыли учитываются по фактической себестоимости.

Фактическая себестоимость недостач и порчи сверх норм естественной убыли учитывается:

Д 76 субсчет 2 «Расчеты по претензиям» К 60.

При оприходовании поступивших от поставщиков недостающих материалов, подлежащих оплате покупателем, соответственно уменьшается стоимость материалов, ТЗР и НДС, включенные в фактическую себестоимость недостачи и порчи.

Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды, хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонт), реализацию на сторону лишних материалов.

К ним относятся:

Лимитно-заборные карты (М-8, М-9);

Требование-накладная (М-11);

Накладная (М-15).

Лимитно-заборные карты выписываются подразделениями, выполняющими снабженческие или планирующие функции, в двух или трех экземплярах сроком на один месяц (квартал). Один экземпляр лимитно-заборной карты до начала месяца (квартала) ее действия передается подразделению организации - получателю материалов, второй экземпляр - соответствующему складу. Третий экземпляр (если он оформляется) остается в подразделениях, выполняющих снабженческие или плановые функции для контроля.

Кладовщик отмечает в обоих экземплярах лимитно-заборной карты дату и количество отпущенных материалов, которые подтверждаются подписями получателя и заведующего складом (кладовщика). В конце месяца (квартала) лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию.

Материально ответственные лица ведут карточки складского учета материалов (М-12). Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их завскладом. По мере поступления МПЗ на склад кладовщик выписывает приходный ордер или др. документ и регистрирует его в карточке. На основании расходных документов в карточке регистрируется расход материалов.

В установленные сроки кладовщик составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов (М-13). Бухгалтер материального отдела принимает документы при реестрах, проверяет правильность отражения основных реквизитов документов в карточках складского учета (номенклатурный номер, количество, остаток) и заверяет проверку своей подписью, после чего карточка приобретает силу бухгалтерского регистра.

Работник бухгалтерии должен проводить на складах контрольные, выборочные проверки фактического наличия остатков материалов. О выявленных нарушениях в работе материально ответственных лиц и по результатам выборочной проверки замечания вносятся в специальный журнал склада и докладываются главному бухгалтеру.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:

а) излишки запасов приходуются по рыночным ценам и одновременно их стоимость относится на финансовые результаты:

б) суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю ТЗР, относящуюся к этому запасу.

В бухгалтерском учете недостача отражается:

Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К 10 – в части договорной (учетной) цены запаса;

Д 94 К 16 – при использовании в учетной политике организации счетов заготовления и приобретения материалов к счетам учета запасов в части доли ТЗР.

Недостача запасов и их порча списывается со 94 в пределах норм естественной убыли на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу; сверх норм – за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи запасов и их порчи списываются на финансовые результаты.

Федеральное агентство по образованию РФ

ГОУ СПО «Алтайский техникум информатики и вычислительной техники»

ОТЧЁТ

по дисциплине: «Бухгалтерский учёт»

на тему: «Учёт материально-производственных запасов»

Выполнила

студентка группы 3И2

Пономаренко О.С.

Проверила Магаляс Н. С.

Славгород 2006

Введение

1. Аналитический учёт

1.1 Документация по учёту движения материалов

1.2 Организация учёта материалов на складе

1.3 Организация учёта материалов в бухгалтерии

2. Синтетический учёт

3. Инвентаризация материалов

Заключение

ВВЕДЕНИЕ

Учёт материально-производственных запасов (МПЗ) регламентируется ПБУ 5/01 «Учёт МПЗ», утверждённый приказом Минфина РФ от 08.06.01 № 44н.

МПЗ – часть имущества организации, которая используется для производства (материалы), для продажи (товары, готовая продукция) и для управления организацией. Основная часть МПЗ (материалы) используется в качестве предметов труда в производственном процессе. Они целиком потребляются в каждом производственном цехе и полностью переносят свою стоимость на стоимость производимой продукции.

В зависимости от той роли, которую играют разные производственные запасы в процессе производства, МПЗ делятся на группы:

1) сырьё и материалы;

2) вспомогательные материалы;

3) покупные полуфабрикаты;

4) возвратные отходы производства;

5) топливо;

6) тара и тарные материалы;

7) запасные части;

8) инвентарь и хозяйственные принадлежности сроком использования не более 12 месяцев;

9) специальные инструменты, приспособления, оборудование, одежда.

Материальные запасы приходуются и хранятся на складах предприятия на основании соответствующих первичных документов. Материалы со склада предприятия отпускаются на производственное потребление, различные хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), а также на сторону для переработки и в порядке реализации как излишние и ненужные.

Первичные документы по учёту материально-производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, т.к. являются его основой. По первичным документам осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Все первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы) и код формы;

2) дату составления;

4) измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

5) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровку.

Для обеспечения сохранности материально-производственных запасов, правильной приёмке, хранения и отпуска ценностей важное значение имеет наличие на предприятии в достаточном количестве складских помещений, оснащённых весовыми и измерительными приборами, мерной тарой и другими приспособлениями. Необходимо также внедрение эффективных форм предварительного и текущего контроля за соблюдением норм запасов и расходования материальных ресурсов.

бухгалтерский учет материальный имущество

1. АНАЛИТИЧЕСКИЙ УЧЁТ

1.1 Документация по учёту движения материалов

Сырьё и материалы поступают от поставщиков, подотчётных лиц от списания пришедших в негодность основных средств и в других случаях. На поставку материалов предприятие заключает договор с поставщиком. Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по договору своевременности поступления и оприходованности материалов осуществляет отдел снабжения. С этой целью он ведёт журнал учёта поступающих грузов форма № М-1.

Приёмка материалов может осуществляться на складе поставщика, на станции, складе покупателя. Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору дают доверенность форма № М-2. При приёмке материалов экспедитор производит количественную и качественную проверку. В случае недостачи веса или массы при проверке товаров на станции (повреждение тары, порча) составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий транспортирующей организации или поставщику. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад заведующему, который проверяет соответствие количества и качества материалов с данным счётом поставщика.

Принятые кладовщиком материалы оформляются в приходном ордере форма № М-4 (Приложение 1). В нём указывается дата составления, наименование организации и поставщика, наименование материальных ценностей, номенклатурный номер, единица измерения, количество материалов по документу и наличие принятых, стоимость материалов по оптовой цене с учётом и без учёта НДС. В приходном ордере ставятся подписи лиц, принявших и сдавших материалы. Приходный ордер составляется на каждый материал в отдельности.

Когда количество и качество материалов не соответствует данным счёта поставщика, проверку материалов производит комиссия и оформляет в двух экземплярах акт о приёмке материалов форма № М-7 (Приложение 2), который служит основанием для предъявления претензий поставщику. Его составляют при приёмке материалов, поступающих на предприятие без счёта поставщика (неотфактурованная поставка). В акте указываются дата составления, отправитель и поставщик (организация), наименование груза (материалы), вес отправителя и вес дороги, номенклатурный номер, единица измерения, количество материалов по документам и оптовая цена. В акте отмечают количество годных материальных ценностей и их сумму. Пишется заключение комиссии, если существуют брак, недостачи или излишки. Указываются должность и подписи лиц, входящих в комиссию. Акт подписывает заведующий складом.

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то оформляются товары на транспортную накладную в четырёх экземплярах. Материалы, полученные от разборки, демонтажа зданий и сооружений, приходуют на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35).

Подотчётные лица приобретают материалы от различных организаций. Документом, подтверждающим стоимость приобретённых материалов, является товарный счёт (акт, справка), составленный подотчётным лицом. В нём указывается дата, место покупки, наименование, количество и цена материалов.

1.2 Организация учёта материалов на складе

Для обеспечения сохранности материалов создаются специальные склады для хранения материальных ценностей. Каждому складу присваивается номер, который указывается в документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, приборами и мерной тарой.

На складах материальные ценности размещены по секциям. Внутри их – по группам, сортам, маркам, штабелям, ящикам, стеллажам, полкам, ячейкам, что обеспечивает быструю проверку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса.

Учёт материалов на складе осуществляется заведующим складом (кладовщиком), который является материально-ответственным лицом. Единицей учёта является номенклатурный номер, который присваивается каждому наименованию, сорту материальных ценностей. Номенклатурный номер записывается в специальный реестр, который называется номенклатурой ценника. Кроме этого указывают наименование материальных ценностей, учётную цену, единицу измерения. На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. На ярлыке указывается наименование материала, номенклатурный номер, единица измерения, цена и лимит наличия материалов.

Учёт движения и остатка материалов на складе по каждому номенклатурному номеру ведётся в карточке складского учёта форма № М-17 (Приложение 6). На каждый номенклатурный номер в бухгалтерии открывают отдельную карточку, которой осуществляют учёт только натуральным выражением. После этого карточку передают на склад, и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов на основании первичных документов по приходу и расходу материалов в день совершения операции. Кроме этого в карточке указываются наименование материала, цена, единица измерения, дата записи, от кого получены или кому отпущены материалы, подпись старшего бухгалтера и заведующего складом.

Карточки складского учёта хранятся на складе в картотеке по учётным группам, а внутри них – по номенклатурным номерам. Периодически бухгалтер материальной группы проверяет ведение карточек, условия хранения материальных ценностей.

Кладовщик в установленные графиком сроки сдаёт в бухгалтерию первичные документы и составляет реестры сдачи документов форма № М-13 по приходу и расходу материалов (Приложение 7) с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся. В реестре сдачи документов подсчитывается итоговая сумма (цена без учёта НДС) и итоговое количество документов. Ставятся подписи заведующего складом и старшего бухгалтера материальной группы.

В конце каждого месяца из бухгалтерии кладовщику передают книгу остатков материалов по этому складу (Приложение 8). Кладовщик должен перенести из карточек в эту книгу данные об остатках по каждому наименованию материалов по состоянию на первое число каждого месяца. После чего книга передаётся в бухгалтерию, где количество по каждому материалу умножают на цену и получают суммированием остаток материалов в денежном выражении. В книге остатков материалов указывается номер страницы, номенклатурный номер, наименование материалов по группам, единица измерения, норма запаса, цена, количество остатков материалов, подсчитывается сумма.

Первичный бухгалтерский документ - письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Напоминаем, что Федеральный закон №129-ФЗ предусматривает два вида первичных бухгалтерских документов: унифицированные первичные документы или первичные документы, разработанные организацией самостоятельно. Для второй категории первичных бухгалтерских документов обязательным требованием является наличие всех обязательных реквизитов, перечисленных в пункте 2 статьи 9 Федерального закона №129-ФЗ.

Унифицированные формы первичных учетных документов по учету материалов утверждены Постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 года №71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве». Следует обратить внимание на то, что утвержденные этим документом унифицированные формы по учету труда и его оплаты, основных средств, утратили силу и в настоящее время не действуют.

Номер формы	Наименование формы
	Доверенность
	Доверенность
	Приходный ордер
	Акт о приемке материалов
	Лимитно-заборная карта
	Требование-накладная
	Накладная на отпуск материалов на сторону
	Карточка учета материалов
	Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений

Документальное оформление поступления сырья и материалов, конечно же, зависит от способа их поступления в организацию. Поставщиками выступают промышленные и сельскохозяйственные организации, торговые и посреднические структуры, индивидуальные предприниматели, физические лица. Кроме того, сырье и материалы могут поступать в организацию и от подотчетных лиц, в том случае, если сырье и материалы приобретаются за наличный расчет.

В крупных организациях, как правило, существует специальная служба снабжения, обеспечивающая своевременное поступление сырья и материалов.

Доставка МПЗ может осуществляться от поставщиков несколькими способами: силами поставщика (централизованные поставки), силами самой организации (самовывоз) и с привлечением транспортных организаций. Независимо от вида доставки поставщик обязан выдать организации – покупателю комплект всех необходимых документов: счета-фактуры, накладные, товарно-транспортные накладные (далее - ТТН) и другие. Причем к указанным документам должны прикладываться документы, подтверждающие качество приобретенных МПЗ, например, сертификаты соответствия.

При централизованных поставках МПЗ приемка сырья и материалов осуществляется непосредственно на складе организации-покупателя. В том случае, если организация самостоятельно вывозит приобретаемые ценности, то приемка осуществляется на складе поставщика. В этом случае представитель организации-покупателя обязан предъявить поставщику доверенность (формы №М-2, №М-2а) и документ, удостоверяющий личность.

Пример 1.

Организация «А» для осуществления производственной деятельности закупает ткани у организации «Б», с которой заключен договор на поставку ткани. Материалы, необходимые организации «А» закупает работник отдела снабжения Федоров И.П. с последующим их получением на складе поставщика.

Для получения материалов бухгалтер организации «А» должен выдать Федорову И.П. доверенность, в которой указывается перечень материалов, подлежащих получению.

Окончание примера.

Доверенность выписывается в одном экземпляре и выдается работнику - получателю материалов под расписку.

Учет доверенностей по форме №М-2а ведут организации, у которых получение материальных ценностей по доверенностям носит массовый характер. Выдача доверенностей этой формы ведется с использованием журнала учета выданных доверенностей с заранее пронумерованными и прошнурованными листами.

· № доверенности;

· дата выдачи доверенности;

· срок действия;

· должность и фамилия лица, которому выдана доверенность;

· наименование поставщика;

· № и дата наряда (счета, спецификации и другого заменяющего наряд документа) или извещения;

· расписка лица, получившего доверенность и другие.

После регистрации доверенности в журнале работник организации, получающий материально-производственные ценности, обязан расписаться в доверенности.

При использовании формы №М-2 отрывная часть доверенности выдается работнику, получающему материальные ценности, а корешок с его подписью остается в бухгалтерии организации.

Таким образом, доверенности по форме №М-2 регистрируются на корешках, которые подшиваются в хронологическом порядке, формируя книгу. На последнем листе книги, составленной из корешков доверенностей, (за месяц, квартал либо год) делается надпись за подписью главного бухгалтера: «В настоящей книжке пронумеровано _____ листов» (количество листов пишется прописью).

Однако учет доверенностей можно вести и другим способом, при котором чистые бланки доверенностей нужно предварительно сброшюровать и пронумеровать в книгу (по 50 или 100 штук), а затем по мере заполнения каждую доверенность отрывать, оставляя в книге корешок.

Если сотрудник организации по каким либо причинам не получил материальные ценности и вернул доверенность в бухгалтерию организации, то в корешке книжки доверенностей или в журнале доверенностей (в зависимости от формы доверенности) делается запись: «Не использована».

Возвращенные неиспользованные доверенности хранятся в бухгалтерии организации до конца отчетного года, а затем уничтожаются, при этом составляется соответствующий акт.

Чаще всего доверенность выписывается на 10-15 календарных дней. Если материалы систематически получают у одного и того же поставщика, то доверенность можно оформлять на месяц.

В соответствии со статьей 186 Гражданского кодекса Российской Федерации максимальный срок действия доверенности - три года. Если в доверенности не указан ее срок действия, то она сохраняет силу в течение года. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

Приходный ордер (форма М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Составляется приходный ордер на фактическое количество поступивших материальных ценностей материально ответственным лицом в одном экземпляре в день поступления ценностей на склад.

В некоторых случаях в интересах производства материальные ценности целесообразно направлять непосредственно в соответствующие подразделения организации, минуя склады. Тем не менее, такие материальные ценности в учете отражаются как поступившие на склад и переданные в цех или на участок. В первичных приходных документах делается отметка о том, что материальные ценности выданы подразделениям транзитом, то есть без завоза на склад или в кладовую. Следует учесть, что перечень материалов, которые могут транзитом направляться в подразделения и на участки организации, должен быть определен и оформлен приказом.

Материальные ценности, поступающие на склад организации, должны подвергаться тщательной проверке в отношении их соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанных в документах поставщика.

При полном соответствии сведений в сопроводительных документах поставщика и фактически поступивших материалов, приходный ордер по форме №М-4 можно и не оформлять, а только проставить на документах поставщика штамп, в оттиске которого следует заполнить те же реквизиты, что и в приходном ордере. Наличие такого штампа приравнивается к приходному ордеру.

Такой порядок предусмотрен Методическими указаниями №119н.

В том случае, если поступающие материальные ценности содержат драгоценные металлы и камни, в данной форме заполняется графа «Номер паспорта».

Акт о приемке материалов (форма №М-7) применяется в следующих случаях:

Для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение;

Для оформления приемки материальных ценностей, имеющих расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика;

Для оформления приемки материалов, поступивших без документов.

Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Акт составляется комиссией, в состав которой в обязательном порядке входит материально ответственное лицо, представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

Приходные ордера и акты о приемке материалов должны составляться в день их поступления. В некоторых случаях, когда отдельные партии материалов находятся в процессе технической приемки или лабораторного испытания, материалы принимаются на ответственное хранение. В этом случае заведующий складом или кладовщик делает записи о таких материалах в специальную книгу. Записи в данной книге ведутся с подразделением материалов: «Материалы, ожидающие приемки» и «Материалы, принятые на ответственное хранение». На складах и в кладовых такие материалы должны храниться обособленно и до выяснения результатов приемки расходование их не допускается.

Следует обратить внимание, что сдаче на склад подлежат и материалы, закупленные подотчетными лицами. Принятие к учету таких материалов производится в общеустановленном порядке на основании счетов и чеков организаций и квитанций к приходному ордеру при покупке материалов за наличный расчет в других организациях, закупочного акта при покупке материалов у населения, то есть на основании документов, подтверждающих покупку. Данные документы должны быть в обязательном порядке приложены к авансовому отчету подотчетного лица.

Материальные ценности могут выбывать со склада в производство, а также в случае их продажи и выбытия по иным причинам.

Отпуск материала в производство – это выдача материалов со склада, кладовой, непосредственно для изготовления продукции, выполнения работ и оказания услуг, а также для управленческих нужд организации.

В зависимости от того, как организована структура складского хозяйства, материалы отпускаются в соответствии с установленными нормами и в соответствующих единицах измерения следующим образом:

ü либо на склады подразделений организации и уже оттуда непосредственно в производство – на участки, в бригады и на рабочие места:

ü либо непосредственно в подразделения, если в них отсутствуют склады.

Следует обратить внимание, что кладовщики отпускают материалы со склада строго определенным работникам. Списки лиц, которые имеют право на получение материалов со складов, а также образцы их подписей, должны быть согласованы с главным бухгалтером организации и доведены до сведения материально-ответственных лиц, осуществляющих отпуск материалов.

Порядок отпуска материалов в производство со складов подразделений непосредственно на участки, в бригады и на рабочие места производится в порядке, который устанавливается руководителем подразделения.

Рассмотрим, какими первичными документами оформляется выдача материалов со склада.

Выше мы отметили, что выдача материалов может производиться в соответствии с установленными нормами. В таком случае отпуск материалов в производство должен производится на основе предварительно установленных лимитов. Такие лимиты устанавливаются на основе норм расхода материалов и производственных программ, разработанных в организации.

Для оформления отпуска материалов по утвержденным лимитам применяется Лимитно-заборная карта (форма №М-8) . Данный документ применяется также для текущего контроля соблюдения установленных лимитов отпуска материалов, а также является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Выписку лимитно-заборной карты производят подразделения организации, на которые возложены функции снабжения или планирования.

На каждое наименование материала выписывается два экземпляра документа, один из которых до начала месяца передается структурному подразделению, получающему МПЗ для производства продукции (работ, услуг), а другой – складу.

При выдаче материалов кладовщик отмечает в обоих экземплярах документа дату и количество отпущенных материалов и выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте получателя расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада – получатель.

В случае необходимости с разрешения руководителя организации, главного инженера или иных уполномоченных лиц допускается сверхлимитный отпуск материалов, а также замена одних видов материалов другими.

После использования лимита склад сдает свои экземпляры документа в бухгалтерию.

Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов в карточках учета материалов (форма №М-17). Лимитно-заборная карта выписывается в таком случае в одном экземпляре и на ее основании проводится операция отпуска материалов. Кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов – в карточке учета материалов.

В процессе осуществления хозяйственной деятельности материальные ценности поступают на склады и в кладовые не только от поставщиков. Осуществляется также их внутреннее перемещение из подразделений организации в кладовые и на склады. Пунктом 57 Методических указаний №119н установлено, что сдача подразделениями материалов на склады должна оформляться накладными на внутреннее перемещение материалов (форма №М-11)в случаях когда:

· продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;

· осуществляется возврат материалов подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;

· производится сдача отходов производства продукции (выполнения работ), а также сдача брака;

· осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств;

· других аналогичных случаях.

Требование-накладная (форма №М-11) применяется в тех случаях, когда материальные ценности перемещаются между структурными подразделениями организации или между материально ответственными лицами. Требование-накладная заменяет выписку лимитно-заборной карты, в том случае если отпуск МПЗ в производство не носит массовый характер и лимиты такого списания в организации не установлены.

Накладная составляется материально ответственным лицом того структурного подразделения, которое сдает материальные ценности. Первый экземпляр накладной служит основанием сдающему складу для списания ценностей, на основании второго экземпляра принимающий склад принимает эти ценности к учету. Накладная подписывается материально ответственными лицами и сдающего, и принимающего подразделения и сдается в бухгалтерию для учета движения материалов.

Следует обратить внимание, что этими же накладными оформляется сдача на склад полученных по требованию, но неизрасходованных материалов, а также сдача отходов и брака из производства.

В том случае, когда отпуск материалов подразделениям осуществляется без указания назначения использования материалов, такой отпуск также учитывается как внутреннее перемещение, а материалы считаются выданными в подотчет получившему их подразделению. Подразделение, получившее материалы, на фактически израсходованное количество материалов составляет акт расхода. Конкретный порядок составления акта расхода, а также перечень подразделений, которые могут его применять, устанавливается организацией. В данном акте должны быть отражены:

ü наименование полученных материалов;

ü количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию;

ü номер и (или) наименование заказа, изделия, продукции, на изготовление которого материалы израсходованы;

ü количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ.

Составленный акт является основанием для списания материалов с подотчета получившего их подразделения.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма №М-15) применяется для учета отпуска материальных ценностей:

Подразделениям своей организации, расположенным за пределами ее территории;

Сторонним организациям на основании договоров и других документов.

Накладную выписывает работник структурного подразделения на основании договоров, нарядов и других документов при предъявлении заполненной в установленном порядке доверенности на получение материальных ценностей.

Первый экземпляр накладной передают складу для отпуска материалов, а второй экземпляр – получателю материалов.

Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов в Карточках учета материалов (форма №М-17) . Кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов – в карточке учета материалов.

При оформлении отпуска материалов без оформления расходных документов, карточки складского учета в конце каждого месяца сдаются в бухгалтерию по реестру. На основании карточек работники бухгалтерской службы составляют соответствующие учетные регистры, после чего карточки складского учета возвращаются на склад.

Учет возврата материалов, не использованных в производстве, ведется в этой же форме, причем никаких дополнительных документов при этом не составляется.

Как правило, в крупных организациях осуществляется централизованная доставка материалов со складов организации на склады подразделений и непосредственно на участки и рабочие места подразделений. В этом случае составляется специальный оперативный документ на отпуск – план - карта. В нем отражаются установленные лимиты и календарные сроки подачи материалов в подразделения. Форма план - карты не предусмотрена альбомами унифицированных форм первичных учетных документов и должна быть разработана организацией самостоятельно. Работник склада на основе этого документа выписывает накладную на отпуск материалов в пределах установленного лимита. В данном случае может применяться Требование – накладная (форма №М-11), Накладная (форма №М-15).

Во всех первичных учетных документах на отпуск материалов со складов и кладовых в подразделения организации должны быть указаны:

ü наименование материала;

ü количество материала, его цена и общая сумма;

ü назначение материала (наименование заказа, изделия, продукции, для изготовления которого отпускаются материалы, либо наименование затрат).

Для оформления принятия к учету материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ, применяется Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма №М-35) , составляемый в трех экземплярах.

Акт составляется и подписывается комиссией, в состав которой входит представитель заказчика и подрядчика. Если демонтаж выполнен собственными силами, составляется Приходный ордер по форме №М-4, применяющийся для учета материалов, поступающих как от поставщиков, так и из переработки.

Продажа организацией материально-производственных запасов физическим и юридическим лицам в соответствии с пунктом 120 Методических указаний №119н оформляется соответствующим подразделением организации, осуществляющим снабженческо-сбытовые функции, либо должностным лицом, выполняющим аналогичные функции, путем выписки накладной на отпуск материалов (форма №М-15) на сторону.

Поступление и выбытие товарно-материальных ценностей может производиться по товарно-транспортной накладной (форма №Т-1) в том случае, если доставка осуществляется автомобильным транспортом. ТТН является унифицированным документом, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

ТТН составляется в четырех экземплярах, но по соглашению автотранспортной организации и грузоотправителя может быть составлена и в пяти экземплярах. Каждый экземпляр ТТН должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.

ТТН составляется отправителем груза для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.

Если на одном автомобиле перевозятся грузы нескольким получателям, то ТТН выписывается на каждую партию груза каждому получателю отдельно.

Как правило, ТТН оформляется грузоотправителем, но соглашением может быть предусмотрено оформление ТТН и автотранспортной организацией, осуществляющей перевозку грузов.

Если же накладная оформлена грузоотправителем, то автотранспортные организации имеют право проверять сведения, указанные в ТТН. Если перевозчиком выявлено недостоверное заполнение грузоотправителем ТТН, то груз к перевозке не принимается.

Прием грузов к перевозке подтверждается подписью шофера-экспедитора во всех экземплярах ТТН, при этом грузоотправитель не имеет права требовать, чтобы шофер принял груз по каким-либо другим документам, кроме ТТН.

Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.

Второй, третий и четвертый экземпляры ТТН вручаются шоферу, из них:

Второй экземпляр сдается грузополучателю и предназначается для принятия к учету товарно-материальных ценностей;

Третий экземпляр прилагается к счету за перевозку и служит основанием для расчета автотранспортной организации с грузоотправителем (грузополучателем);

Четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

При сдаче груза шофер предъявляет три экземпляра ТТН грузополучателю, который удостоверяет в накладной прием груза своей подписью и печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия и убытия автомобиля.

ТТН состоит из товарного и транспортного разделов. Товарный раздел служит для списания товарно-материальных ценностей со склада грузоотправителя и принятия их к учету грузополучателем, транспортный раздел служит для учета транспортных работ и проведения расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов.

Передача готовой продукции в торговое подразделение организации оформляется требованием-накладной (форма №М-11), утвержденной Постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 года №71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве», а ее продажа и передача покупателям – накладной формы №М-15.

При продаже готовой продукции через структурное подразделение (магазин, торговый дом, павильон) производственные организации могут использовать следующие первичные документы «Товарный отчет» и «Ведомость движения готовой продукции и товаров». Формы указанных документов содержатся в Приложении №5 к Методическим указаниям №119н.

Товарный отчет состоит из двух разделов: «А» и «Б».

В разделе «А» отражается движение готовой продукции и покупных товаров, в разделе «Б» - движение наличных денежных средств. Составляется указанный отчет либо заведующим торговым подразделением, либо материально-ответственным лицом в двух экземплярах. Период, за который составляется товарный отчет, не должен превышать 1 календарный месяц. Как правило, в торговых подразделениях эти документы составляются подекадно. В разделе «А» материально-ответственное лицо отражает остатки и движение готовой продукции и товаров в количественном выражении с указанием наименований, номеров и дат приходных и расходных документов, а также «Расход» и «Остаток на конец месяца» в продажных ценах (включая налог на добавленную стоимость).

Раздел «Б» содержит информацию об источниках поступления и выбытия наличных денежных средств: выручка от продажи готовой продукции и товаров, сдача денежных средств в кассу своей организации, инкассаторской службе, недостачи и излишки наличных денежных средств и так далее.

Затем (в установленные сроки) товарный отчет вместе с приходными и расходными товарными и денежными документами передается в бухгалтерию организации на проверку. Принимая отчет, бухгалтер делает об этом отметки на обоих экземплярах отчета. Первый экземпляр отчета с документами остается в бухгалтерии организации, второй экземпляр возвращается материально ответственному лицу.

Если при проверке отчета обнаружены ошибки, то вносятся соответствующие исправления. Внесение исправлений согласовывается с материально-ответственным лицом. Если материально-ответственное лицо согласно с вносимыми изменениями в отчет, то он должен исправленную сумму остатка готовой продукции, товаров и наличных денег на конец периода, подтвердить своей подписью.

После принятия отчета бухгалтерия заполняет графу «По фактической себестоимости» – по готовой продукции и товарам, после чего данные товарного отчета заносятся в учет.

К товарному отчету прилагается «Ведомость движения готовой продукции и товаров», в которой отражаются приход и расход готовой продукции и товаров, с указанием их наименований, отличительных признаков и номенклатурных номеров (если они имеются), единицы измерения, количества, цены и суммы по продажным ценам (включая налог на добавленную стоимость). Если приход или расход готовой продукции и товаров оформлен документами с отражением вышеуказанных показателей, они в ведомости могут отражаться с указанием только общих (итоговых) сумм.

В ведомости указываются итоговые суммы отдельно по приходу и расходу.

Данные по фактической себестоимости и (или) покупным ценам заполняются отделом торговли или бухгалтерской службой.

Таким образом, на основе данных товарного отчета бухгалтерской службой ежемесячно формируются данные о фактической себестоимости, поступившей и проданной продукции, а также стоимость остатка готовой продукции на конец месяца.

Более подробно с вопросами, касающимися первичных документов, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR - ИНТЕРКОМ - АУДИТ» «Первичные документы».

Более подробно с вопросами, касающимися документального оформления движения сырья, материалов, полуфабрикатов, спецодежды и спецоснастки , Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR - ИНТЕРКОМ - АУДИТ» «М атериально-производственные запасы ».

Принцип дифференциации выплат пособий по временной нетрудоспособности в зависимости от трудового стажа.

Принцип приоритета профилактических мер в рамках института обязательного медицинского страхования.

Право на бесплатное медицинское обслуживание в РФ.

Принцип соизмерения размеров пенсий в РФ с прожиточным минимумом.

Право на социальное обеспечение для иностранцев, постоянно проживающих на территории России.

Принципы социального обеспечения в законодательстве Европейских стран (по выбору).

Принцип всеобщности социального обеспечения, независимо от пола и возраста.

Проблема реализации принципа равенства граждан перед законом в ПСО.

В качестве материально-производственных запасов (МПЗ) принимаются ак­тивы:

Используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве про­дукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания ус­луг);

Предназначенные для продажи;

Используемые для управленческих нужд организации.

Готовая продукция является частью МПЗ, предназначенных для продажи.

Товары также являются частью МПЗ, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц и предназначенных для продажи.

Движение МПЗ в организации - это поступление, внутреннее перемеще­ние и отпуск их на сторону.

Для отражения операций с материалами применяются в основном первич­ные документы унифицированной формы, утвержденные постановлением Гос­комстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

Перечень унифицированных форм учетной документации

по учету материалов

Для отражения операций с товарами применяются в основном первичные документы унифицированной формы, утвержденные постановлением Госком­стата России от 25 декабря 1998 г. N° 132

Перечень унифицированных форм учетной документации по учету товаро

Наименование формы	Номер формы
Акт о приемке товаров	ТОРГ-1
Ант об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей	ТОРГ-2
Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импорт­ных товаров	ТОРГ-3
Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика	ТОРГ-4
Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика	ТОРГ-5
Акт о завесе тары	ТОРГ-6
Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары	ТОРГ-7
Заказ - отборочный лист	ТОРГ-8
Упаковочный ярлык	ТОРГ-9
Спецификация	ТОРГ-10
Товарный ярлык	ТОРГ-11
Товарная накладная	ТОРГ-12
Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары	ТОРГ-13
Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли)	ТОРГ-14
Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей	ТОРГ-15
Акт о списании товаров "	ТОРГ-16
Приходный групповой отвес	ТОРГ-17
Журнал учета движения товаров на складе	ТОРГ-18
Расходный отвес (спецификация)	ТОРГ-19
Акто подработке, подсортировке, перетаривании товаров	ТОРГ-20
Акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции	ТОРГ-21
Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц	ТОРГ-22
Товарный журнал работника мелкорозничной торговли	ТОРГ-23
Акт о перемеривании тканей	ТОРГ-24
Акт об уценке лоскута	ТОРГ-25
Заказ	ТОРГ-26
Журнал учета выполнения заказов покупателей	ТОРГ-27
Карточка количественно-стоимостного учета	ТОРГ-28
Товарный отчет	ТОРГ-29
Отчет по таре	ТОРГ-30
Сопроводительный реестр сдачи документов	ТОРГ-31

Заполнять формы можно от руки или на компьютере. При необходимости их можно дополнить новыми реквизитами. Удалять существующие реквизиты нельзя. Размеры бланков, граф и строк можно изменять.

Если организация внесла изменение в унифицированные формы, то такие документы считаются самостоятельно разработанными. Их необходимо обяза­тельно утвердить в учетной политике.

Приведем схему движения документов на участке «МПЗ».

4.1 Отпуск материально-производственных запасов на сторону

Для оплаты (предоплаты) отгрузки МПЗ поставщик (продавец) выписы­вает счет по форме № 868. Он необходим и поставщику, и покупателю. Для покупателя счет является подтверждением обоснованности платежа, для по­ставщика - основанием для учета запаса товара на складе и планирования его закупок.

В счете указываются реквизиты поставщика, уточняется, за какие конкрет­но товары (работы, услуги) должен быть произведен платеж, указывается срок, в течение которого товар будет зарезервирован для данного покупателя на скла­де поставщика.

Обычно счет выписывается поставщиком покупателю при безналичной оплате.

В отдельных случаях организации не заключают договор, а продавец вы­ставляет счет.

Согласно ст. 434 ГК РФ договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, теле­тайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Следовательно, в качестве договора может выступать и счет, в котором ука­заны все существенные условия договора.

Рассмотрим основные реквизиты счета.

В строке «Поставщик» указывается ИНН и полное (или сокращенное по уставу) название поставщика.

В строке «Адрес» - почтовый адрес поставщика.

При необходимости указывается номер телефона, по которому покупатель может задать дополнительные вопросы или сообщить об оплате счета. Здесь же может быть указан и номер факса.

Если поставщик и грузоотправитель являются разными лицами, то в строке «Грузоотправитель и его адрес» показывают ИНН и полное (или сокращенное по уставу) название грузоотправителя. Здесь же указывается и полный почто­вый адрес грузоотправителя. Если поставщик и грузоотправитель - одно и то же юридическое лицо, то в данной строке пишут «Он же».

В строке «.Грузополучатель и его адрес» указывают ИНН и полное (или со­кращенное по уставу) название грузополучателя и его почтовый адрес. Если расчеты между поставщиком и покупателем производятся с помощью платеж­ного требования, то для обоснованности выставления требования поставщик должен представить в банк и счет. Тогда в счете указывают номер и дату пла­тежного требования в графе «Отметка об оплате». В графе «Акцептован» ста­вится отметка об акцепте счета.

Если счет является документом для оплаты в соответствии с каким-либо договором, заказом или нарядом, то в счете указывают реквизиты этого доку­мента: его номер и дату.

Нумерация счетов осуществляется в соответствии с регистрацией их на предприятии-поставщике. Указывается дата, когда составлен счет.

В графе «Плательщик и его адрес» указывают ИНН и полное (или сокращен­ное по уставу) название плательщика, а также полный почтовый адрес платель­щика. Если грузополучатель и плательщик - одно и то же лицо, то пишут «Тот же, что и грузополучатель».

Затем указываются банковские реквизиты плательщика: расчетный, корре­спондентский счет, БИК банка плательщика и его местонахождение.

Если заказчиком выступает юридическое лицо, отличное от грузополуча­теля и плательщика, то указывают его ИНН и полное (или сокращенное по уставу) название заказчика.

Графа «Сумма счета» может не заполняться или быть заполненной частич­но. В последнем случае в графе «Всего продажная» можно указать общую сумму счета.

В следующей части счета уточняется способ доставки товара:

Станция назначения;

Станция отправления;

Дата отправления;

Вид упаковки груза (например, «контейнер»);

Способ отправления груза (например, «автотранспортом поставщика»);

Количество мест, т.е. число контейнеров, коробок и т.п.;

Номер накладной или квитанции, по которой отгружается товар;

Вес отправленной партии.

В строке «Дополнение» могут быть указаны любые дополнительные усло­вия. В частности, здесь может быть оговорено, что оплата счета должна быть произведена в течение определенного времени. Это означает, что поставщик обязуется в течение этого времени зарезервировать на складе товар для данного покупателя.

В основной части счета указываются сведения о продаваемом товаре (рабо­тах, услугах):

Наименование товара (работы, услуги);

Количество продаваемого по счету товара;

Цена за единицу товара;

Стоимость продаваемого товара (работы, услуги). Если стоимость указы
вается с учетом налога на добавленную стоимость, то ниже указывается
«в том числе НДС________________________ ». Если стоимость дана без учета налога на добавленную стоимость, то ниже указывается сумма НДС и итоговая сумма по счету цифрами, а затем прописью с заглавной буквы. Свободные строки счета прочеркиваются.

Счет подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика и заверяется печатью поставщика.

Форма счета не является унифицированной. Поэтому многие организации разрабатывают собственную форму этого документа, сохраняя основные по­казатели.

Представим образец самостоятельно разработанной формы счета:

4.1.2. Доверенность

Если организация получает МПЗ по месту нахождения поставщика или де­нежные средства из кассы контрагента, то на имя сотрудника, который будет их получать, выписывается доверенность. Выдача доверенности лицам, не работа­ющим в организации, не допускается.

Для доверенности на получение материальных ценностей предусмотрены типовые бланки по форме № М-2а или форме М-2 (утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Если представители организации получают материальные ценности у постав­щика регулярно, то доверенности выписывают по форме № М-2а, если нет - по форме № М-2.

Доверенности по форме № М-2 имеют корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке. Доверенности по форме № М-2а корешков не име­ют, поэтому их регистрируют в специальном журнале (форма журнала приведе­на в Инструкции Минфина СССР от 14 января 1967 г. № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности»).

Книжки доверенностей и журналы «Учет выданных доверенностей» должны храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей.

Бухгалтер выписывает доверенность в одном экземпляре и выдает ее работ­нику, который будет получать товарно-материальные ценности (ТМЦ).

В доверенности обязательно должна быть указана дата ее составления. До­веренность, в которой эта дата не указана, является недействительной.

Также указывается номер доверенности и срок ее действия.

Как правило, на практике доверенность выписывается на 15 дней. Если же материальные ценности приобретаются и одного и того же поставщика, то до­веренность может быть выписана на календарный месяц. Тем не менее ГК РФ разрешает выписывать доверенность сроком на три года. Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет силу в течение одного года со дня ее совершения (ст. 186 ГК РФ).

На следующей строке проставляют реквизиты расчетного счета, наименова­ние и адрес банка плательщика.

Указываются паспортные данные сотрудника, которому выдается доверен­ность. Вместе с доверенностью он должен будет предъявлять паспорт,

В доверенности вписываются полное наименование поставщика и наимено­вание документа, на основании которого поставщиком выдаются товарно-ма­териальные ценности (ТМЦ). Такой документ может отсутствовать, например, в случае небольшой номенклатуры, невысокой стоимости получаемых матери­альных ценностей.

Оборотная сторона бланка доверенности представляет собой перечень ТМЦ, которые получает представитель покупателя, с указанием их нумерации по порядку, полного наименования каждого товара (изделия), единиц измере­ния товара и их количества прописью. Если на лицевой стороне бланка в до­кументе на отпуск указаны наименования ценностей, подлежащих получению, и их количество, то на оборотной стороне перечень прочеркивается.

Количество прописью указывается с начала отведенной для этого графы и с заглавной буквы, после чего остаток графы прочеркивается.

Во всех строках таблицы, оставшихся незаполненными, также ставится прочерк.

Корешок доверенности позволяет учесть все основные моменты по выдаче и использованию доверенности: номер, дату выдачи и срок действия доверен­ности, должность и фамилию лица, получившего доверенность, наименование поставщика, номер и дату документа, на основании которого поставщиком вы­даются материальные ценности (графа 7), номер и дату документа, подтвержда­ющего выполнение поручения.

Работник должен расписаться в получении доверенности на ее корешке (форма № М-2) или в журнале учета (форма № М-2а). Кроме того, работник должен поставить свою подпись в самой доверенности, после чего она заверя­ется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Работник, которому выдана доверенность, обязан не позднее следующего дня после каждого получения ценностей независимо от того, получены ли ТМЦ по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию органи­зации документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им ТМЦ. Подписи должны быть выполнены собственноручно. Использование факси­мильной подписи на доверенности не допускается.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшей их организации на следующий день после истечения срока действия доверенности.

О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в кореш­ке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в гра­фе «Отметки о выполнении поручений»). Возвращенные неиспользованные до­веренности погашаются надписью «не использована» и хранятся до конца отчет­ного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.

Работникам, не отчитавшимся в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдают.

4.1.3. Накладная

Для оформления продажи (отпуска) материальных ценностей сторонней ор­ганизации применяются товаросопроводительные документы.

Основной товаросопроводительный документ - накладная.

Вид накладной зависит от способа доставки материальных ценностей и от вида самих материальных ценностей.

При доставке товаров автомобильным транспортом выписывают товарно-транспортную накладную (форма № 1-Т), утвержденную постановлением Го­скомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. (Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особен­ностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.)

При доставке товаров железнодорожным транспортом выписывают желез­нодорожную накладную. К железнодорожной накладной могут быть приложе­ны спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной.

Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, го должна оформ­ляться «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся на практике виды накладных.

Товарная накладная (форма № ТОРГ-12)

Накладная, которой оформляется отгрузка товара, называется товарной на­кладной. Для нее предусмотрен типовой бланк по форме № ТОРГ-12. Форма бланка утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. i> 132.

Количество оформляемых экземпляров накладной зависит от условий полу­чения товара покупателем, вида организации-поставщика, места передачи то­вара и т.д.

Обычно оформляют два экземпляра накладной: первый экземпляр остается на складе продавца у материально ответственного лица, отпустившего товар (в дальнейшем после передачи накладной в бухгалтерию на ее основании будет произведено списание ТМЦ); второй экземпляр передается покупателю и явля­ется основанием для оприходования у него этих ценностей.

В шапке накладной указываются:

Наименование, адрес, номер телефона, факса и банковские реквизиты организации-грузоотправителя;

Наименование, адрес, номер телефона и банковские реквизиты органи­зации -грузополучателя;

Наименование, адрес, номер телефона и банковские реквизиты органи­зации-поставщика. Если грузоотправитель и поставщик - одно и то же лицо, то можно указать только название организации или написать в этой строке «грузоотправитель»;

Наименование, адрес, номер телефона и банковские реквизиты органи­зации-плательщика. Если грузополучатель и плательщик - одно и то же лицо, то можно указать только название организации или написать в этой строке «грузополучатель».

Если по каким-либо причинам в строке «Грузополучатель» отсутствуют эти реквизиты, то это не опровергает фактическую доставку товара поставщиком, а также наличие и оприходование его на счетах бухгалтерского учета у грузополу­чателей (письмо УФПС России по г. Москве от 26 апреля 2010 г. № 16-15/43834).

В строке «Основание» указывается документ, на основании которого вы­писывается накладная. Это может быть договор, приказ, распоряжение и т.п. Справа в таблице указывают номер и дату этого документа.

Если товар доставляется покупателю транспортной организацией, то указы­вается номер и дата транспортной накладной.

Графа «Вид операции» заполняется, если организация применяет в учете си­стему кодирования. Тогда проставляется код операции, присвоенный ей в ор­ганизации.

В графе 1 указывается порядковый номер записи.

В графе 2 - наименование, сорт и артикул товара; приводится его краткая характеристика, например «Пальто женское зимнее р. 42-46, артикул 118».

В графе 3 - код товара. Заполняют в случае, если организация применяет в учете систему кодирования.

В графе 4 - наименование принятой по данному товару единицы измере­ния (штуки, килограммы, метры и т.д.).

В графе 5 - код этой единицы измерения в соответствии с Общероссий­ским классификатором единиц измерения ОК 015-94 (МК 002-97) (ОКЕИ), утвержденным постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 366.

В графе 6 - вид упаковки товара (ящик, коробка, тюк и т.п.). Далее указывается количество:

В графе 7 - в одном месте, т.е. в одной упаковке (например, 20 деталей в одном ящике);

В графе 8 - количество мест, штук, т.е. упаковок (например, 10 ящи­ков).

В графе 9 - масса брутто (т.е. масса товара с тарой), а в графе 10 - масса товара нетто (т.е. чистый вес товара без упаковки). Если данные о массе товара брутто отсутствуют, ставится прочерк.

В графе 10 - общее количества товара. Эта сумма равна произведению по­казателей из граф 7 и 8.

В графе 11 - цена единицы товара без учета НДС в рублях и копейках.

В графе 12 - стоимость всего количества товара без учета НДС в рублях и копейках.

Графы 13 и 14 - сумма НДС, которая начисляется на продаваемый товар:

В графе 13 - ставка НДС, по которой исчисляется НДС для данного вида товара, в процентах;

В графе 14 - сумма НДС по всему количеству товара. Рассчитывается как произведение показателей из граф 12 и 13 (не забывайте, что в гра­фе J3 ставка НДС указана в процентах).

В графе 15 - общая стоимость товара с учетом НДС.

Накладная может состоять из нескольких листов. По каждому подводится итог по графам 8-10, 12, 14 и 15.

Общий итог по этим же графам подводится в строке «Всего по накладной».

Если товарная накладная состоит из нескольких листов, то прописью ука­зывается их количество. Количество порядковых номеров записей в накладной также указывается прописью.

Прописью указывается и количество мест всего по накладной (итог по гра­фе 8), и масса груза нетто (итог но графе 10), и масса груза брутто (итог по графе 11).

В следующей строке указывается прописью общая сумма отпущенного това­ра с учетом НДС (итог по графе 15).

Завершается заполнение накладной подписями сотрудника, разрешившего отпуск товара, главного бухгалтера и сотрудника, отпустившего товар.

Если представитель покупателя получает товар на складе поставщика, то товар ему выдается только при наличии доверенности от организации - поку­пателя товара. Реквизиты доверенности заносятся в накладную.

Получатель товара расписывается в строке «Груз принял».

Если товар доставляется грузополучателю транспортной организацией, то то­вар по доверенности получает представитель транспортной организации. Он же и распишется в получении товара у продавца. При получении товара грузополуча­телем подпись его представителя ставится в строке «Груз получил грузополучатель».

Накладная заверяется печатями организаций, отгрузившей и принявшей товар.

Хранится накладная в архиве организации пять лет.

Пример заполнения накладной по форме № ТОРГ-12 приведен на с. 104 и 105.

Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т)

При перевозке товара автомобильным транспортом может использоваться товарно-транспортная накладная (далее - ТТН) по форме № 1- Т. Унифициро­ванная форма этой накладной утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Форма № 1-Т необходима в случаях, когда доставка осуществляется сторон­ней автотранспортной организацией и оплачивается отдельно от стоимости то­вара (письмо Минфина России от 26 мая 2008 г. № 03-03-06/1/333, определение Верховного Суда РФ от 10 ноября 2009 г. № КАС09-515 и т.д.).

Если же доставка осуществляется самостоятельно автотранспортом продав­ца или покупателя, то для учета товара достаточно товарной накладной по фор­ме № ТОРГ-12, конечно, при условии, что доставка не оплачивается отдельно, а включена в стоимость товара (письма Минфина России от 15 июня 2010 г. № 03-03-06/1/413, ФНС России от 18 августа 2009 г. № ШС-20-3/1195).

Когда одновременно составляются оба вида накладных, то форма № 1-Т яв­ляется первичным документом, ведь в шапке формы № ТОРГ-12 должны быть указаны номер и дата составления ТТН.

Форма № 1-Т используется одновременно и для учета движения ТМЦ и для расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная является документом строгой отчетности.

Она состоит из двух разделов: товарного и транспортного.

Товарный раздел является основанием для списания ТМЦ у грузоотправите­ля и оприходования их у грузополучателя. Таким образом, этот раздел опреде­ляет взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей. Товарный раз­дел заполняет грузоотправитель (продавец).

Транспортный раздел служит для учета транспортной работы и расчетов гру­зоотправителей или грузополучателей с организациями - владельцами авто­транспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов. Таким образом, этот раздел определяет взаимоотношения грузоотправителей - заказчиков авто­транспорта с организациями - владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов. Транспортный раздел заполняют вместе грузоотправитель (продавец) и грузоперевозчик.

Форма № 1 -Т составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя и на каждую поездку автомобиля. Если одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, то накладная оформляется на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.

Грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за все послед­ствия неправильности, неточности или неполноты сведений, указанных ими в ТТН. Автотранспортные предприятия и организации имеют право проверять правильность этих сведений.

Товарно-транспортная накладная хранится в бухгалтерии организации.

Она выписывается в четырех экземплярах: первый остается у грузоотправителя и предназначается для списания ТМЦ; второй, третий и четвертый экземпляры,

заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью во­дителя, вручаются водителю. В дальнейшем, второй экземпляр сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования ТМЦ у получателя груза; третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации - автовладельцу автотранспорта. Третий экзем­пляр, служащий основанием для расчетов, организация - автовладелец автотранспор­та прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотран­спорта, а четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Грузоотправитель при необходимости может выписывать дополнительные экземпляры ТТН. Например, если на одном автомобиле одновременно пере­возятся несколько партий грузов в адрес нескольких грузополучателей, ТТН выписывается каждому грузополучателю в отдельности.

По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет ТМЦ, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, ТТН выписывается в трех экземплярах: первый и второй экземпляры передаются организации - владельцу автотранспорта. Первый экземпляр служит основани­ем дня расчетов организации - владельца автотранспорта с грузоотправителем и прилагается к счету, а второй прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы; третий экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных объемов перевозок.

В ТТН должны быть обязательно заполнены все реквизиты.

Каждый экземпляр накладной должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.

Прием грузов к перевозке подтверждается подписью водителя-экспедитора во всех экземплярах накладной.

Сдавая груз грузополучателю, водитель предъявляет ему три экземпляра ТТН. Грузополучатель удостоверяет в накладной прием груза своей подписью и печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия и убытия автомобиля.

Таким образом, для продавца документами, которые являются основани­ем для списания товара с учета, являются форма № ТОРГ-12 с указанными в ней реквизитами покупателя и первый экземпляр ТТН с подписью водителя о приемке груза к перевозке. Полномочия водителя подтверждаются переданной продавцу доверенностью от организации-перевозчика.

Рассмотрим заполнение ТТН.

В заголовке указывается:

Дата составления ТТН;

В строках «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» - соответственно на­именование организации, отгружающей товар и получающей товар;

В строке «Плательщик» - лицо, производящее оплату транспортной ра­боты по данной ТТН. Часто организации указывают в этой строке того, кто оплачивает товар по аналогии с накладной формы ТОРГ-12. Но здесь следует обратиться к Инструкции о порядке расчетов за перевозки гру­зов автомобильным транспортом, утвержденный 30.11.1983 Минфином СССР № 156, Госбанком СССР № 30, ЦСУ СССР № 354/7, Минавтотрансом РСФСР № 10/998. Несмотря на то что речь в данном документе идет об уже несуществующей форме, многие положения из него можно применить к ныне действующей (и в принципе похожей) форме № 1-Т;

В товарном разделе, который заполняется грузоотправителем, указываются сведения о товаре.

В графе «Код продукции (номенклатурный номер)» грузоотправитель указыва­ет эти данные согласно утвержденной у себя системе кодирования.

Графы «Помер прейскуранта и дополнения к нему», «Артикул или номер по пре­йскуранту» заполняются, если организация -продавец утверждает у себя прей­скурант цен и присваивает товарам определенный артикул.

Остальные графы в основном повторяют графы товарной накладной по форме № ТОРГ-1.2.

Графы для выделения суммы НДС не предусмотрены, поэтому стоимость товара указывается с НДС.

В строке «Отпуск разрешил» указывается должность лица, ответственного за отгрузку товара, ставится его подпись с расшифровкой.

В графе «Отпуск груза произвел» указывается должность лица, непосред­ственно отгрузившего товар, ставится его подпись с расшифровкой.

Указывается дата отгрузки и ставится печать организации-грузоотправителя.

При передаче товара перевозчику в ТТН переносятся реквизиты доверенно­сти лица, принимающего груз от имени перевозчика (номер и дата). Указывают­ся наименование организации-перевозчика, а также должность лица, принимаю­щего груз, его подпись и расшифровка этой подписи. Представитель перевозчика ставит отметку о наличии или отсутствии претензий к полученному грузу.

Транспортный раздел заполняет перевозчик.

В шапке раздела указывают:

Номер ТТН;

В графе «К путевому листу» - номер путевого листа, который выписыва­ется водителю на доставку данного груза;

В строке «Организация» - наименование организации-перевозчика;

В строке «Заказчик» - наименование организации, заказавшей перевозку;

В строке «Водитель» - фамилию, имя и отчество водителя, а также номер его водительского удостоверения;

В строке «Вид перевозки» - наименование вида перевозки, например коммерческий, сдельный, повременной, оплата за ездку, централизован­ная перевозка и т.п.;

Регистрационный номер автомобиля;

Пункты погрузки и разгрузки при наличии и пункт переадресовки;

Данные о прицепе при его наличии.

Тип лицензионной карточки не заполняется, так как лицензирование пере­возки грузов отменено.

8 разделе «Сведения о грузе» указывают:

В графе 1 - краткое наименование груза;

Графе 2 «С грузом следуют документы» - наименования и номера до­кументов, прилагаемых к ТТН (сертификаты, ТОРГ-12 и т.п.). Эти до­кументы водитель принимает с грузом, а впоследствии передает грузопо­лучателю;

Графе 3 «Вид упаковки» - вид тары, в которой перевозится груз. Если груз не упакован, то ставится «н/у»;

Графе 4 «Количество мест» - количество мест по каждому наименова­нию груза и каждому виду упаковки;

Графе 5 «Способ определения массы» - каким способом определена масса груза (взвешиванием на товарных весах, с помощью замера, расчетным путем и т.п.);

Графах 6 «Код груза», 1 «Номер контейнера», 8 «Класс груза» - данные в соответствии с системой кодирования и нумерации перевозчика;

Графе 9 «Масса груза» -массу груза с точностью до 0,01 т по видам на­именования грузов и общую массу груза;

В строке «Количество ездок, заездок» - общее количество выполненных ездок, ведь одной ТТН могут быть оформлены несколько ездок с грузом;

Строках, отражающих приемку-передачу груза материально ответствен­ными лицами, указывают:

Оттиск пломбы, которой опломбирован груз. Это актуально при пере­возке груза в контейнерах, цистернах и т.п. под пломбой;

Общее количество мест груза или контейнеров (прописью);

Общую массу, сданного для перевозки по данной ТТН;

Строке «Сдал» - должность, подпись и расшифровку подписи липа от организации-грузоотправителя, передававшего груз для перевозки перевозчику. Ставится печать организации-грузоотправителя. Эта под­пись, заверенная печатью, подтверждает сведения, указанные в ТТН;

Строке «Принял водитель-экспедитор» - подпись и расшифровку под­писи водителя, подтверждающие принятие указанного выше оплом­бированного груза к перевозке.

Аналогичные сведения отражаются и при передаче груза водителем матери­ально ответственному лицу организации-грузополучателя.

В строке «Транспортные услуги» перечисляются транспортные услуги, ока­занные водителем при погрузке материальных ценностей в автомашину (упа­ковка, укрытие брезентом и т.п.) с указанием их количества. Аналогичные све­дения могут быть отражены и при разгрузке груза у грузополучателя.

Раздел «Погрузочно-разгрузочные операции» заполняется в два приема: при погрузке груза у грузоотправителя и при его разгрузке у грузополучателя следу­ющим образом:

В графе 10 «Операция» указывается вид операции: погрузка, разгрузка;

В графе 11 «Исполнитель» - наименование исполнителя указанных опе­раций (перевозчик, грузоотправитель, специализированная организация и т.п.);

В графе 12 «Дополнительные операции» перечисляются при их наличии виды таких операций и их количество;

Графа 13 «Механизм, грузоподъемность, емкость ковша» заполняется при механизированной погрузке-разгрузке. Указываются вид механизма и его характеристики;

В графах «Способ» соответственно указываются:

В графе 14 - вид способа погрузки-разгрузки: ручной, механизирован­ный, наливом, самосвалом;

В графе 15 - код этого способа при наличии системы кодирования в организации;

В графах «Дата (число, месяц), время, ч, мин» указываются дата и время соответственно: в графе 16 - прибытия, а в графе 17 - убытия автомо­биля под погрузку-разгрузку. Время прибытия - это время предъявле­ния водителем путевого листа лицу, ответственному за отгрузку (прием) товара, а время убытия - время подписания и передачи ТТН водителю лицом, ответственным за отгрузку (прием) товара;

В графе 18 указывается время, затраченное на дополнительные операции, перечисленные в графе 12;

В графе 19 ставится подпись лица, ответственного за выполнение указан­ных операций.

Раздел «Прочие сведения» заполняется организацией, владельцем автотран­спорта. В нем указывают:

В графах 25 «Код экспедирования груза» - код при наличии системы ко­дирования в организации;

Графах 26 и 27 - суммы, причитающиеся за транспортные услуги, соот­ветственно с клиента и водителю;

Графе 28 - сумму штрафа за неправильное оформление документов;

Графах 29 и 30 - поправочные коэффициенты к зарплате водителя (для из­менения расценок в соответствии с условиями перевозок) и к основному та­рифу (для его изменения в случаях, предусмотренных едиными тарифами);

Графах 31 и 32 - соответственно время простоя автомобиля под погруз­кой и разгрузкой.

Разделы «Таксировка» и «Расчет стоимости» заполняются работником ор­ганизации-перевозчика, ответственным за эти операции, для расчета стоимости доставки и зарплаты водителю по данной ТТН.

4.2. Внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей

Движение материальных ценностей при передаче их в производство внутри организации оформляется при помощи:

Лимитно-заборных карт (типовая форма № М-8);

Требований-накладных (типовая форма № М-11).

Лимитно-заборная карта (форма утверждена постановлением Госкомстата Рос­сии от 30 октября 1997 г. № 71а) применяется для оформления отпуска материаль­ных ценностей в структурные подразделения при систематическом их потреблении или в случае заранее разработанного лимита отпуска материальных ценностей.

Лимит устанавливает руководитель организации или работник, назначен­ный его приказом (например, начальник структурного подразделения). Те же лица имеют право на внесение изменений в лимите. При расчете лимита ис­пользуются утвержденные в установленном порядке производственные нормы расхода материалов на единицу продукции, объемы производственных про­грамм цехов, участков.

Сверхлимитный отпуск материалов или изменение лимита допускается только с разрешения руководителя организации или уполномоченного им лица. Сверхлимитная выдача материальных ценностей осуществляется по отдельным требованиям.

Выписывается лимитно-заборная карта только на один вид материальных
ценностей или на несколько взаимозаменяемых материалов. При замене одного
вида материалов на другой в карте делается запись «Замена, смотри требование
№_____ », и, соответственно, уменьшается остаток лимита.

Лимитно-заборная карта выписывается бухгалтером в двух экземплярах: первый экземпляр передают потребителю материальных ценностей (например, в цех), второй - на склад.

Отпуск материалов на производство по лимитно-заборным картам может производиться лишь с одного прикрепленного склада.

В заполнении лимитно-заборной карты могут принять участие несколько человек. При описании порядка заполнения граф лимитно-заборной карты бу­дем обязательно указывать, если какая-либо графа должна быть заполнена кон­кретным работником.

В лимитно-заборной карте сотрудник, отвечающий за ее выписку, указывает:

Название организации;

Порядковый номер карты;

Дату ее составления;

Код операции движения ТМЦ согласно данной лимитно-заборной карте (заполняется, если организация применяет систему кодирования);

Вид деятельности, для которой используется запрашиваемый вид матери­альных ценностей;

Отправителя, т.е. наименование структурного подразделения, отпускаю­щего материальные ценности;

Получателя, т.е. наименование структурного подразделения, получающе­го материальные ценности;

Учетную единицу выпуска продукции (работ, услуг), т.е. единицу изме­рения продукции, для выпуска которой запрашивается данный вид мате­риальных ценностей;

Наименование отпускаемых материальных ценностей, их краткую харак­теристику: сорт, размер, марку;

Номенклатурный номер, присвоенный в организации данному виду ма­териальных ценностей в соответствии с разработанной номенклатурой-ценником. Если организация имеет небольшой ассортимент запасов, она может не присваивать им номенклатурные номера. В этом случае в графе ставится прочерк;

Наименование принятой по данному виду материальных ценностей еди­ницы измерения (штуки, килограммы, метры и т.д.);

Код этой единицы измерения в соответствии с ОКЕИ, утвержденным по­становлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 366.

Максимальное количество материальных ценностей, которое может быть отпущено со склада, указывается в графе «Лимит». Данную графу может запол­нить сотрудник, устанавливающий лимит использования материальных цен­ностей, или работник, отвечающий за выписку лимитно-заборных карт. После записи в карге лимита отпуска материальных ценностей карта должна быть заверена руководителем подразделения, установившего лимит.

Бухгалтер, отвечающий за обработку лимитно-заборных карт, указывает:

Бухгалтерский синтетический счет и субсчет, с которым будет составле­на корреспонденция счета учета материальных ценностей на основании этой лимитно-заборной карты;

Код аналитического учета списываемых материальных ценностей;

Цену за единицу материальных ценностей без учета НДС.

Работник, получающий материалы, предъявляет свой экземпляр карты кла­довщику.

Кладовщик должен указать на обоих экземплярах карты дату отпуска, ко­личество отпущенных материальных ценностей, а также остаток лимита. При этом он расписывается в карте работника, получающего материальные ценно­сти, а работник - в экземпляре карты, принадлежащей кладовщику. Аналогич­но оформляется и возврат материальных ценностей.

Кладовщик также указывает порядковый номер записи отпускаемых мате­риальных ценностей по складской картотеке.

По окончании периода, на который установлен лимит использования матери­альных ценностей, подводится итог их отпуска. Для этого подсчитывается общее количество выданных материальных ценностей и из него вычитается их возврат.

При окончательной обработке карты бухгалтер подсчитывает стоимость все­го отпущенного за отчетный период материала без учета НДС путем умножения всего количества выданных материальных ценностей (за минусом возврата) на стоимость единицы материальных ценностей.

Карта заверяется подписями руководителей структурного подразделения, получающего материальные ценности, и структурного подразделения, отпуска­ющего эти ценности.

Указывается дата закрытия лимитно-заборной карты.

Оформлять отпуск материалов, систематически потребляемых в процессе производства, можно и непосредственно в карточках учета материалов.

В указаниях по заполнению лимитно-заборной карты установлено, что по­сле того, как лимит, указанный в карте, использован, кладовщик сдает карту в бухгалтерию. Сдача лимитно-заборной карты до.лжна происходить не реже одного раза в месяц. Но лучше сдавать карту вместе с отчетом о движении ма­териалов, срок сдачи которого устанавливается в графике документооборота. Поэтому и лимит должен устанавливаться с учетом этого графика.

Срок хранения лимитно-заборной карты в архиве организации - пять лет.

Требование-накладная по форме № М-11 (утверждена постановлением Гос­комстата России от 30 октября 1997 г. № 71а) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделе­ниями или материально ответственными лицами.

В отличие от лимитно-заборной карты оно выписывается на каждый отпуск материальных ценностей внутри организации, но не может применяться в слу­чае, если установлено ограничение на отпуск материалов со склада.

На несколько наименований материальных ценностей может быть выписа­но одно общее требование-накладная.

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экзем­пляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй необходим принимающему складу для оприходования ценностей.

Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Заполнение граф требования-накладной формы № М-11 аналогично лимит­но-заборной карте.

Срок хранения требования-накладной в архиве организации - пять лет

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) выписывается в случае отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, располо­женным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании договоров и других документов. Чаще накладная применяется в первом случае.

Типовой бланк по форме М-15 утвержден постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

Накладная выписывается в двух экземплярах: первый передают на склад (как основание для отпуска материалов), второй - получателю материалов.

Накладная может быть выписана в бухгалтерии бухгалтером, ответствен­ным за данный участок учета, на складе кладовщиком на основании письмен­ного распоряжения руководителя и доверенности, предьявленной получателем материалов, или в структурном подразделении ответственным работником.

В оформлении накладной могут принять участие и несколько человек. При описании порядка заполнения граф накладной будем обязательно указы­вать, если какая-либо графа должна быть заполнена конкретным работником.

Нумерация накладных сквозная. С нового года нумерация начинается с № 1.

В первой таблице накладной указывают:

■ дату составления накладной;

Код вида операции (заполняется, если организация применяет систему кодирования);

Отправителя: наименование структурного подразделения и вид его дея­тельности;

Получателя: наименование структурного подразделения и вид его дея­тельности;

Ответственного за поставку: наименование структурного подразделения, вид его деятельности и код исполнителя (заполняется, если организация применяет систему кодирования).

В строке «Кому» указывают наименование получателя материальных цен­ностей: хозяйств своей организации или сторонних организаций. Кроме того, вписывают фамилию, имя и отчество, а также реквизиты доверенности, пред­ставленной получателем;

Если в соответствии с графиком документооборота, установленным в организа­ции, накладная выписывается не в бухгалтерии, то графы 1 и 2 основной таблицы накладной будут заполнены затем бухгалтером, отвечающим за учет материалов:

Бухгалтерский синтетический счет и субсчет, с которым будет составлена корреспонденция счета учета ТМЦ на основании этой накладной;

Код аналитического учета списываемых материальных ценностей. Следующие графы может заполнять не только бухгалтер.

В графе 3 указывают наименование, сорт, размер и марку материальных ценностей, отпускаемых по накладной.

В графе 7 - количество материала, которое следует отпустить по накладной.

Графа 8 заполняется кладовщиком при отпуске материалов со склада. В ней указывается фактическое количество отпущенного материала.

Если на складе ведется только количественный учет (или ответственный работник структурного подразделения не знает пен на материалы), то графы 9-12 заполняются бухгалтером.

В графе 9 указывается цена единицы материалов без учета НДС в рублях и копейках.

В графе 10 - стоимость всего количества материалов без учета НДС в руб­лях и копейках. Рассчитывается как произведение показателей из граф 8 и 9.

В графе 11 ставится сумма НДС по всему количеству материалов. Рассчитыва­ется путем умножения показателя из колонки 10 на соответствующую ставку НДС.

В графе 12 указывается общая стоимость товара с учетом НДС. Рассчитыва­ется как сумма показателей из граф 10 и 11.

Графы 13-15 заполняет кладовщик:

В графе 13 указывается инвентарный номер, присвоенный материалу по данным складской картотеки;

Графе 14 - номер паспорта, который обычно имеется у материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы, камни. В остальных слу­чаях в графе ставится прочерк;

Графе 15 - номер записи в карточке учета материалов.

По итогам накладной прописью указываются количество отпущенных на­именований материальных ценностей, общая сумма ТМЦ и НДС, включенный в общую сумму.

Подписывают накладную:

Ответственное лицо, разрешившее отпуск материальных ценностей;

Лицо, отпустившее материальные ценности;

Главный бухгалтер;

Получатель ценностей.

Для учета движения ТМЦ внутри организации структурными подразделени­ями или материально ответственными лицами применяется накладная на внут­реннее перемещение, передачу товаров, тары (форма № ТОРГ-13).

Накладная составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием дтя списания материальных ценно­стей, а второй - принимающему подразделению основанием для их оприходования.

Заполненный документ подписывают материально ответственные лица соот­ветственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию дтя учета движения ТМЦ.

Срок хранения накладной в архиве организации - пять лет.

Пример заполнения накладной формы № ТОРГ-13 приведен на с. 120.

4.3. Приемка материальных ценностей

Оприходование поступающих в организацию материалов и товаров оформ­ляется разными первичными документами.

4.3.1. Приемка материалов

Если количество и качество поступивших материалов совпадают с данными, указанными в товаросопроводительных документах, то для учета оприходова­ния на складе материалов, поступивших от поставщика или из переработки, составляется приходный ордер (форма № М-4).

Его в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад, а затем передает в бухгалтерию вместе с това­росопроводительными документами. Приходный ордер выписывается на фак­тически принятое количество ценностей.

На несколько наименований материалов может быть оформлен один при­ходный ордер, если:

Материалы поступили от одного поставщика по одному сопроводитель­ному документу (накладной);

Однородные материалы поступили от одного поставщика по разным до­кументам, но в течение одного дня.

Пример заполнения приходного ордера приведен на с. 122.

Графы «Код вида операции» и «Код поставщика» заполняются в том случае, если организация использует систему кодирования.

В графе «Поставщик» в соответствующих случаях указывают название организа­ции, фамилию, имя, отчество физического лица, у которого приобретены материалы.

В графе «Страховая организация» указывают наименование компании, за­страховавшей поступившие материальные ценности, если таковая имеется. Если материальные ценности не застрахованы, в графе ставится прочерк.

В графе «Помер документа» ставится номер сопроводительного документа, на основании которого приходуются материальные ценности (обычно накладная), и номер шгатежного документа, которым оплачены материальные ценности.

«Единицы измерения» указывают в соответствии с ОКЕИ. Как правило, ма­териальные ценности приходуют в тех единицах измерения, которые указаны в сопроводительных документах поставщика (штуки, килограммы, метры и т.д.). Но если материал поступает в крупных единицах измерения (вагон песка), а расходуется в более мелких (тонна или килограмм), то его приходуют в более мелких единицах измерения.

В этом случае необходимо документально оформить перевод одних изме­рительных единиц учета в другие. Унифицированной формы такого документа не существует. Это может быть приказ или распоряжение руководителя, акт о переводе. Можно предложить примерную форму такого документа.

К материалам, которые содержат драгоценные металлы или камни, должен быть приложен специальный паспорт. Его номер указывают в графе «Номер паспорта». В остальных случаях в графе ставится прочерк.

В графе «Порядковый помер по складской картотеке» указывают номер за­писи в карточке складского учета, оформленной на поступившие материальные ценности.

Остальные графы заполняются аналогично другим документам.

Приходный ордер хранится в бухгалтерии пять лет.

Срок хранения приходного ордера в архиве организации - пять лет.

Если при приемке материалов обнаружено количественное или качебствен-ное расхождение, то оформляется акт о приемке материалов (форма № М-7).

Данный акт яштяется юридическим основанием для предъявления претен­зий поставщику материалов.

Акг по форме № М-7 составляется также в случае отсутствия сопроводи­тельных документов при приемке материалов. Такое поступление называется неотфактурованной поставкой (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Мин­фина России от 28.12.2001 № 119н).

К неотфактурованным поставкам не относятся поступившие, но неоплачен­ные материальные запасы, на которые имеются расчетные документы. Такие материальные запасы принимаются и приходуются организацией в общеуста-новленнОхМ порядке с отнесением задолженности по их оплате на счета рас­четов.

Оприходование неотфактурованных поставок производится на основании указанного акта. Если расчетные документы на неотфактурованные поставки получены в том же месяце либо в следующем месяце до составления в бух­галтерии соответствующих регистров по приходу материальных запасов, они учитываются в общеустановленном в данной организации порядке. При этом материальные запасы приходуются и учитываются в аналитическом и синтети­ческом бухгалтерском учете по принятым в организации учетным ценам, кото­рые утверждены в номенклатуре-ценнике.

После получения расчетных документов по неотфактурованным поставкам их учетная цена корректируется с учетом поступивших расчетных документов. Одновременно уточняются расчеты с поставщиком.

Если расчетные документы по неотфактурованным поставкам поступили в следующем году после представления годовой бухгалтерской отчетности, то:

Учетная стоимость материальных запасов не меняется;

Уточняются расчеты с поставщиком, при этом суммы сложившейся раз­ницы между учетной стоимостью оприходованных материальных запасов и их фактической себестоимостью списываются в месяце, в котором по­ступили расчетные документы;

Уменьшение стоимости материальных запасов отражается по дебету сче­тов расчетов и кредиту счетов финансовых результатов (как прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году);

Увеличение стоимости материальных запасов отражается по кредиту сче­тов расчетов и дебету счетов финансовых результатов (как убытки про­шлых лет, выявленные в отчетном году).

Акт оформляет специальная комиссия, назначенная приказом руководите­ля. В состав комиссии должно входить не менее трех человек. Приемка осу­ществляется в присутствии материально ответственного лица, а также предста­вителя поставщика (грузоотправителя) или представителя незаинтересованной организации.

Акт составляется в двух экземплярах: первый экземпляр передается в бух­галтерию организации вместе с сопроводительными документами, второй - в отдел, который будет готовить претензиционное письмо.

В шапке акта указываются:

Его номер;

Дата составления;

Наименование организации, составляющей акт приемки материалов;

Место составления акта;

Сопроводительные документы (в нашем примере накладная постав­щика по форме № ТОРГ-12 от 05.07.201 1 № 425 и ТТН от 05.07.2011 № 1734);

Номер удостоверения о качестве (сертификата) при его наличии;

Станция (пристань) отправления - наименование станции отправления при перевозке железнодорожным транспортом, наименование приста­ни - при перевозке водным транспортом. Неприменяемый вариант за­черкивается. В нашем случае перевозка осуществляется автотранспортом со склада отправителя, поэтому ставится прочерк;

Наименование, адрес и номер телефона отправителя, поставщика и полу­чателя материалов;

Наименование, адрес и номер телефона страховой компании при усло­вии, что груз застрахован;

Дата отправки продукции отправителем: со станции, с пристани или со склада отправителя. Лишнее зачеркивается;

Реквизиты договора поставки продукции (номер и дата);

Дата и номер телеграммы или телефонограммы о вызове отправителя. Со­гласно Инструкции о порядке приемки продукции производственно-тех­нического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 г. № П-6 (далее - Инструкция № П-6), на приемку груза следует пригла­шать поставщика материала. Но следует учитывать, что данная Инструк­ция применяется только в случаях, когда это предусмотрено договором поставки (постановление Пленума ВАС РФ от 22 октября 1997 г. № 18). В нашем примере такого условия в договоре не предусмотрено, поэтому в приеме материалов участвует представитель транспортной организа­ции, которому выдана доверенность на это участие.

Раздел «По сопроводительным транспортным документам значилось» запол­няется на основании документов поставщика (товарной накладной и ТТН).

В разделе «Дата и время» указывается дата и время мероприятий по приемке груза. В нашем примере груз доставлен автотранспортом на склад покупателя, поэтому заполняется только соответствующая графа, а в остальных ставятся прочерки.

В разделе «Условия хранения продукции на складе получателя» описываются условия хранения груза на складе покупателя до момента его приемки комис­сией. Так, если доставлен скоропортящийся груз, а температурный режим на складе не соответствует нормам, то вина за порченый груз лежит на покупателе, а не на поставщике.

В разделе «Состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции» описы­вается, в каком состоянии на момент приемки находится тара и упаковка. При наличии повреждений следует указать их возможные причины.

В разделе «Количество недостающей продукции определено» указывается, ка­ким способом определено количество недостающего груза (взвешиванием, сче­том мест, обмером и т.п.).

Раздел «Другие данные» заполняется в том случае, если существуют еще ка­кие-либо факты, которые, но мнению приемочной комиссии, следует отразить в акте и которые не нашли места в его предыдущих разделах.

В первой таблице на 3-й странице графы «Код вида операции» и «Код по­ставщика» заполняются при наличии в организации системы кодирования. В остальные графы заносятся необходимые сведения. В графе «Помер сопро­водительного документа» перечисляют с первой страницы акта номера сопро­водительных документов (в нашем примере ТОРГ-12 № 425 и ТТН № 1734).

Вторая таблица на 3-й странице акта показывает количественное расхожде­ние доставленного груза по документам и фактически. Указывается количество и стоимость брака и боя груза, а также его недостача. При наличии излишков также указывается их количество и стоимость.

Графа «Номер паспорта» заполняется для материальных ценностей, которые имеют паспорт. К ним можно отнести материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни.

В разделе «Заключение комиссии» приводятся выводы, сделанные комиссией по итогам приемки груза.

В разделе «Приложение. Перечень прилагаемых документов» перечисляются все сопроводительные документы.

В заключение акт подписывается всеми членами комиссии с указанием до­кументов, подтверждающих их полномочия при приемке груза.

Ставится дата принятия на учет материальных ценностей.

Если обнаружено расхождение при приемке груза от транспортной органи­зации, то следует составить коммерческий акт, о чем делается отметка в стро­ке ТТН «Отметки о составленных актах». Номер и дата акта указываются в строке «Коммерческий акт». Необходимость составления такого акта в случаях, когда при приемке груза от органов транспорта устанавливаются повреждение или порча груза, несоответствие наименования и веса груза или количества мест данным, указанным в транспортном документе, предусмотрена п. 4 ст. 796 ГК РФ и и. 5 Инструкции № П-6.

Особенности составления коммерческого акта описаны в соответствующих документах для разных видов транспорта:

1) автомобильный транспорт: разд. VI Правил перевозок пассажиров и бага-
жа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транс-
портом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г.
№ 112. Коммерческий акт составляется в двух экземплярах и должен содержать
следующую информацию:

а) описание состояния багажа и тех обстоятельств, при которых обнаружена
его несохранность;

б) данные о том, правильно ли был погружен, размещен и закреплен багаж;

в) описание нарушения требований к погрузке, размещению или крепле-
нию багажа.

Коммерческий акт составляется перевозчиком в день обнаружения обстоя­тельств, подлежащих оформлению актом. Если коммерческий акт невозможно со­ставить в указанный срок, он должен быть состаапен в течение следующих суток.

Форма коммерческого акта не утверждена, поэтому согласно п. 5 Инструк­ции № П-6 коммерческий акт может быть заменен соответствующей отметкой на товарно-транспортной накладной;

2) железнодорожный транспорт: ст. 119 Устава железнодорожного транс-
порта, утвержденного Федеральным законом от 10 января 2003 г. № 18-ФЗ.
Коммерческий акт составляется в трех экземплярах и должен содержать следу-
ющую информацию:

а) точное и подробное описание состояния груза, багажа, грузобагажа и тех
обстоятельств, при которых обнаружена несохранность груза, багажа, грузобагажа;

б) данные о том, правильно ли погружены, размещены и закреплены груз,
багаж, грузобагаж, а также имеется ли защитная маркировка груза, перевозимо-
го в открытом подвижном составе. В случае нарушения требований к погрузке,
размещению или креплению груза, багажа, грузобагажа в коммерческом акте
указывается, какое нарушение допущено.

При составлении коммерческого акта о порче продовольственного и ско­ропортящегося грузов к нему прикладывается выписка из рабочего журнала о температурном режиме изотермических вагонов, контейнеров.

Коммерческий акт подписывает перевозчик, а также грузополучатель, пас­сажир, получатель, если они участвуют в проверке грузов, багажа, грузобагажа.

Форма коммерческого акта утверждена Правилами составления актов при перевозках грузов на железнодорожном транспорте, утвержденными приказом МПС России от 18 июня 2003 г. № 45;

3) воздушный транспорт: ст. 124 Воздушного кодекса Российской Федерации.

4) внутренние водные перевозки: ст. 160 Кодекса внутреннего водного
транспорта Российской Федерации. Коммерческий акт не составляется:

При недостаче массы груза в пределах норм естественной убыли, норм снижения процента влажности или сорности при перевозке груза, норм расхождения в показаниях весовых приборов, разницы в массе груза, при­нятого для перевозки исходя из условий расчетов по итогам за навигацию;

Выдаче груза, доставка которого осуществлена на технически исправном судне или в контейнере с неповрежденными запорно-пломбировочны-ми устройствами либо в сопровождении представителя грузоотправителя или грузополучателя.

Форма коммерческого акта не утверждена;

5) внешние водные перевозки: ст. 402 Кодекса торгового мореплавания Рос-
сийской Федерации (далее - КТМ РФ).

Форма коммерческого акта не утверждена, но должна устанавливаться фе­деральным органом исполнительной власти в области транспорта (п. 2 ст. 5 КТМ РФ).

В качестве примера предложим форму акта, составленного при автотранс­портной перевозке.

В заключение последним на акте формы № М-7 ставит свою подпись заве­дующий складом, принимающий на учет материальные ценности. Указывается дата окончания операции по его приемке.

На основании акта составляется претензионное письмо поставщику, гру­зоотправителю или перевозчику. Форма такого письма произвольная. В нем следует отразить:

Наименование и дату составления документа;

Наименование организации, которая составляет письмо;

Реквизиты договора поставки, по исполнении которого предъявляется претензия;

Перечень материальных ценностей в количественном и стоимостном вы­ражении и характер отклонений по каждому виду;

Предъявляемые требования;

Расчет суммы претензии с обоснованием и подтверждением и т.п.

4.3.2. Приемка товара

Приемка товара также осуществляется комиссией, назначенной приказов руководителя организации. В состав комиссии должно входить не менее трех человек.

Если количество и качество поступившего товара соответствует сопрово­ждающим документам, то комиссией оформляется акт о приемке товара (форма № ТОРГ-1).

Акт составляется в одном экземпляре в день поступления товара, хотя количество экземпляров акта может быть увеличено в зависимости от ситу­ации.

Применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и услови­ями договора.

Во многом заполнение данного акта схоже с заполнением акта о приемке материалов по форме № М-7.

В шапке акта по форме № ТОРГ-1 указываются:

Наименование организации, составляющей акт, и при наличии структур­ное подразделение;

Основание для составления акта: номер и дата приказа или распоряжения по организации (ненужный вариант зачеркивается);

Номер акта;

Дата составления акта;

Место приемки товара;

Перечислены сопроводительные документы (в нашем примере товарная накладная № 14/А-1 от 02.08.2011);

Вид (телефонограмма, телеграмма, факс и т.п.), номер и дата документа о вызове представителя грузоотправителя, производителя и поставщи­ка (согласно Инструкции № П-6 на приемку груза следует приглашать поставщика. Но следует учитывать, что данная Инструкция применяет­ся только, если это предусмотрено договором поставки (постановление Пленума ВАС РФ от 22 октября 1997 г. № 18). В нашем примере товар доставлен представителем поставщика, поэтому он и участвует в приеме товара. Ему выдана доверенность на участие в приемке. Реквизиты до­веренности приведены в конце акта);

Наименование, адрес и номер телефона грузоотправителя, производителя и поставщика товара;

Наименование, адрес и номер телефона страховой компании при усло­вии, что груз застрахован. В нашем примере груз не застрахован, поэтому ставится прочерк;

Реквизиты договора поставки товара (номер и дата) и счета-фактуры;

Реквизиты коммерческого акта в случае его составления (подробно о коммерческом акте рассказано при заполнении акта о приемке материа­лов по форме № М-7);

Реквизиты ветеринарного свидетельства при его наличии;

Реквизиты железнодорожной накладной, если груз доставлялся железно­дорожным транспортом;

Вид транспортного средства, доставившего товар (в вагоне, составе, ав­тофургоне, рефрижераторе, на судне и т.д.) по строке «Способ доставки»;

Дата отправления товара со станции (пристани, порта) отправления: наи­менование станции отправления - при перевозке железнодорожным транспортом; наименование пристани - при перевозке водным транс­портом; наименования порта - при перевозке по морю. Непримснясмый вариант зачеркивается. В нашем случае перевозка осуществляется авто-

транспортом со склада отправителя, поэтому в данной строке ставится прочерк, но зато в стоке «со склада отправителя товара» указывается наименование отправителя;

Температурный режим при перевозке мяса (рыбы).

В разделе «Дата и время» указывается дата и время мероприятий по приемке товара:

Дата прибытия груза;

Время начала, приостановления, возобновления и окончания приемки товара. В нашем примере приемка не приостанавливалась, поэтому в этих графах ставится прочерк.

Следующая таблица заполняется по сопроводительным документам постав­щика.

При заполнении строки «Сертификат» (документа, удостоверяющего каче­ство товара в соответствии с принятыми стандартами) обязательно указывается его номер, наименование органа регистрации, выдавшего этот документ, и срок его действия.

Описывается состояние товара, тары и упаковки в момент приемки товара.

Следующие строки заполняются в случае, если в процессе приемки обна­ружено несоответствие количества, качества или ассортимента поступившего товара сопроводительным документам поставщика:

«Способ определения недостающего товара»;

«Заключение о причинах и месте образования недостачи товара»;

Графы 20-24 «Отклонение»;

«Решение руководителя» по выявленным отклонениям.

Акт подписывают все члены приемочной комиссии, а также представитель грузоотправителя (поставщика, производителя), в нашем случае - представи­тель поставщика. Указаны реквизиты доверенности, выданной ему организаци­ей-поставщиком.

В заключение последним на акте формы № ТОРГ-1 ставит свою подпись за­ведующий складом, принимающий на учет товар. Указывается дата окончания операции по его приемке.

Акт утверждается руководителем организации. Гриф утверждения находится на первой странице акта.

Срок хранения акта в архиве организации - пять лет.

Если же в процессе приемки обнаруживается несоответствие товара сопро­водительным документам, то кроме этого акта оформляется акт об установлен­ном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-2). Если же поступил импортный товар, то - анало­гичный акт по форме № ТОРГ-3.

Акт по форме № ТОРГ-2 составляется на отечественные товары в четырех экземплярах, акт по форме № ТОРГ-3 - на импортные товары в пяти экзем­плярах.

Акты применяются для оформления приемки ТМЦ, имеющих количествен­ные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика, являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Претензии могут быть предъявлены в случае ненадлежащего исполнения договора, которое может быть выражено в нарушении условий:

О количестве товара (ст. 466 ГК РФ);

О качестве товара (ст. 469 ГК РФ);

Его ассортимента (ст. 468 ГК РФ) и т.п.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Первая страница акта по форме № ТОРГ-2 повторяет все данные из соот­ветствующего акта по форме № ТОРГ-1. Поэтому не будем повторять ее запол­нение, а сразу перейдем к заполнению 2-й страницы акта ТОРГ-2.

В строке «Сведения о состоянии вагонов, автофургонов и т.д. Наличие, опи­сание упаковочных ярлыков, пломб транспорта на отдельных местах (сертифика­тов, спецификаций в вагоне, контейнере) и отправительская маркировка» перепи­сываются данные из сопроводительных документов транспортной организации и поставщика.

В таблице «По сопроводительным транспортным документам значится» при­водятся данные о товаре в соответствии с сопроводительными документами поставщика.

В строке «Сведения о состоянии вагонов, автофургонов и т.д. Наличие, опи­сание упаковочных ярлыков, пломб транспорта на отдельных местах (сертифи­катов, спецификаций в вагоне, контейнере) фактически» описываются факти­ческие данные, выявленные при осмотре транспортного средства при приемке товара.

Следующая таблица отражает приемку товара по количеству мест и выяв­ленные расхождения.

В разделе «Условия хранения товара (продукции) до его вскрытия на складе получателя» описываются условия хранения груза на складе покупателя до мо­мента его приемки комиссией. Так, если доставлен скоропортящийся груз, а температурный режим на складе не соответствует нормам, то вина за порченый груз лежит на покупателе, а не на поставщике.

Также при необходимости указываются сведения о температурном режиме при разгрузке товара в вагоне (рефрижераторе и т.д.).

В разделе «Состояние тары и упаковки, маркировки мест, товара и тары в момент внешнего осмотра товара (продукции)» описывается, в каком состоянии на момент приемки находятся тара и упаковка, а также маркировка мест и са­мого товара.

Приводятся сведения о принадлежности наружной маркировки тары, в ко­торой упакован товар.

Указывается дата вскрытия тары, наименование организации, которая опломбировала товар при отгрузке.

При приемке товара по качеству, если делается выборочная проверка, опи­сывается порядок отбора товара для ее проведения.

В следующей таблице приводятся данные по отклонениям (недостачи, из­лишки) в количестве товара и по их причинам: брак, бой. Если товар содержит драгоценные металлы или камни, то указывается номер паспорта товара.

В строке «Определение количества товара (продукции) проводилось» указы­вается, каким образом определено количество товара: взвешиванием, счетом мест, обмером и т.п., а также где проводилось определение.

Если определение проводилось путем взвешивания, то в следующей строке указывается характеристика весов, которые были использованы.

При необходимости указать какие-либо еще сведения, которые не нашли отражения, заполняется строка «Другие данные».

Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: «По остальным товарно-материальным цен­ностям расхождений нет».

Далее приводится мнение приемочной комиссии с подробным описанием дефектов (характера недостачи, излишков, ненадлежащего качества, брака, боя) и возможными причинами их возникновения, а также заключение ко­миссии.

Акт подписывают все члены приемочной комиссии, а также представитель грузоотправителя (поставщика, производителя). Указываются реквизиты дове­ренности, выданной ему организацией.

Свою подпись ставит и главный (старший) бухгалтер организации, которая принимает товар.

После этого руководитель выносит свое решение по итогам приемки и оформления акта, а затем утверждает акт. Гриф утверждения находится на пер­вой странице акта.

Срок хранения акта в архиве организации - пять лет.

На основании акта составляется претензионное письмо поставщику, грузо­отправителю или перевозчику. Требования к форме такого письма приведены при описании акта о приемке материалов по форме № М-7.

При приемке товара, поступившего без сопровождающих документов, оформляется акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ-4).

Этот же акт оформляется и при покупке товаров у физического лица.

На его основании приходуются фактически полученные ТМЦ, поступившие без счета поставщика, т.е. акт по форме № ТОРГ-4 используется для оформле­ния любого поступления в организацию по фактическому наличию.

Составляется данный акт в двух экземплярах членами комиссии при уча­стии материально ответственного лица: первый экземпляр передается в бухгал­терию, второй остается у материально ответственного лица.

При оформлении акта указываются следующие данные:

Наименование организации, составляющей акт, и ее структурного под­разделения;

Наименование, адрес, номер телефона и банковские реквизиты постав-

щика и грузоотправителя;

номер акта;

дата его составления;

Место приемки товара;

Сопроводительные документы (например, отсутствует накладная по фор­ме № ТОРГ-12, но имеется железнодорожная накладная. В этом случае в данной строке указывается только железнодорожная накладная. Если же отсутствуют все документы, то ставится прочерк или указывается, что товар получен без документов);

При наличии документов от транспортной организации:

а) количество мест по транспортным документам;

б) масса товара станции (пристани, порта) отправления и назначения;

в) реквизиты коммерческого акта в случае его составления (подробно о
коммерческом акте рассказано при заполнении акта о приемке материалов по
форме № М-7);

Состояние упаковки товара.

В таблице приводятся данные о товаре.

Акт подписывают вес члены комиссии и материально ответственное лицо, принимающее товар.

Срок хранения акта в архиве организации - пять лет.

4.3.3. Приемка готовой продукции

Готовая продукция является частью МПЗ, произведенной в самой органи­зации и предназначенной для продажи.

Готовая продукция должна сдаваться на склад готовой продукции за исклю­чением крупногабаритных изделий и иной продукции, сдача на склад которых затруднена по техническим причинам.

Передача готовой продукции на склад может оформляться с помощью уже рассмотренных документов, например требования-накладной по форме № М-II или накладной на отпуск материалов на сторону по форме № М-15.

Для учета передачи готовой продукции из производства в места хранения может быть также использована накладная на передачу готовой продукции в ме­ста хранения (форма № MX-18), утвержденная постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 г. № 66.

Составляется она в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего готовую продукцию. Один экземпляр служит сдающему структурному подразделению (цеху, участку, бригаде) основа­нием для списания продукции (ценностей), а второй - принимающему складу (цеху, участку, бригаде) основанием для оприходования продукции (ценностей).

Накладная подписывается материально ответственным лицом сдатчика и получателя и сдается в бухгалтерию для учета движения продукции (ценностей).

4.4. Учет материальных ценностей на складе

Учет материальных ценностей ведется:

В бухгалтерии - по материально ответственным лицам (бригадам) в сто­имостном выражении;

На складах - по наименованиям, сортам, количеству и цене товара в товарных книгах, товарных карточках.

Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним докумен­тами служат основанием для отражения в бухгалтерском учете операций по по­ступлению и выбытию товаров.

Оперативный складской учет материальных ценностей, который ведут мате­риально ответственные лица, необходим:

Для планирования снабжения и заключения договоров на поставку;

Выявления залежавшихся, ненужных, неликвидных запасов;

Контроля за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения путем проведения инвентаризации и сравнения ее результатов с бухгал­терскими данными.

4.4.1 Учет материалов

Для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру заполняется карточка учета материалов (форма № М-17

Карточка заполняется на каждый номенклатурный номер материала.

Записи в ней делаются в день совершения операции (на основании приход­ных или расходных документов). Карточка ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом).

На складах с небольшой номенклатурой материалов можно вести учет в книгах сортового учета с указанием реквизитов, которые должны отражаться в карточке.

Все карточки регистрируются в картотеке, и им присваивается порядковый номер в соответствии с записью в реестре.

Начальной записью в карточке является входящий остаток на начало меся­ца. Записи в графы «Приход», «Расход» материально ответственное лицо обязано делать ежедневно на основе оформленных в этот день первичных документов. После каждой записи в карточке выводится остаток. Исключение допускается при отпуске по лимитно-заборным картам, так как запись по карте может про­водиться один раз после ее закрытия, но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяцем. В связи с этим в течение месяца материально ответственное лицо хранит свой экземпляр лимитно-заборной карты вместе с соответству­ющей карточкой учета материалов. Бухгалтер обязан осуществлять на складе в присутствии материально ответственного лица проверку своевременности и правильности оформления записи в карточках.

Материально ответственное лицо постоянно должно сравнивать текущий остаток с нормой запаса, указанной в соответствующей графе. Если остаток материала становится ниже указанной нормы, отделу снабжения делают со­общение о необходимости закупки материала.

В конце каждого месяца материально ответственное лицо сдает карточку в бухгалтерию.

Карточка хранится в архиве организации пять лет.

4.4.2. Учет товара

Для учета движения товаров на складе применяется журнал (форма № ТОРГ-18). Пример заполнения журнала учета движения товаров на складе приведен на с. 151.

Журнал ведется материально ответственным лицом по наименованиям, сор­там, количеству и цене товара.

Записи в журнале производятся на основании приходно-расходных доку­ментов или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день.

Срок хранения журнала в архиве организации - пять лет.

При учете товара в количественно-стоимостном выражении используется картонка количественно-стоимостного учета (форма № ТОРГ-28), пример за­полнения которой приведен на с. 152.

Карточка ведется отдельно на каждое наименование, сорт товара. При ко­личественно-стоимостном учете однородные товары различного назначения, но имеющие одинаковую розничную цену, могут учитываться объединенно на одной карточке.

Записи в карточке производятся в количественном и стоимостном выра­жении на основании проверенных документов, представляемых в бухгалтерию материально ответственными лицами.

Срок хранения карточки в архиве организации - пять лет.

4.5. Отчетность материально ответственных лиц

Материально ответственные лица должны составлять отчетность о наличии и движении товаров в сроки от одного до десяти дней, устано&тенные руководителем и главным бухгалтером торговой организации в зависимости от условий работы. Сроки предоставления отчетности устанавливаются графиком документооборота.

Первичные приходные и расходные документы являются основанием для составления товарного отчета (форма № ТОРГ-29). Он составляется матери­ально ответственным лицом в двух экземплярах: первый экземпляр вместе со всеми оправдательными документами, подтверждающими поступление или вы­бытие товаров, представляется в бухгалтерию организации, второй с распиской бухгалтера о приеме отчета остается у материально ответственного лица.

В адресной части товарного отчета указывают наименование организации и структурного подразделения, должность, фамилию и инициалы материально от­ветственного лица, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет.

В приходной части товарного отчета в стоимостном выражении отражают остаток товаров на дату составления предыдущего товарного отчета и поступление товаров и тары по сопроводительным документам.

Каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров) записывают отдельно, рассчитывают общую сумму оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода.

В расходной части товарного отчета подсчитывают общую сумму расхода товаров за отчетный период.

Каждый расходный документ отражается отдельной строкой (продажа товаров мелким оптом, возврат недоброкачественных товаров, переброска товаров).

Основой товарного отчета является подтверждение товарного остатка.

Все приходные и расходные документы, на основании которых составляются товарные отчеты, следует располагать в хронологическом порядке. Нумерация товарных отчетов должна быть последовательной с начала до конца года с № 1.

Товарные отчеты материально ответственных лиц, приступивших к работе с начала года, нумеруются с начала их работы.

В тексте и цифровых данных товарных отчетов неоговоренные исправления их подчистка не допускаются. Допущенные ошибки в товарных отчетах ис­правляются таким образом: одной чертой зачеркивается неправильная запись и надписываются правильный текст или цифровые данные.

Исправление ошибки в товарном отчете должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписью ответственного лица и бухгалтера с указанием даты исправления.

Товарный отчет, как правило, составляется при сальдовом методе учета това­ров. Применяется этот метод обычно на крупных и средних предприятиях. Его еще называют оперативно-бухгалтерским. Смысл метода заключается в следующем.

Бухгалтерия не ведет учета остатков и движения каждого вида товара и, следовательно, не дублирует записи складского учета. Периодически (ежеднев­но или один раз в несколько дней) бухгалтер проверяет правильность записей в регистрах складского учета (товарных книгах или карточках), которые ведут материально ответственные лица. Выявленные ошибки сразу исправляют.

После этого регистры складского учета становятся регистрами оперативно-бухгалтерского учета, т.е. складской учет превращается в составную часть анали­тического бухгалтерского учета. Одновременно с проверкой карточек бухгалтер принимает на складе у материально ответственного лица первичные документы, проверяет их, раскладывает по учетным группам и составляет сопроводительный реестр сдачи документов (форма № ТОРГ-31). Рассортированные по учетным группам первичные документы служат основанием для подсчета итогов по груп­пам. В бухгалтерии по группам ведут накопительные ведомости аналитического учета материалов только в денежном выражении. На основании таких накопи­тельных ведомостей итоги по приходу и расходу по соответствующему субсчету переносят в оборотную ведомость движения материалов в денежном выражении.

Для проверки правильности учетных записей, ведущихся как на складе, так и в бухгалтерии, на 1-е число каждого месяца (а также на дату инвентаризации) составляют сальдовую ведомость. В ней на основании регистров складского учета указывают остатки товаров по наименованиям, артикулам, сортам, ко­личеству и цене. Затем осуществляется таксировка и подсчет общей стоимости всех товаров. Этот итог должен быть равен сальдо синтетического счета уче­та материальных ценностей (10, 41 и т.д.). Сальдовые ведомости составляют по материально-ответственным лицам (бригадам), а если целесообразно - по укрупненным товарным группам.

На малых предприятиях с незначительной номенклатурой материальных ценностей обычно применяют количественно-суммовой метод учета матери­альных ценностей. При этом методе в карточках учета материалов по окон­чании месяца выводят итоги по приходу и расходу материальных ценностей и остаток на начало следующего месяца. Итоги каждой карточки являются отдельной строкой для заполнения оборотной ведомости движения матери­алов.

Количественно-суммовой метод аналитического учета материалов мож­но вести и без использования карточек. Малые предприятия вместо них ведут ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС по этим ценностям (форма № В-2), которая содержит сведения об остатках, приходе и расходе товаров не только в стоимостном, но и количественном выражении, а также остатки, приход и расход по каждому наименованию товаров. Форма ведомости и порядок учета ТМЦ установлены в Типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства (утверждены приказом Минфина России от 21 декабря 1998 г. № 64н). Ведо­мость не является унифицированной формой, поэтому в нее можно вносить необходимые изменения.

Ведомость по форме № В-2 предназначена для аналитического и синтети­ческого учета производственных запасов, готовой продукции и товаров, отра­жаемых на счетах 10 «Материалы» и 41 «Товары», а также сумм НДС по приоб­ретенным материальным ценностям (счет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»).

Ведомость открывается на месяц и ведется материально ответственными лицами (или в бухгалтерии) раздельно по производственным запасам и товарам в разрезе всех видов ценностей независимо от того, имелось или нет движение за отчетный месяц ценностей.

Стоимость ценностей определяется и отражается в ведомости исходя из за­трат по цене приобретения, транспортных расходов, надбавок, указанных в рас­четных документах поставщиков.

При наличии на предприятии двух и более материально ответственных лиц ведомости по форме № В-2 составляются каждым материальным лицом, а в бухгалтерии на основе указанных ведомостей составляется ведомость по форме № В-2 для сводного учета наличия и движения ценностей за месяц в целом по малому предприятию.

Обособленно от материальных ценностей в ведомости отдельной строкой отражают НДС по этим ценностям, причитающийся к вычету.

Структурные подразделения производственной организации, занимающие­ся торговой деятельностью (магазины, торговые точки), могут заполнять товар­ный отчет по форме, предложенной в Методических указаниях по бухгалтер­скому учету материально-производственных запасов.

Товарный отчет состоит из двух разделов. В разделе «А» отражается дви­жение готовой продукции и товаров, в разделе «Б» - движение наличных денег.

Товарный отчет составляется заведующим магазином, продавцом или иным материально ответственным лицом в двух экземплярах.

В строке «Неторговая организация» указывается номер или наименование магазина либо иного торгового подразделения.

Материально ответственное лицо в разделе «А» товарного отчета отражает остатки и движение (приход, расход) готовой продукции и товаров в количе­ственном выражении, с указанием наименований, номеров и дат приходных и расходных документов, а также показатели «Расход» и «Остаток на конец меся­ца» в продажных ценах (включая НДС и другие налоги к цене товаров).

В свободных строках раздела «А» отражается (при наличии операций):

В подразделе «Приход» - поступления со склада своей организации, от других организаций, готовой продукции и товаров;

Подразделе «Расход» - продажа готовой продукции, товаров за наличный расчет, в кредит (т.е. с рассрочкой платежа), по расчетным чекам кредит­ной организации и т.д.

В разделе «Б» отражаются источники поступления и выбытия наличных де­нег: выручка от продажи готовой продукции и товаров, сдача денег в кассу своей организации, инкассатору кредитной организации, недостачи и излишки наличных денег и т.д.

Товарный отчет с приходными и расходными товарными и денежными до­кументами представляется бухгалтерской службе организации в установленные сроки. Периодичность сдачи товарного отчета устанавливается графиком доку­ментооборота. Отчет не может составляться реже одного раза в месяц.

Товарные отчеты обязательно составляют к концу квартала, года, при про­ведении переоценки готовой продукции и товаров, инвентаризации, смене ма­териально ответственного лица и ликвидации неторговой организации.

Бухгалтер проверяет и принимает отчет и делает об этом отметки на обоих экземплярах отчета. Первый экземпляр отчета с документами остается в бухгал­терской службе, второй возвращается материально ответственному лицу.

При обнаружении ошибок в отчете бухгалтер вносит соответствующие ис­правления в оба экземпляра отчета. Материально ответственное лицо знако­мится с исправлениями и при согласии с ними подтверждает их своей подпи­сью с указанием исправленной суммы остатка готовой продукции, товаров и наличных денег на конец отчетного периода.

Бухгалтерская служба организации или отдел торговли в разделе «А» товар­ного отчета заполняет графы «По фактической себестоимости» - по готовой продукции и товарам, после чего данные товарного отчета проводятся по бух­галтерскому учету.

К товарному отчету прилагается «Ведомость движения готовой продукции и товаров».

В ведомости отражаются поступления (приход) и расход готовой продукции и товаров с указанием их наименований, отличительных признаков и номен­клатурных номеров (если они имеются), а также единицы измерения, количе­ства, цены и суммы по продажным ценам (включая НДС). Если приход или расход готовой продукции и товаров оформлен документами с отражением вы­шеуказанных показателей, в ведомости они могут отражаться с указанием толь­ко общих (итоговых) сумм.

В ведомости указываются итоговые суммы отдельно по приходу и расходу.

Данные по фактической себестоимости и (или) покупным ценам заполня­ются отделом торговли или бухгалтерской службой.

Организация должна выбрать наиболее удобную для себя форму товарного отчета, по которой будут отчитываться материально ответственные лица, или разработать собственную форму.

Выбранная форма должна быть закреплена в учетной политике организации.

Бухгалтер организации обязан проверять своевременность и полноту опри­ходования поступивших материальных ценностей, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами.

Во время проверки отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обя­зан установить:

Подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствие даты до­кументов периоду, за который представляется отчет;

Соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало от­четного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;

Соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного пе­риода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату про­ведения инвентаризации;

Даты всех ли первичных документов, приложенных к отчету, свидетель­ствуют, что товары получены до инвентаризации, а не после;

Законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т.д.);

Наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей матери­ально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя ор­ганизации на внутреннее перемещение товаров;

Полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным дове­ренностям, оплаченным или принятым к оплате документам;

Правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и прило­женных к нему документах;

Соответствие записей, сделанных материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета, с первичными приходно-расходны­ми документами;

Соответствие суммы по внутреннему перемещению отпущенных товаров и тары сумме, показанной в приходной части товарных отчетов других материально ответственных лиц;

Соответствие выручки, показанной в расходной части товарного (товар­но-кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по продажным ценам).

Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер выявляет ошибки, их исправляют корректурным способом; исправления заверяют под­писью лица, выявившего ошибку, а об изменении остатка товаров на конец от­четного периода ставят в известность материально ответственное лицо, которое расписывается в конце отчета, удостоверяя правильность внесенных исправле­ний и нового остатка товаров.

Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документа­ми должны быть подобраны и переплетены по их порядковым номерам. Срок хранения товарных отчетов - пять лет.

Основной вид деятельности нашей организации - нанесение теплогидроизоляционного покрытия на стальные трубы и фасонные изделия. Номенклатура труб и фасонных изделий от Ф 57мм до Ф 1020мм. В организации есть собственный автотранспорт, грузовые атвтомобиля и погрузчики, осуществляющие доставку продукции до покупателей, доставку МПЗ от поставщиков до складов организации и между складами внутри организации.Какие необходимы транспортные документы для отражения операций по доставке до покупателей и от поставщиков я знаю.Вопрос- нужны ли ТТН для отражения внутренних перемещений между складами. Количество перемещений значительное. 7 центральных складов, 5 основных производственных участков.

Для учета расходов на перевозку имущества внутри организации собственными транспортными средствами организации достаточно:

– официально разработанную форму (утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1998 г. № 78);

– самостоятельно разработанную форму, которая подтвердит путь и время следования автомобиля;

– или иные подтверждающие документы (постановление ФАС Московского округа от 30 сентября 2010 г. № КА-А40/11123-10), а также, например, данные спутниковой системы навигации ГЛОНАСС (письмо Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354).

Дело в том, что при использовании собственного транспорта для нужд организации нет необходимости заполнять ТТН или транспортную накладную. Поскольку нет никаких отношений с третьей стороной – перевозчиком. Минфин России по этому поводу высказывается аналогично: «...в случае если договор перевозки не заключался, обязанности подтверждать затраты на перевозку груза и факт его транспортировки как транспортной накладной, так и накладной формы № Т-1 у налогоплательщика не возникает» (письмо от 24.10.2011 г. № 03-03-06/1/687).

Внутренне перемещение МПЗ оформите ТОРГ-13 или накладной М-8 (М-11).

Обоснование данной позиции приведено ниже в статье журнала «Учет в производстве», которую Вы можете найти в закладке «Журналы» «Системы Главбух» vip – версия

Статья: Учитываем затраты на перевозку грузов внутри предприятия

Если предприятие привлекает перевозчика для транспортировки грузов между структурными подразделениями, то, по мнению чиновников, в данном случае нужно оформить транспортную накладную и накладную по форме № Т-1 (письмо Минфина России от 11 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/744). При этом грузы внутри предприятия можно перевозить и собственными силами. О том, как организовать учет расходов в обоих случаях, – в статье.

Создано самостоятельное подразделение

Предприятия с разветвленной филиальной сетью для перевозки сырья и материалов, готовой продукции, как правило, создают самостоятельные структурные автотранспортные подразделения (по аналогии с автотранспортным предприятием).

Отражаем затраты в бухучете*

В зависимости от размера парка собственных автомобилей и характера перевозок (только внутри организации или услуги оказываются еще и на сторону) организация может:

Открыть самостоятельное подразделение, занимающееся перевозками, и все затраты по нему собирать на счете 23 «Вспомогательные производства»;

Не создавать отдельное подразделение, если парк небольшой, и вести учет по автомобилям, их обслуживанию и ремонту на счете 26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Автотранспорт».

При любом варианте основными затратами на собственный транспорт являются:

Горюче-смазочные материалы;

Амортизация автомобилей;

Расходы на техническое обслуживание и ремонт;

Зарплата водителей (возможно, бухгалтера, выделенного на ведение учета транспортного подразделения), взносы в фонды и взносы на травматизм.

Если транспорт (пусть даже и большой парк) используется исключительно для нужд организации (не оказывает услуги на сторону), то, возможно, есть смысл не задействовать счет 23 вообще, а выделить отдельный субсчет на счете 26. Но в любом случае транспортные расходы следует собирать обособленно. Это позволит не только анализировать размер таких затрат (в целях управленческого учета), но и сблизить бухгалтерский учет с налоговым.

Соответствующие варианты учета следует прописать в бухгалтерской учетной политике.

Далее уже по правилам, прописанным в учетной политике для целей бухгалтерского учета, эти косвенные транспортные расходы распределяются по видам производимой продукции либо списываются напрямую в уменьшение выручки от продаж отчетного периода.

Признаем расходы в налоговом учете

Транспортные услуги структурных подразделений самого предприятия по перевозкам грузов внутри организации (перемещение сырья (материалов), инструментов, деталей, заготовок, других видов грузов с базисного (центрального) склада в цехи (отделения)) и доставка готовой продукции относятся к материальным расходам производственного характера.

Это следует из подпункта 6 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. Их следует признавать в качестве расходов текущего периода.

А вот если собственным транспортом доставляются в организацию приобретенные материально-производственные запасы, то тогда такие транспортные расходы уже формируют фактическую стоимость этих запасов (п. 2 ст. 254 Налогового кодекса РФ).

Какие документы необходимо оформить

Любая запись в бухгалтерском учете делается на основании первичного документа (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

В налоговом учете любой расход должен быть обоснован и документально подтвержден (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

В части документального оформления транспортных расходов внутри организации никаких особых указаний ни Налоговый кодекс РФ, ни нормативные акты по бухучету не содержат. Значит, руководствуемся общим правилом – это должны быть документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

На практике это означает, что следует использовать формы документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм.

Если таковые отсутствуют, то предприятие может разработать формы самостоятельно с использованием обязательных реквизитов, которые указаны в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Итак, для подтверждения расходов по горюче-смазочным материалам в наличии должен быть путевой лист.

Причем бухгалтер организации, использующей автотранспорт исключительно для своих, а не коммерческих нужд, может использовать:

Официально разработанную форму (утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1998 г. № 78);

Самостоятельно разработанную форму, которая подтвердит путь и время следования автомобиля;

Иные подтверждающие документы (постановление ФАС Московского округа от 30 сентября 2010 г. № КА-А40/11123-10), а также, например, данные спутниковой системы навигации ГЛОНАСС (письмо Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354).

В отношении расходов на амортизацию предприятию необходимо иметь инвентарную карточку учета основных средств № ОС-6, ведомость начисления амортизации.

Если ремонтом занимается сторонняя организация, то потребуется акт выполненных работ.

Если ремонт проводится собственными силами, то нужно будет оформить и требование-накладную № М-11 (утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а), а также расчетно-платежную ведомость/расчетную ведомость № Т-49/№ Т-51 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Как правило, при перевозках оформляется товарно-транспортная накладная № Т-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78) или транспортная накладная (утверждена постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272).

По мнению автора, при использовании собственного транспорта для нужд организации нет необходимости заполнять такие документы вообще. Поскольку нет никаких отношений с третьей стороной – перевозчиком. Минфин России по этому поводу высказывается аналогично: «...в случае если договор перевозки не заключался, обязанности подтверждать затраты на перевозку груза и факт его транспортировки как транспортной накладной, так и накладной формы № Т-1 у налогоплательщика не возникает» (письмо от 24 октября 2011 г. № 03-03-06/1/687).

Так что, по сути, при перевозках внутри компании собственными силами достаточно будет путевого листа.

Однако нелишним будет составление к путевому листу накладной на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары – № ТОРГ-13 (утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132).

Несмотря на то что эта унифицированная форма разработана для учета торговых операций, она может быть использована не только торговыми организациями.

Ведь одно ее название «Накладная на внутреннее перемещение…» уже прямо свидетельствует, что она предназначена для учета движения ценностей внутри организации, между структурными подразделениями и материально ответственными лицами.

Так что ее наличие не позволит запутаться, что и куда было направлено внутри самой организации, и кроме того, она значительно проще товарно-транспортной накладной.