Должностные обязанности помощника руководителя. Должностная инструкция помощника руководителя

Круг обязанностей помощника руководителя зависит от масштаба компании, стиля руководства и корпоративных стандартов. Так, в небольших фирмах помощник руководителя помимо своих должностных обязанностей нередко занимается административно-хозяйственным обеспечением жизнедеятельности офиса, координацией работы курьеров/водителей/менеджеров, оформлением первичных бухгалтерских документов, выполняет функции кадровика. Тогда как в

крупных компаниях руководителю часто помогают не один, а два человека: делопроизводитель, отвечающий за техническое исполнение рутинной работы с бумагами, звонками и прочими повседневными делами, требующими постоянного пребывания в офисе, и координатор, личный помощник, который организует рабочий день руководителя, планирует встречи и совещания, сопровождает его в рабочих поездках.

В мегакорпорациях, где в каждом департаменте или подразделении есть секретарь-делопроизводитель, на помощника руководителя организации

иногда возлагаются еще и функции руководителя секретариата или заведующего канцелярией.

Свободное владение иностранным языком (или даже несколькими языками) –важнейший навык, позволяющий соискателю получить должность помощника руководителя в солидной фирме. Навыки по существу, современный высокопрофессиональный помощник руководителя–это управляющий администратор, к

наиболее важным компетенциям которого можно отнести следующие:

А) Проактивность–умение работать наопережение: предвосхищать потребности руководителя, читать между строк, все понимать без лишних вопросов, умение предвидеть развитие событий, а значит, иметь возможность предотвратить многие проблемы;

Б.) Универсальность–способность качественно выполнять широкий круг обязанностей, умение адаптироваться к быстроменяющимся условиям

В) эффективные коммуникации и информационная логистика–умение управлять информационными потоками;

Г) умение корректно обращаться с любой конфиденциальной информацией;

Д) навыки системного анализа проблем, умение предложить несколько

возможных решений–оптимальное, резервное и «кризисное» –на случай развития событий по нежелательному сценарию;

Е) свободное владение компьютерной техникой (управляющий

администратор должен уметь создавать базы данных, работать с редакторскими программами, организовывать виртуальные презентации, конференции и тому подобное);

Ж) Ауто-тайм-стрессменеджмент и саморефлексия; супервайзинг

З) Навыки по контролю и координированию (встреч, проектов, всего, что поручает руководитель).

Среди ценнейших качеств, обеспечивающих успешность в профессии, необходимо назвать грамотность, коммуникабельность, дипломатичность,

ответственность, исполнительность и аккуратность, способность оперативно

обрабатывать большой поток информации, умение расставлять дела в порядке приоритетности, корпоративность, стрессоустойчивость, хорошую память и реакцию. Кроме того, сегодня, когда многие российские фирмы выходят на международный уровень, свободное владение иностранным языком (или даже несколькими языками) стало важнейшим навыком, позволяющим соискателю получить должность помощника руководителя в солидной фирм

Юрий Водилов, генеральный директор компании «Сибрыбпром», считает, что функционал помощника руководителя состоит в следующем:

Организация телефонных переговоров;

Прием сообщений, писем, адресованных руководителю, и при необходимости доведение их до руководителя;

Подготовка совещаний, собраний, в том числе собраний акционеров, советов директоров, переговоров (личный помощник делает подборку материалов, оповещает участников о месте и времени мероприятия, а также следит за соблюдением регламентов, ведет протоколы, оформляет результаты, стенографирует);

Прием поступающей деловой корреспонденции, ее регистрация и передача руководителю, а затем – доведение резолюций Генерального директора до конкретных исполнителей или самостоятельная подготовка ответа;

Контроль сроков выполнения поручений руководителя сотрудниками структурных подразделений компании;

Прием и своевременное представление документов на подпись;

Встреча и прием посетителей руководителя;

Подготовка командировок (визовая поддержка, заказ билетов, бронирование гостиниц);

Создание условий, способствующих максимально эффективной работе руководителя (следит за организацией рабочего места, наличием канцтоваров, необходимой оргтехники, чистотой в кабинете руководителя)

С точки зрения М.Е. Тарасовой руководитель организационно-административной службы ЗАО «НК Руснефтехим» среди обязанностей основных обязанностей помощника руководителя можно выделить следующие:

Административная поддержка руководителя;

Планирование рабочего дня руководителя, координация и организационное обеспечение встреч и приема посетителей;

Информационно-аналитическая поддержка руководителя: поиск и обработка необходимой информации; подготовка информационных, аналитических и презентационных материалов, докладов и выступлений, аналитических обзоров, отчетов и т.п.;

Ведение деловой переписки руководителя;

Подготовка заседаний, советов, совещаний, проводимых руководителем, формализация итогов проведения деловых встреч/переговоров;

Участие в переговорах, деловых встречах, приемах; сопровождение руководителя на встречах, в поездках и т.п.;

Организация и обеспечение деловых поездок и встреч (логистика оптимальных маршрутов, бронирование билетов, номеров отелей, трансфер; визовое сопровождение; регистрация участия в конференциях и семинарах; организация досуга);

Осуществление взаимосвязей с представителями компаний, предприятий, организаций, органов государственной власти и управления для решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя; получение в органах государственной власти и управления документов и информации по поручению руководителя;

Устные и письменные переводы, языковое сопровождение деловых переговоров и встреч;

Организация презентаций и протокольных мероприятий, представительская деятельность;

Подготовка отчетности о расходах;

Выполнение личных поручений руководителя.

Данный перечень не является полным, в конкретной компании обязанности помощника могут варьироваться, зависимости в зависимости от размеров и деятельности компании.

На российском сайте по поиску работы, имеются сведения, где подготавливают личных помощников руководителя, смежных карьерах и что особенно важно о требованиях к навыкам и умениям к личным помощникам:

Высшее профессиональное образование дает сегодня специальность 032001

«Документоведение и документационное обеспечение управления», среднее профессиональное образование–специальность 0611«Документационное обеспечение управления и архивоведение». Учебных заведений, готовящих поэтим специальностям, сегодня достаточно много.В настоящее время около 80 вузов страны ведут подготовку специальностипо документационному обеспечению управления

Среди основных обязанностей помощника руководителя можно выделить следующие:

1.Работа с документами (информационно-документационное обслуживание):

2.прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов

3.документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование; прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

4.ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы руководителя;

5.формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив;

оперативное хранение документов в ходе исполнения и до передачи в

архив; контроль исполнения работниками предприятия изданных приказов

и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и

поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;

6.ведение контрольно-регистрационной картотеки.

2. Работа организационная (бездокументное обслуживание):

1. прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail)

создание «телефонного имиджа» компании и руководителя,

2.ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков,

самостоятельное принятие решений по переадресации и завершению

3.Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами

организационной техники, канцелярскими принадлежностями,

создание условий, способствующих его эффективной работе;

4.организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры работы начальника

5.Подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний;

6.Организация презентаций и представительская деятельность;

7.организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

8.Исполнение личных поручений (выбор подарков деловым партнерам, поиск гувернантки для детей руководителя и тому подобное).

В статье Екатерины Пановой генеральный Директор ООО «КАУС- секретарь», имеется классификация личных помощников в зависимости от размеров организации, количества документооборота в ней, и человек работающих на руководителя данной организации.

Секретарь руководителя. Подходит руководителям компаний с численностью до 25 человек. Этот человек совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи (например, встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию). Требования. Это должен быть дисциплинированный исполнитель, от которого не требуется самостоятельности в принятии решений, инициативности. Среди других требований: высшее или незаконченное высшее образование (важно, чтобы учеба не влияла на работу), высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. Необходимо, чтобы человек, претендующий на эту должность, был склонен к выполнению монотонной работы.

Административный помощник, управляющий делами. Он необходим руководителям компаний с большим документооборотом в основном для коммуникативных связей руководителя с подчиненными. Этот тип личного помощника должен сочетать в своей работе выполнение как технических функций, так и функций, требующих от него самостоятельности и ответственности, например: планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров. Требования. Высшее образование, опыт аналогичной работы от двух лет, представительный внешний вид, знание иностранного языка (при необходимости), хорошие организаторские способности, в том числе навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.

Профессиональный ассистент. Он, как правило, необходим руководителям крупных предприятий. На эту должность очень часто приглашают мужчин. Такой помощник генерального директора выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Профессиональный ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя. Он не выполняет для руководителя техническую работу, как, например, административный помощник. Требования. Высшее образование (профильное), аналогичный опыт работы от двух лет, знание иностранного языка (при необходимости), знания и опыт в сфере деятельности компании, ответственность, инициативность. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его многочасовой, кропотливой работы и присваивать все лавры себе.

Заведующий личными делами руководителя. Данный тип личных помощников встречается реже остальных. Может быть востребован как в небольших, так и в крупных компаниях. Необходим руководителю, который много времени проводит на работе, но ведет при этом очень активную жизнь вне офиса, имеет большую семью, часто выезжает на отдых за границу и готов доверить некоторые функции по организации личных дел своему помощнику. Например, заведующий личными делами может бронировать и приобретать билеты в театры, на концерты, покупать подарки для друзей, родственников и важных партнеров. Также нередко в обязанности заведующего личными делами входит организация туристических поездок руководителя и членов его семьи. За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. На секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами. Отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами, секретарь всегда в гуще событий. Хороший секретарь может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает ее наполовину.

От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы. Такие его качества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм помогут руководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решать накопившиеся проблемы. В условиях жесткой конкуренции немногие руководители могут себе позволить выбирать секретаря только по внешним данным. Такие качества, как рост, возрасти и «количество печатных знаков в минуту», все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. Сегодня во всех развитых странах при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи.

С появлением персональных компьютеров на рабочем столе секретаря упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта, В связи с этим появились новые требования к личностным и профессиональным качествам секретаря-референта, появились вариации названия секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции, офис-менеджер. Различия должности секретаря состоят в следующем. Словом «секретарь» обозначают должность человека, которого нанимает отдельное лицо или компания для ведения делопроизводства, помощи в работе с корреспонденцией, организации встреч и мероприятий, выполнения личных распоряжений руководителя, приема телефонных звонков и т.п

Личный помощник должен обладать еще более глубокими навыками,

личностными и профессиональными качествами, ведь помощники –это те люди, которые помнят все и всегда, от которых зависит успех деловой встречи руководителя или празднование юбилея, и которые сопровождают своего шефа практически всегда и повсюду. Кстати, стоит отметить тот факт, что в трудовых книжках (при условии официального трудоустройства, естественно) редко делают записи «помощник руководителя» или «референт». Чаще всего подобная должность записывается как «секретарь руководителя»

Должностная инструкция: помощник руководителя организации

Большая организация - большие хлопоты. Руководитель корпорации не успеет повсюду, даже с помощью заместителей. Чтобы правильно спланировать день, ничего не забыть, распределить и проконтролировать работы, руководитель нуждается в помощнике. Чем занимается работник на этой позиции, что он должен уметь и знать?

Помощник руководителя: его роль в организации

Следуя логике классификатора профессий, утверждённого на государственном уровне, помощник руководителя относится к категории руководителей, ведь он курирует практически все вопросы, отнесенные к компетенции первого лица.

В то же время некоторые организации трактуют позицию помощника руководителя как администратора, менеджера или секретаря: первые две должности подразумевают организационно-административные функции, третья - презентационные и вспомогательные. Классификатор профессий относит эти виды работ к различным категориям - специалистам, техническим служащим, но к руководителям причисляет лишь помощника.

Как определить круг трудовых обязанностей?

Принимая на работу помощника руководителя или секретаря, организации следует определиться со статусом, правами и ответственностью данного сотрудника, ведь от этого зависят требования к образовательному уровню, квалификации, опыту работы кандидата.

• Секретарю приёмной достаточно иметь полное среднее образование, а этикету и техническим приёмам работы с оргтехникой претендента обучают непосредственно на рабочем месте.
• Администратор должен иметь не менее степени бакалавра, обладать организаторскими способностями и энергичным характером, а также иметь некоторый опыт работы, в зависимости от корпоративных требований.
• Менеджеру, как представителю профессионалов, требуется образование не менее полного высшего, опыт работы необязателен, но эту норму компания устанавливает на своё усмотрение.
• Помощник руководителя. Эта должность подразумевает такие же квалификационные требования, как к руководителю: полное высшее образование, опыт работы по специальности не менее 2 лет. Вероятно, потребуются и особые личностные характеристики претендента, а, возможно, и повышение квалификации.

Для чего необходима должностная инструкция?

Помощник руководителя, являясь должностным лицом, обязан действовать в рамках своих функциональных прав и в полном объеме выполнять предписанные функции. Впрочем, даже не являясь руководителем, сотрудник обязан выполнять свои трудовые обязанности добросовестно и в срок.

В приказе о приёме на работу не содержится подробного изложения этих компетенций, да и в случае заключения контракта перечень функций не всегда исчерпывающий. Чтобы избежать разночтений при определении круга полномочий сотрудника, организации должна содержать подробные обязанности, права, которыми он обладает, а также меру ответственности за нарушение трудового договора, правил внутреннего трудового распорядка, причинения ущерба работодателю и т. п.

Личный помощник руководителя

Должностная инструкция помощника составляется по образцу аналогичной инструкции для руководителя или его заместителя за исключением некоторых первоочередных функций стратегического планирования и управления. Вероятно, помощнику также не поручат приём и увольнение сотрудников, право распоряжения финансовыми средствами предприятия, выдачу доверенностей и иные компетенции, принадлежащие лично руководителю.

Впрочем, законодательство позволяет делегировать любые функции сотруднику, которому доверяют, при условии, что у него достаточно квалификации, знаний, опыта и авторитета для решения подобных вопросов. Важно лишь правильно оформить полномочия работника - приказом или доверенностью.

При этом должностная инструкция помощника руководителя предприятия должна отражать фактически выполняемые им работы.

Типовые разделы

Структура должностной инструкции закреплена в государственных квалификационных справочниках и содержит все основные требования к сотруднику и нюансы позиции, а также её место в оргструктуре организации.

Должностная инструкция "Помощник руководителя", как и любая другая, должна включать следующие части:

1. Общие условия. Здесь указывается порядок приема и увольнения, подчинённость, порядок замещение работника.
2. Трудовые функции. Один из важнейших разделов, который нужно подробно отразить.
3. Права, предоставляемые работнику.
4. Пределы ответственности за нарушения.
5. Квалификация, профессиональный опыт, образовательный уровень.
6. Что должен знать сотрудник на данной позиции.
7. Взаимосвязи между ним и другими подразделениями организации.

Указанные разделы не могут быть урезаны, но их допустимо расширять и добавлять необходимые пункты.

Должностная инструкция помощника руководителя: образец

Директор (название организации)

Должностная инструкция "Помощник руководителя"

1. Основные условия

1.2. Принимается и увольняется с работы приказом директора.

1.3. Подчинение: непосредственно директору.

2.1. Координирует работу отделов, секций и других подразделений предприятия согласно указаниям, резолюциям и приказам директора.

2.2. Ведет учет сроков исполнения контрольных поручений директора структурными подразделениями.

2.3. Составляет план работы директора на следующий рабочий день и своевременно предоставляет его руководителю.

2.4. Организовывает и контролирует делопроизводство на предприятии, проверяет его на соответствие требованиям законодательства.

2.5. Обеспечивает учёт и регистрацию всех доверенностей, выдаваемых директором.

2.6. Осуществлять руководство делопроизводителями и контроль над результатами их деятельности.

Помощник руководителя имеет право:

3.1. Ознакамливаться с принятыми решениями по предприятию.

3.2. Участвовать в совещаниях аппарата управления.

Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и профиля должности.

Помощник руководителя несёт ответственность:

4.1. За невыполнение или ненадлежащее выполнение своих обязанностей, предусмотренных этой инструкцией, приказов и распоряжений директора, действующего законодательства, регулирующего деятельность предприятия.

4.2. За недостаточный контроль над деятельностью подчинённых работников.

4.3. За разглашение информации с ограниченным доступом.

Дополнить в зависимости от потребностей конкретной организации и профиля должности.

Помощник руководителя должен иметь полное высшее образование, профильный стаж работы не менее 2 лет.

Действующее законодательство, Устав, Коллективный договор (указывается, какие акты и нормы должен знать сотрудник).

Указывается, с кем и по каким вопросам сотрудничает помощник руководителя.

Начальник отдела кадров

Специфика компетенций помощника руководителя проекта

Предполагается, что руководство проектом - должность временная, соответственно, и помощник принимает на себя определённые обязательства до завершения проекта. Его функциональные обязанности будут зависеть от специфики и темы проекта, а также от потребностей конкретной организации.

Должностная инструкция помощника руководителя проекта по функциям будет более узкоспециализированной, однако с административно-организационной окраской. Типовые обязанности для этой позиции можно найти в квалификационном справочнике, а затем доработать их под ситуацию.

Отличаются ли обязанности помощника руководителя по общим вопросам?

Сферы обязанностей помощника генерального директора и помощника директора по общим вопросам будут отличаться. Разумеется, во втором случае полномочия окажутся более узконаправленными, так как руководитель по общим вопросам отвечает не за всю деятельность организации, а лишь за отдельный сектор.

Должностная инструкция помощника руководителя по общим вопросам составляется, исходя из функций начальника, которому "помогают". Соответственно, основой будет сфера его ответственности и функций.

Должностная инструкция "Помощник руководителя" в этом случае подойдет в качестве основы, от неё можно отталкиваться при разработке новых документов для смежных позиций.

Должностная инструкция помощника руководителя

Должностная инструкция – это локальный документ, который должен быть на каждом предприятии. В этом документе указываются все служебные обязанности того или иного сотрудника.

Перед тем как принять на работу нового сотрудника и подписать с ним трудовой договор, работодатель обязан дать ему ознакомиться с его должностной инструкцией. Если пренебречь этим, то привлечь работника к дисциплинарной ответственности за невыполнение своих должностных обязанностей работодатель не сможет.

Инструкция разрабатывается кадровиками совместно с юристом. Утверждает её работодатель или же наёмный руководитель, если он наделён такими полномочиями. На документе должна стоять главная печать работодателя.

Должностные обязанности помощника руководителя

Помощник руководителя относится к категории специалистов. В его должностные обязанности входит:

• Планирование рабочего дня руководителя предприятия;
• Осуществление технической стороны деятельности руководителя;
• Обслуживание командировок – заказ авиабилетов и билетов на поезд, заказ такси, бронирование гостиниц;
• Организация встреч и переговоров;
• Подготовка документов к этим встречам;
• Выезд по решению руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, которые ему обозначил ранее руководитель;
• Сопровождение руководителя на встречах и переговорах;
• Принятие участия в переговорах, специальных приёмах, деловых встречах;
• Ведение протоколов этих переговоров и встреч;
• Оформление другие документы, имеющие отношение к этим встречам;
• Согласование некоторых вопросов с руководителями структурных подразделений по поручению руководителя;
• Доведения до сведения руководителям подразделений указаний руководителя предприятия;
• Контроль над исполнением этих указаний;
• Сбор материалов и информации, которая нужна руководителю для осуществления эффективной деятельности;
• Проведение аналитических и информационных работ;
• Подготовка справочных и иных материалов для руководителя;
• Ведение делопроизводства;
• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией, поступающей для руководителя;
• Учёт и регистрация входящей корреспонденции, как почтовой, так и электронной;
• Ведение записи на приём к руководителю;
• Получение в государственных органах и органах местного самоуправления информации, необходимой для руководителя. Информация получается по поручению;
• Соблюдение техники безопасности и норм охраны труда;
• Соблюдение правил внутреннего распорядка и дисциплины труда;
• Выполнение различных поручений от руководителя.

Должностные обязанности помощника руководителя могут быт шире или уже. Это зависит от специфики деятельности самой компании, от её места на рынке, от конкурентоспособности и от других факторов, которые могут повлиять на режим рабочего времени руководителя.

Например, он может быть наделён правом визировать документы или же только принимает документы к учёту для визирования их руководителем.

Скачать

Скачать образец должностной инструкции помощника руководителя в формате.doc вы можете

Помощник руководителя

Помощник руководителя – ответственная административная должность, связанная оказанием руководителю предприятия различного рода помощи, в том числе экономической, юридической и технической.

Фактически помощник руководителя – это секретарь, компьютерщик, работник отдела кадров, юрист и экономист в одном лице. Ни один руководитель не может обойтись без первого помощника, готового прийти на помощь в самые неблагоприятные для бизнеса времена, вовремя доставить позабытые документы, напомнить о важной встрече, выслушать и подсказать в принятии правильного решения.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Актуальность и перспективы развития данной должности

Должность помощника как нельзя актуальна в современном мире. Претерпев развитие от обычного секретаря, подающего чай и отвечающего на звонки, данная профессия в настоящее время связанна с большой ответственностью и наличием определенных знаний.

Занимать данную должность не просто ответственно, но и весьма перспективно, поскольку после ухода начальника на повышение имеется возможность получить его место. Практический и теоретический опыт, полученный на посту помощника, станет лучшей рекомендацией для вышестоящего руководства и поможет в дальнейшем хорошо продвинуться по службе.

Преимущества и недостатки работы помощником

Должность помощника руководителя имеет как преимущества, так и недостатки.

К положительным сторонам занимаемого поста относятся:

• близость к начальству;
• постоянный доступ к актуальной информации;
• возможность быть несколько выше других сотрудников компании;
• возможность встречаться с интересными людьми, заводить новые полезные знакомства;
• работа в комфортной обстановке.

Отрицательными сторонами работы помощника руководителя являются:

• частые командировки;
• ненормированный рабочий график;
• нахождение в стрессовой ситуации;
• эмоциональные срывы начальства;
• необходимость отказаться от личной жизни ради карьеры и работы.

Помощник руководителя должен обладать повышенной устойчивостью к стрессу. Руководители не всегда могут справиться с эмоциями, возникающими после плохого рабочего дня, потому их помощники нередко попадают под горячую руку.

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Требования, предъявляемые к претендентам на данную должность

Хороший помощник должен обладать знаниями в самых различных областях. Чаще всего данную должность занимают специалисты в области подбора кадров, лица с юридическим, экономическим, техническим и гуманитарным образованием.

Для помощника руководителя крайне важно обладать такими качествами , как:

• коммуникабельность;
• уверенность в себе;
• способность быстро реагировать на изменившиеся обстоятельства;
• правильно поставленная речь;
• определенная жесткость;
• твердая жизненная позиция.

В случае, если речь идет о предприятии строительной, технологической и иной специфической области, помощник руководителя обязан обладать специальными знаниями и навыками. Особое внимание при выборе помощника уделяется наличию у кандидата знаний иностранных языков и навыков использования компьютерных программ.

Обязанности секретаря-делопроизводителя рассмотрены в этой статье.

О профессии супервайзера читайте в данном материале.

Должностные обязанности

Помощник руководителя обязан :

• правильно спланировать рабочий день руководителя;
• приобретать билеты на самолет, поезд, заказывать такси;
• организовывать встречи и переговоры;
• следить за наличием у начальника необходимого ему пакета документов;
• обеспечивать максимальный комфорт прибывшим на встречу лицам;
• выезжать в командировки по заданию фирмы;
• соблюдать конфиденциальность, отвечать за сохранность полученных сведений;
• выступать в качестве сопроводительного эскорта на встречах и деловых переговорах;
• поддерживать контакты с деловыми партнерами, предприятиями и государственными органами;
• поддерживать контакты с работниками компаниями, являясь связующим звеном между ними и руководством;
• заниматься подготовкой необходимых документов, материалов, аналитических справок и обзоров;
• заниматься рассылкой и прочтением писем, отвечать на звонки;
• заполнять рабочие бумаги, вести учет, полученным документам;
• вести запись на прием к руководителю;
• поддерживать связи с местными органами власти, получать документы и материалы по поручению начальства;
• выполнять небольшие поручения, связанные с организацией работы персонала;
• выполнять иные поручения, не выходящие за рамки служебных обязанностей.

Должность помощника – разноплановая, рассчитывать на то, что можно будет сидеть в офисе и изредка распечатывать необходимые бумаги, не приходится.

Права и ответственность

Помощник руководителя имеет право на подписание документов от имени руководителя, если подобное относится к его полномочиям. Кроме того, лицо, выполняющее обязанности помощника, вправе изучать документы, относящиеся к его служебным обязанностям, а также получать информацию, для их качественного выполнения. При необходимости он имеет право направлять в соответствующие органы и структуры запросы, связанные с получением рабочих документов.

Одним и важнейших прав помощника является возможность требования от руководства создания ему подходящих рабочих условий:

• предоставления рабочего места;
• оборудования рабочего места компьютером, факсом, принтером и сканером;
• предоставления пишущих и иных материалов, необходимых для работы.

Помощник руководителя ответственен за халатное, либо недостаточно качественное исполнение им рабочих обязанностей. В случае обнаружения правонарушений, помощник несет административную, уголовную и гражданскую ответственность. При нанесении материальных убытков, помощник обязан нести ответственность, соответствующую нормам трудового и гражданского законодательства РФ.

Особенности оформления резюме

Претендуя на должность помощника руководителя необходимо указать в направляемом на имя директора организации резюме:

• опыт и стаж работы;
• наименование предыдущих мест работы в данной должности;
• степень владения компьютером и необходимыми программами;
• уровень владения иностранными языками;
• опыт работы с документами;
• наличие высшего образования;
• наличие полезных знакомств среди руководителей других организаций.

При составлении резюме необходимо ненавязчиво указать на наличие коммуникабельных качеств, отсутствие эмоций по поводу повышенного тона и готовность к ненормированному рабочему дню.

Особенности работы в различных сферах деятельности

В общественной приемной у депутата

Помощник депутата просто обязан быть в высшей мере коммуникабелен. Кроме того, он должен знать имена, фамилии и телефоны всех активистов, проживающих на участке, округе, районе, депутатом которого является его начальник.

У помощника депутата должны быть собственная база избирателей, а также список проблем округа, нуждающихся в решении. Помощник должен познакомиться, как можно с большим количеством полезных людей, быть готовым отвечать на вопросы прессы и общественности, вести и организовывать переговоры.

Помощник депутата должен быть юридически подкован, иметь гуманитарное образование и способности к психологии. Следует заблаговременно подготовиться к ненормированному рабочему графику и отсутствию выходных.

Отдел кадров

Обязанности помощника руководителя отдела кадров заключаются в подготовке, предоставлении, печати документов, ответа на полученные звонки и ведении рабочей документации. Преимущества должности – нормированный рабочий график.

Отдел продаж

Помощник руководителя отдела продаж обязан владеть азами торгового ремесла, уметь находить покупателей и поставщиков, общаться с клиентами и другими предпринимателями, задействованными в сфере торговли.

Основным качеством является коммуникабельность и стрессоустойчивость.

Художественный руководитель

Помощник художественного руководителя должен обладать художественным вкусом, навыками общения с деятелями искусства и культуры, умением обращаться с документацией и организовывать презентации, выставки, различного рода пресс-релизы.

Должность подходит только людям с художественными наклонностями и гуманитарным складом ума.

О преимуществах и недостатках работы личным помощником руководителя рассказано в следующем видеоматериале:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Личный помощник руководителя: обязанности и требования

Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников. Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч. Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.

Функциональные обязанности помощника руководителя:

• Обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
• обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
• работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками;
• обеспечение психологического комфорта начальства;
• проведение первичных переговоров;
• перевод;
• обеспечение руководства канцтоварами и т.д.

Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.

Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.

Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию

Требования к базовому образованию и опыту работы будут отличаться, в зависимости от представлений руководства. Чаще всего данную вакансию рассматривают как стартовую в карьере. Однако серьезный топ-менеждер будет искать себе в ассистенты человека с определенным профессиональным и жизненным опытом.

Минимальное требование – среднеспециальное образование, связанное с администрированием или юриспруденцией. Кроме этого, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:

• умение работать во всех офисных программах;
• высокая скорость печати;
• грамотность;
• знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
• знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
• умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
• знание основ действующего законодательства;
• грамотная, поставленная речь.

Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.

Требования к личным чертам ассистента

Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.

Прежде всего, это:

• стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
• многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
• позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
• высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.

Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.

Общие обязанности помощника руководителя

Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:

• ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
• координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
• ведение переписки от имени организации;
• прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
• обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации

Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.

Наиболее частые дополнительные обязанности, это:

• перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
• организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
• сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
• услуги бытового характера.

Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.

Режим работы личного ассистента

Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.

Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.

Должностная инструкция помощника руководителя

Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.

Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.

В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.

Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.

Что указать в резюме помощника руководителя

Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.

Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.

Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:

1. Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
2. Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
3. Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
4. Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
5. Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
6. Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
7. Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.

Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.

Обязанности помощника руководителя подразделения

Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.

Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.

Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:

• необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
• контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
• вести специфическую документацию подразделения.

Перспектива карьерного роста личного ассистента

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.

Личный помощник руководителя - профессия на данный момент достаточно востребованная. В первую очередь это связанно с развитием рыночной экономики, так как в условиях жесткой конкуренции финансовое состояние любой фирмы зависит от правильных и своевременных управленческих решений. Успех директора во многом зависит от умений, навыков ведения дел и личных качеств Помощник руководителя, обязанности которого широко варьируются от банальных офисных дел до оперативных решений, станет незаменимым сотрудником, «правой рукой» начальника, и самое главное, гарантом выполнения поставленных задач в намеченное время.

Личные качества ассистента

При выборе «правой руки» зачастую директор компании обращает внимание не на образование, а на личные Скорее всего, предпочтение будет отдано человеку с менее богатым опытом, но со схожим мнением, чем специалисту с отличными рекомендациями, но отличающимися жизненными убеждениями. Помощник руководителя, обязанности которого сформулировать практически невозможно, должен обладать умением читать мысли и по первому взгляду определять настроение начальника. Выполнять все задания, независимо от специфики - это могут быть поручения и личного характера. Если вы и всегда все принимаете на свой счет, то это не для вас работа. Помощник руководителя не должен обращать внимание на недовольство и срывы босса. Ассистент должен быть преданным и лояльным по отношению к своему начальству. Его работа, помимо денежного вознаграждения, мотивируется единой целью - повышением благосостояния и конкурентоспособности компании в целом. Помощник руководителя, обязанности которого - ведение переговоров и заключение договоров при отсутствии первого лица компании, в какой-то степени является лицом компании. Именно по нему конкуренты судят о состоянии дел, а клиенты и партнеры принимают решения о сотрудничестве.

Должностные функции

Итак, если вы намерены стать персональным помощником, следует ознакомиться со сферой деятельности и списком дел, которые в повседневные будни выполняет помощник руководителя. Обязанности его, как уже было сказано, варьируются от исполнительных функций до заместительских.

• планирование графика и составление рабочего расписания предстоящих дел и встреч руководителя;
• напоминание о запланированных встречах, предстоящих поездках, организация мероприятий и бизнес-ланча;
• контроль и планирование командировок: заказ билетов, бронирование отелей, работа переводчика;
• ведение документации и организаторские моменты по рационализации рабочего места.

К заместительским обязанностям относятся:

• поиск необходимой информации, оперативное решение возникающих вопросов, контроль над работой структурных подразделений;
• при необходимости представление фирмы и босса на деловых встречах.

В той или иной компании круг обязанностей может разниться в зависимости от специфики фирмы и личных

Перспективы

Сотрудники высокой квалификации, выполняющие эти функции, ценятся очень высоко. Чаще всего персональными ассистентами становятся офис-менеджеры, секретари, руководители отделов, заслужившие отличную репутацию за время своей службы и переросшие свои обязанности. Некоторые сотрудники рассматривают должность личного ассистента как стартовый этап для продвижения по карьерной лестнице. В будущем опыт и знание структуры компании, направлений ее деятельности, специализации, а также навыки проведения переговоров открывают широкие перспективы. Опытные и отличившиеся работники могут занять вышестоящие должности, что и является их высокой целью и главной мечтой.

Работа руководителя насыщена и интенсивна, и для успешной деятельности компании директор должен верно делегировать свои полномочия между подчиненными.

Вы узнаете:

• Зачем руководителю нужен личный помощник.
• Чем должен заниматься помощник руководителя.
• Какие предъявлять требования к человеку, претендующему на должность вашего помощника.
• Сколько платить помощнику руководителя.
• Как найти идеального помощника руководителя.

Кроме узких специалистов – бухгалтера, экономиста, технолога и прочих аналогичных должностей – многие организации учредили должность помощника руководителя. Такие объявления все чаще появляются в разделах современных коммерческих изданий, и это не случайно.

Являясь «правой рукой» директора фирмы, помощник выполняет функции разных специалистов: психолога, организатора, делопроизводителя. При этом от результатов его работы зависит деятельность всей компании: итоги важных , деловой настрой шефа, успешность новых проектов, степень согласованности между специалистами структурных подразделений и т. п.

Помощник руководителя: особенности профессии

Хороший помощник руководителя, вне сомнения, будет полезен для любой организации, ведь очень часто он фактически является вторым человеком в компании. Активный, ответственный, эрудированный и целеустремленный специалист, выполняющий функции помощника руководителя, способен выполнить качественно и безупречно работу любой сложности: от регистрации входящей корреспонденции до согласования выгодного контракта с партнерами. По этой причине сотрудники, безупречно и профессионально выполняющие трудовые функции, высоко ценятся на любом предприятии.

Практика организации работы такова, что помощниками руководителя часто становятся хорошо зарекомендовавшие себя секретари, начальники структурных подразделений или офис-менеджеры. Успешно совмещая функции юриста, консультанта с работой помощника руководителя, талантливые и грамотные специалисты обеспечивают ощутимый результат всей компании.

Если вести речь о должностной инструкции данного специалиста, то точно составить ее не представляется возможным, но теоретически, конечно, можно попытаться. Но как обозначить ту грань, за которой находится интуитивное понимание между руководителем и его помощником, и от которой зависит успех сотрудничества и взаимопонимания? Разумеется, такими качествами наделен не каждый человек. Не обращать внимания на нервные срывы шефа, быть коммуникабельным, дипломатичным, и, независимо от настроения, всегда выглядеть презентабельно – именно этого ожидает любой руководитель от помощника.

Не менее важным является совпадение «внутренних часов» или темпов работы. Если босс испытывает постоянный недостаток во времени, то его помощник обязан быть мобильным, оперативным и в то же время не подавать признаков спешки.

Личный помощник руководителя – это, прежде всего, преданный сотрудник своей компании, который естественно и искренне представляет ее интересы в любой сфере деятельности: при проверке охранной сигнализации и при урегулировании нежелательных разногласий между специалистами. Лучшим поощрением для него является моральное вознаграждение. Нельзя сказать, что для него безразличен размер заработной платы, тем не менее, он работает не за деньги.

Личные взаимоотношения с руководителем – отдельный, очень важный аспект психологического климата. Более того, проводя часто время в неофициальной обстановке, помощник руководителя знает очень многое о семье своего босса, о сильных и слабых сторонах жизни как самого руководителя, так и всей компании в целом. Опытный директор всегда сможет определить, насколько предан сотрудник коллективу, и дорожит ли интересами компании его помощник.

Не секрет, что конкурентам будет ценна информация о компании, ее преимуществах, решениях, стратегиях развития, и прочая информация конфиденциального характера, хорошо знакомая помощнику руководителя. От того, насколько честен этот сотрудник, насколько уверенно, дипломатично и презентабельно выглядит помощник руководителя, потенциальные партнеры компании могут сделать вывод относительно состояния дел в компании, внутреннего психологического климата, успешности и стабильности.

Как работать в день на 4 часа меньше и все успевать: алгоритм «Газпрома»

Вы отбираете у себя время, когда часами отвечаете на неважные письма, хаотично завершаете просроченные дела, а в результате ничего не успеваете.

Редакция журнала «Коммерческий директор» разузнала об эффективных инструментах, который помогут решить эту проблему. Вам пригодятся персональный планировщик дел и подробные инструкции.

Режим работы помощника руководителя

Как и другие сотрудники, личный помощник руководителя выполняет свои функции в рабочее время, оговоренное условиями трудового соглашения. Как правило, это 8-часовой трудовой день при пятидневной рабочей неделе.

Тем не менее, практика такова, что фактически отработанное время часто выходит за рамки договорных обязательств, и самые важные функции совершаются именно в нерабочее время. Неофициальные встречи, важные переговоры во время «отдыха» на природе и прочие аналогичные сценарии предполагаются в деятельности помощника, выполняющего дополнительные обязанности по рекомендации начальства.

Права и ответственность помощника руководителя

Занимая такую важную и ответственную должность, помощник руководителя наделен определенными правами, которые коррелируют с его обязанностями. В частности, работа с исходной документацией предполагает право помощника на утверждение им этих документов. В то же время, для полного изучения материалов дела помощник может запросить необходимую дополнительную информацию у руководителя и специалистов компании.

Этот сотрудник вправе требовать необходимых условий для работы. Комфортные условия труда, позитивный психологический климат, соответствующий уровень технического оснащения – это показатели, от которых напрямую зависит результат работы специалиста. Поскольку рационализация трудового процесса предполагает разделений трудовых функций, то многие рабочие операции предполагают взаимодействие нескольких специалистов. В частности, обработка входящей корреспонденции не исключает взаимодействие секретаря и помощника руководителя.

Условиями трудового соглашения предусмотрен перечень обязанностей помощника директора, который, тем не менее, может быть значительно расширен на практике в зависимости от обстоятельств. Работая в команде руководителя, помощник несет ответственностьза:

• ненадлежащее выполнение трудовых функций, поручений и прямых обязанностей, предусмотренных содержанием утвержденных должностных инструкций, не противоречащих ТК РФ;
• противозаконные действия, предусмотренные нормами действующего законодательства;
• причинение любого ущерба предприятию, предусмотренного ТК РФ, ГК РФ и прочими законодательными Актами и Положениями федерального, регионального и местного значения.

Перспективы

Опытные и талантливые помощники руководителя, безусловно, имеют серьезные перспективы. Их труд ценится высоко, ведь именно они, впервую очередь, получают возможность быстро подняться по служебной лестнице и достичь высоких результатов в построении карьеры.

Широкие перспективы открываются, прежде всего, тем из них, которые способны за короткий промежуток времени изучить и систематизировать обширную информацию, выбрать тактику поведения, обеспечить всем необходимым стратегически важные переговоры. Специалисты, продемонстрировавшие положительные результаты в работе, имеют широкие возможности в продвижении карьеры и получении престижной должности.

Какой помощник руководителя вам нужен? 10 видов секретарей и ассистентов

Полномочия и обязанности помощника руководителя различаются в зависимости от целевой деятельности и управленческой стратегии компании.

Бизнес-ассистент

Кому необходим: руководству предприятий, ведущих обширный документооборот.

Кому подчиняется:непосредственному руководителю.

Бизнес-ассистент – это специалист, на которого возложена ответственность за многие процессы: подготовку и организацию переговоров и документации к ним, разработку графика работы директора. От степени его организованности, лояльности и дипломатичности зависит результат переговоров, совещаний и прочих аналогичных мероприятий. Из этого следует, что помощник руководителя – вакансии разноплановые, требующие определенных знаний, навыков, эрудиции и компетенции.

Бизнес-ассистент не только выполняет предписанные ему технические функции, но и сам определяет на месте структуру текущих задач и выполняет их. Более того, этот специалист в отсутствие или по поручению руководителя выполняет часть работы директора, результаты которой руководитель использует в своей работе. Следовательно, ассистенту необходимы определенные знания и практика по профилю работы компании.

Практика такова, что мужчины чаще женщин работают в должности ассистентов руководителя. Выбирая человека на эту должность, руководитель исходит из уровня подготовки специалиста, опыта его работы в этой должности, уровня владения иностранными языками, т.к. личный помощник руководителя обязан быть готовым к встрече иностранной делегации. Немаловажными являются и такие навыки, как организаторские способности, умение правильно и рационально вести деловые переговоры и готовность принимать эффективные решения, исходя из анализа текущей ситуации.

Среди соискателей такой должности, как правило, специалисты 30 – 40 лет, имеющие высшее профильное образование и стаж успешной работы в данной отрасли. Кроме прочих деловых качеств потенциального ассистента, на первом месте находится умение адекватно реагировать на критику, способность не давать волю амбициозным чувствам, поскольку результатами его деятельности будет по факту пользоваться другой человек. Таким образом, работа помощник руководителя не подходит соискателям с высокими личными амбициями.

Личный помощник

Кому необходим: руководителям крупных компаний.

Кому подчиняется: только своему непосредственному руководителю.

Должность личный помощник руководителя актуальная для крупного предприятия, где уже в достаточной степени сформирован полный штат административных сотрудников. В данном случае, это – секретариат и прочие категории специалистов, являющихся «правой рукой» директора. В их обязанности входит обеспечение административных потребностей директоров в бронировании билетов для проезда к месту командировок, заказ мест в гостинице, выполнение поручений для семьи руководителя. Примечательно, что работа помощника руководителя выходит за рамки офиса.

Помощник фактически освобождает шефа от выполнения организационных процедур административного характера, предоставляя тем самым возможность рационально заниматься управлением предприятия и с максимальной эффективностью использовать собственные ресурсы. Для того чтобы выполнить все перечисленные условия, сотрудник должен иметь необходимый опыт работы в должности личного помощника руководителя или секретаря-референта от 3-х лет, и в возрасте 25–35 лет получить высшее профильное образование.

• Руководство отделом продаж: 17 универсальных правил

• Персональный ассистент

Кому необходим:руководителям крупных западных компаний.

Кому подчиняется:исключительно руководителю.

Для выполнения поручений личного характера, которые в практике руководителя встречаются довольно часто, в штатное расписание включают такую должность, как персональный ассистент. Обычно такие работы связаны с выполнением каких-то поручений для членов семьи и близких людей руководителя. Такой сотрудник часто занят организацией семейных мероприятий, праздников, организацией досуга детей директора и т.п.

Средний возраст персонального ассистента 26 – 35 лет, высшее профильное образование, максимум организационных навыков, сдержанность и коммуникабельность.

Секретарь

Кому необходим: компаниям крупного, среднего и малого бизнеса.

Кому подчиняется: руководящему составу.

Должность секретаря нужна практически на каждом предприятии, независимо от организационно-правовой формы. В обязанности этого сотрудника входит прием и регистрация входящей корреспонденции, ответ на телефонные звонки и своевременное переключение связи на начальника, контроль оборота документов, обеспечение нормальной работы в офисе, создание и поддержание позитивного микроклимата в приемной руководства.

На такую должность чаще всего приглашают девушек в возрасте 22 – 30 лет с высшим, средне-специальным (реже – общим) образованием, свободно владеющие навыками уверенного пользователя ПК, способного быстро печатать документы и обрабатывать большой объем входящей информации. Не последнее место отводится и таким личным качествам, как ответственность, коммуникабельность, исполнительность и деловой этикет.

Секретарь-помощник

Кому необходим: руководителям компаний со штатом не более 25 сотрудников.

Секретарем-помощником является тот же помощник руководителя, ответственный за обеспечение нормальной работы специалистов офиса. Этот сотрудник печатает исходящую корреспонденцию, встречает гостей и подает напитки, отвечает на вопросы гостей и обеспечивает приятный, доброжелательный микроклимат.

Высшее образование приветствуется, умение оперативно пользоваться оргтехникой и быстро печатать, обрабатывать входящую корреспонденцию. Соискателям с практическим опытом гораздо легче найти работу. Как правило, на любом предприятии ценится исполнительный и ответственный секретарь с опрятным внешним видом и хорошими манерами.

Секретарь на ресепшн

Кому необходим: компании, в которой работают более 60 сотрудников, с большим посетительским потоком.

Кому подчиняется: офис-менеджеру, помощнику руководителя или самому руководителю.

Обязанность помощника руководителя не ограничивается работой с корреспонденцией и ответами на входящие звонки. Для крупных компаний, взаимодействующих с многочисленными деловыми партнерами, очень важно, чтобы их встречал приветливый секретарь приятной внешности, с располагающей улыбкой и правильными манерами. Так, секретарь на ресепшене отвечает за прием гостей, угощение напитками и десертом, работает с курьерами в части приемки заказов и отправки корреспонденции. Так как секретари на ресепшене одними из первых в силу своих обязанностей вступают в контакт с посетителями, они должны быть доброжелательными, предупредительными и ориентированными, прежде всего, на встречу и сопровождение клиентов.

Секретарь-референт

Кому необходим: компаниям среднего класса.

Кому подчиняется: руководителю.

Эту должность обычно считают «промежуточной», поскольку присущие ей функции свойственны и личному помощнику руководителя и секретарю. В частности, секретарь-референт присутствует на переговорах начальства с партнерами и руководителями подразделений компании, ведет протоколы совещаний и переговоров, обеспечивает документальное сопровождение совещаний руководителя. Следует отметить, что функции секретаря-референта постепенно изменяются, и должностная инструкция помощника руководителя предполагает выполнение различных смежных функций.

Администратор

Кому необходим: компаниям, специализирующимся на оказании услуг.

Кому подчиняется: руководителю компании, управляющему, либо же административному директору.

Необходимо отметить, что должностные обязанности помощника руководителя схожи с обязанностями секретаря, личного помощника и секретаря-референта. При детальном рассмотрении несколько отличаются от них функции администратора.

Должность администратора учреждают в компаниях, специализирующихся на оказании услуг. В частности, администратор занимается встречей гостей, организацией деловых встреч и переговоров, следит за графиком посещения (приема). Основной задачей администратора является обеспечение максимального удобства и комфорта посетителям во время нахождения в офисе компании. Не удивительно, что на должность администратора приглашаются, чаще всего, девушки и юноши приятной внешности, владеющие правилами делового и корпоративного этикета, устойчивые к стрессам и способные одновременно выполнять несколько функций.

Офис-менеджер

Кому необходим: компаниям среднего масштаба с численностью персонала более 25 человек.

Кому подчиняется: руководителю, административному директору.

В задачи этого специалиста входит решение проблем технического обеспечения сотрудников, работающих в офисе. Для правильного учета всех операций, офис-менеджер ведет необходимую учетную документацию. Необходимо учесть, что западноевропейские офис-менеджеры выполняют четко обозначенные функции. В отличие от них, российские специалисты этого профиля часто выполняют работу секретаря.

Оптимальный возраст соискателей на должность офис-менеджеров составляет 23 – 35 лет. Чтобы соответствовать данной должности, специалист должен обладать высокими коммуникативными навыками, быть стрессоустойчивым и обладать приятной внешностью. Опыт работы помощником руководителя будет в приоритете.

Делопроизводитель

Кому необходим: государственным организациям, а также компаниям, в которых четко обозначен документооборот в соответствии с ГОСТами.

Кому подчиняется: административному директору, заведующему канцелярией либо руководителю.

В государственных предприятиях и компаниях со смешанной формой собственности в штатное расписание включают должность делопроизводителя, как, впрочем, и остальные, строго регламентированные должности. Этот сотрудники следит за документооборотом, разбирает и систематизирует письма, Приказы руководителя, архивную документацию и прочие документы предприятия.

Среди требований, предъявляемых к соискателю данной должности, следует обозначить: внимательность, оперативное выполнение поручений, знание правил заполнения документов, грамотность. Делопроизводителя часто называют «заведующим канцелярией», однако, это не меняет сущности и содержания этой работы.

Помощник – это уже близкий человек!

Юрий Водилов,

генеральный директор компании «Сибрыбпром», Тюмень

На протяжении восьми лет я работаю с личным помощником, и должен сказать, что этот человек помогает мне в делах организационного и административного характера. Во время заключения трудового соглашения эту девушку приняли на работу в качестве секретаря. В процессе работы она продемонстрировала хорошие организационные и коммуникативные способности, и со временем была утверждена в должности личного помощника.

Как я принял решение об утверждении именно этой кандидатуры? Прежде всего, должен отметить адекватную реакцию на замечания руководителя, высокие организаторские способности, умение корректно и обоснованно излагать свою позицию. В довершение к сказанному, отмечу высокую степень самоорганизации и дисциплины, отличные профессиональные навыки и соблюдение норм корпоративной этики.

Принимая посетителей компании, личный помощник способствует формированию положительного имиджа дирекции. В его обязанности входит подготовка нужной документации, расписание встреч руководителя с партнерами и посетителями, организация деловых совещаний и личных встреч. Помощник, безусловно, создает гармоничный психологический климат, что очень важно при длительном личном контакте.

Обязанности помощника руководителя: что он должен делать?

Примечательно, что помощник успешно совмещает разные по профилю функции: от простых секретарских до более ответственных и важных, заместительских.

Какие рабочие функции обычно возлагаются на помощника, какими рамками ограничивается сфера его работы?

Тайм-менеджмент:

• Разработка и согласование рабочего графика директора – вести переговоры о сроках визитов, встреч, совещаний, следить за расписанием и условиями проведения указанных мероприятий;
• Записывать и своевременно оповещать руководителя о графике предстоящих встреч, поездок и прочих дедлайнов. Если в резюме помощника руководителя будет отмечено, что соискатель имеет опыт в данной работе, это сыграет решающую роль в выборе сотрудника.

Организация и обеспечение рабочих мероприятий:

• Подготовка и организация совещаний, важных переговоров, ведение протоколов собраний руководителя и уведомление участников собраний и встреч, подготовка необходимых документов по итогам указанных совещаний;
• Подготовка командировочных удостоверений, обеспечение командировочных транспортными билетами, расселение гостей в гостинице и т. п.

Ведение документации:

• Приемка, сортировка и переадресация входящей корреспонденции. Группировка по срочности, уровню значимости (важности), вручение писем руководителю для ознакомления и визирования.
• Работа с документацией – профессиональное составление деловой переписки и прочей документации, оформление заявок в соответствии с требованиями делового этикета и документооборота, редактирование писем, составленных руководителем.

Поддержание деловых контактов:

• Тактично и вежливо отвечать на входящие звонки, владеть информацией о том, когда и как соединить абонента с руководителем. Важность процедуры заключается в том, что в каждом случае решение о целесообразности подключения нужно принимать самостоятельно.
• Максимально ограждать директора от излишних затрат времени, бесполезных контактов, сохраняя при этом имидж компании и непосредственного руководителя.

Работа офис-менеджера:

• Обеспечить соответствие рабочего места руководителя стандартным требованиям рационализации, комфорта и максимальной функциональности.
• Поддерживать контактные связи с партнерами, уметь оперативно решать вопросы технического обеспечения и прочие актуальные задачи.

Работа заместителя:

• Оперативно и безошибочно находить полезную для руководителя информацию, своевременно разбираться с адресами и контактами потенциальных партнеров и клиентов;
• Представлять руководителя или интересы компании на представительских встречах, деловых мероприятиях, уметь находить ответы на поставленные вопросы, четко выражать позиции руководителя.

Личный помощник руководителя должен соответствовать запросам как непосредственного руководителя, так и статусу компании. В небольших (при необходимости – и в крупных) компаниях помощник руководителя может разделять рабочие функции с другими сотрудниками, и наоборот, совмещать работу помощника с прочими функциями по основному Договору.

Опыт пратика

Режис Ломм ,

глава представительства компании Pfizer в России, Москва

Специалист, работающий в компании в должности персонального ассистента, занят выполнением следующих работ:

• разрабатывает и согласовывает деловое расписание на день и на неделю;
• руководит работой, связанной с организацией командировок, деловых встреч и презентаций;
• отвечает за своевременное уведомление руководителя о предстоящих контактах с партнерами и посетителями и т. п.

Естественно, такой специалист должен обладать оптимальным набором коммуникативных навыков: корпоративная этика, высокая адаптивность в быстро изменяющихся условиях, точность и пунктуальность, внимательность и доброжелательность. Лучший ассистент – тот, кто понимает и осознает, что нужно еще предпринять для улучшений условий работы директора.

Современные инструкции не в полной мере охватывают должностные обязанности помощника руководителя, но опытный секретарь хорошо представляет себе сущность этой работы. Чем искреннее сотрудник заботится о компании, тем успешнее будет его карьера, независимо от должности. Личный помощник руководителя, проявляющий здоровое и своевременное беспокойство об условиях работы руководства, всегда будет отмечен по заслугам, ведь для руководителя очень важно, чтобы рядом с ним всегда находился человек, который полностью разделяет его интересы и позицию, в какой бы стране или регионе они не находились.

Специалист, помогающий мне в работе и трудоустроенный на должность ассистента, обеспечивает комфортные условия для проведения важных административных и организационных мероприятий. Дополню, что эти условия важны не только лично для меня, но и для партнеров, что, в конце концов, сказывается на интересах всей компании.

Более того, мне доставляет удовольствие понимание того, что рядом со мной в постоянном контакте работает адекватный, самоорганизованный и ответственный человек, способный трезво оценивать ситуацию и оперативно принимать полезные решения. Более того, я доверяю своему секретарю на интуитивном уровне, понимая, что он полностью разделяет со мной интересы компании и мои собственные интересы.

Идеальный помощник руководителя:

• В совершенстве владеет навыками смежных специалистов. Успешно контактирует с людьми и вызывает доверия у посетителей;
• Рационально и эффективно организует процесс деловых переговоров;
• Будучи интеллектуально развитым, способен поддержать беседу по общим темам, представляя, тем не менее, интересы своего руководства;
• Обладает хорошими манерами, отменным вкусом, и предан руководителю;
• Вежлив и корректен;
• В совершенстве владеет законами логики, хорошо осведомлен о характере и позиции руководителя, способен представлять его интересы перед другими компаниями без ущерба интересам босса. Должность помощник руководителя предполагает бескомпромиссность и принципиальную позицию в разных отраслях, как политики, так и экономики;
• Самостоятельно определяет и обозначает границы своей ответственности и компетентности, не перекладывает свою работу на кого бы то ни было, и в то же время, четко представляет себе границы перехода обязанностей одного трудоустроенного специалиста - к другому.
• Обладает быстрой реакцией, способностью оперативно управлять сотрудниками компании и безошибочно разбираться: стоит ли волновать шефа по данному вопросу.

С учетом вышеизложенного, несложно определить, какие характерные требования предъявляются к соискателю этой должности. В любом случае, этот специалист должен обладать достаточным образовательным уровнем и практическими наработками, обеспечивающими его положительную репутацию. Точный перечень требований зависит от должностной специфики сотрудника.

В частности, если помощник будет преимущественно занят исполнением функций референта, то в перечень требований войдут следующие позиции:

• среднее образование;
• небольшой опыт в работе на данной должности;
• навыки пользователя ПК и оргтехники.

Начинающий помощник руководителя компании может начать свою карьеру при наличии обозначенных характеристик.

Однако, если помощник будет совмещать работу секретаря с работой менеджера, несложно предположить, что требования к такому специалисту несколько расширятся. С учетом уровня задач в данном случае, соискатель на должность помощника руководителя должен обладать более высоким уровнем квалификации.

Типичный набор навыков должен включать следующие позиции:

• владение иностранными языками (наиболее востребованы языки: английский, французский, немецкий, китайский);
• уверенное владение популярным пакетом компьютерных программ;
• личные качества сотрудника: корректность, ответственность, предупредительность, оперативность;
• возраст до 35 лет (многие компании приглашают на работу специалистов более старшего возраста, с учетом имеющегося практического опыта).

Несмотря на то, что специалисты со стажем имеют больше преимуществ при рассматривании кандидатур, помощники руководителя с небольшим стажем, демонстрирующие образцовые организаторские способности и в совершенстве владеющие правилами корпоративной этики, также имеют достаточно шансов на успех.

Это объясняется тем, что руководитель предпочитает самостоятельно обучить своего помощника «с нуля», чтобы у сотрудника сразу сложился определенный стереотип поведения. Кроме того, современные технологии лучше осваивают молодые специалисты, не обремененные устаревшими знаниями. Часто должностная инструкция помощника руководителя прямо указывает на работу с новыми видами программного обеспечения, и отбор кандидатов происходит по определенным правилам.

• Руководитель отдела продаж: как стать отличным управленцем

Какая должна быть зарплата у помощника руководителя

Уровень зарплаты личных помощников

Федеральный округ	Примерный уровень заработной платы (в рублях)
Дальневосточный Владивосток Хабаровск	6500-21 000 9000-21 000 6500
Приволжский Казань, Татарстан Нижний Новгород Оренбург	5200-26 000 18 200 9880-26 000 5200
Северо-Западный Вологда Псков	7000-11 700 7000 11 700
Сибирский Барнаул, Алтайский край Иркутск Новосибирск	9500-39 000 9500-18 500 14 300 16 900-39 000
Уральский Екатеринбург Челябинск	7800-26 000 7800-26 000 13 000
Центральный Воронеж Тула	17 200-19 500 17 200 19 500
Южный Ростов-на-Дону Ставрополь	10 400-13 000 13 000 10 400-13 000

Курсы помощника руководителя: чему там учат

1. Профессиональный и психологический профиль персонального ассистента (помощника) руководителя

• Перечень требований к квалификации, уровню профессиональной подготовки, а также требования к личным качествам помощника руководителя.
• Значение, обязанности, компетенции ассистента руководителя.
• Основы корпоративной этики и делового взаимодействия помощника руководителя.

2. Документирование деятельности руководителя и организации в целом

• Единая система документооборота, основы делопроизводства.
• Принципы классификации документов. Разновидности организационно-распорядительной документации. Типовые документы.
• Бланки документов, требования к их заполнению. Основные и дополнительные реквизиты.
• Правила формирования договорной документации. Оформление распорядительных и организационных дел.

3. Организация документооборота

• Работа с документацией. Разновидности документопотоков.
• Принципы документооборота. Внутренние, входящие, исходящие документы. Регистрация документов с последующим контролем исполнения предписаний руководителя.
• Основы организационной структуры. Формирование дел с учетом основной номенклатуры.
• Понятие об экспертизе ценности документа. Помощник руководителя без специальной подготовки, при необходимости, может овладеть необходимыми навыками и знаниями на специальных курсах по организации оборота документов.

4. Деловое взаимодействие и эффективное общение с руководителем

• Задачи и возможности информационного обеспечения работы директора. Организационно-технические средства для презентаций.
• Планирование и составление графика рабочего дня директора.
• Новые виды программного обеспечения и технических средств, обеспечивающих эффективную деятельность руководителя.
• Основы межличностного общения между руководителем и ассистентом. Зарплата помощника руководителя напрямую зависит от умения ассистента наладить комфортные условия для обеспечения позитивного взаимодействия.

5. Организация специальных и деловых мероприятий (совещаний, переговоров, конференций)

• Подготовка конференц-зала и необходимой документации к проведению мероприятий.
• Ведение документации в процессе проведения мероприятий.
• Организация фуршетов, кофе и прочих угощений для участников конференций.
• Подготовка культурной программы, покупка подарочных аксессуаров.

6. Управление стрессом и своим состоянием.

• Выработка устойчивости к стрессам, поддержание комфортного состояния.
• Способность адаптироваться к изменяющимся условиям, умение предотвращать стрессовые ситуации, формирование позитивного психологического климата.
• Умение концентрироваться на позитивных моментах, расслабляться и восстанавливаться в конце рабочего дня.
• Сохранение презентабельного внешнего вида, поддержание эстетической формы, соблюдение рационального режима труда и отдыха.

7. Тайм-менеджмент

• Выявление приоритетных направлений в работе и личной жизни.
• Обладание знаниями о внутренних биоритмах, циклах энергетических потоков.
• Умение распределить цели по ролям.
• Определение рамок влияния и направления забот.

8. Разрешение сложных и конфликтных ситуаций

• Алгоритм урегулирования споров и разногласий.
• Эмпатическое слушание.

9. Организация командировок директора

• Подготовка документов к поездкам руководителя.
• Предварительный заказ проездных документов и отелей.
• Подготовка поездки руководителя за рубеж.
• Встреча и примем зарубежных партнеров. Инструкция помощника руководителя некоторых компаний предусматривает общение с иностранцами и владение иностранными языками.

10. Имидж современного личного помощника (персонального ассистента)

Поддержка личного дресс-кода.

11. Практический навык прохождения интервью и составление резюме.

• Умение вести переговоры на уровне первых руководителей, собственников бизнеса.
• Умение правильно подать себя и компанию, способность держать разумное равновесие в процессе беседы, воспитание эстетически привлекательных манер.

• Организация тимбилдинга: идеи командообразующих мероприятий

Мне нужен самостоятельный помощник

Юлия Конельская ,

генеральный директор ГК «Галактика», Москва

В качестве клиентской базы при выборе помощника руководителя были использованы как внешние, так и внутренние ресурсы. Объявление «Требуется помощник руководителя» было размещено в местных СМИ с целью привлечь внимание соискателей с опытом работы в крупных компаниях или административных департаментах. Работой по первичному выбору кандидатов занималась служба персонала.

Прежде всего, специалисты определяли, насколько соискатели соответствуют нашим требованиям, выявлялись потенциальные возможности. В процессе собеседования кандидаты решали тестовые кейсы и рассматривали конкретные ситуации. После тестирования мы получили первичные сведения о возможностях и способностях кандидатов.

Далее отобранные соискатели тестировались на предмет соответствия нормам принятой на предприятии корпоративной этики. Мы определяли, способен ли специалист принять ответственность на себя и разрешить ситуацию в пользу компании. Лично мне более импонирует помощник, готовый к принятию самостоятельных решений.

4 шага как найти идеального помощника руководителя

Шаг 1. Определяемся – кто именно вам нужен

Для того чтобы сделать правильный выбор, надо четко знать: какой специалист нужен в качестве помощника руководителя? Какие рабочие функции будут на него возложены, какие задачи поставит перед ним руководитель? При выборе помощника важно учесть психологическую совместимость, совпадение биологических ритмов и темпов работы. Известно, что деловые качества одного и того же человека могут в разных условиях проявиться по-разному.

Помощник руководителя без опыта может найти работу в развивающейся компании, с руководителем, внедряющим инновационные модели в административно-управленческой практике. Когда директор часто бывает в поездках, помощник должен уметь рационально и оперативно решать вопросы по бронированию отелей, заказу билетов и трансфера. Но если командировки не часты, нет необходимости готовить специалиста для выполнения подготовительных работ. В то же время, помощник руководителя с опытом наверняка будет искать работу, обеспечивающую его полной занятостью и возможностью развиваться.

Шаг 2. Поиск подходящего кандидата

Есть два варианта:

• поиском подходящей кандидатуры занимается кадровая служба;
• подбор осуществляется усилиями службы персонала.

Подробное описание качеств и умений потенциального помощника будет необходимо представить службе по подбору персонала. Чем подробнее будет описание специалиста, тем плодотворнее будет работа и деятельность руководителя. В процессе предварительного отбора отсеются неподходящие кандидаты, и руководителю гораздо легче будет сделать выбор среди оставшихся кандидатов. Кроме того, если человек не соответствует требованиям по нескольким параметрам.

Курсы помощника руководителя помогают выявить приоритеты каждого соискателя, раскрыть потенциальные возможности. Выпускники без опыта работы сначала могут пройти практику секретарей, получить необходимые навыки и знания, и лишь затем претендовать на должность помощника руководителя компании.

Обратите внимание: отклонение заявок соискателей по принципу возраста, пола и национальности - противозаконно. В ходе собеседования личные антипатии не стоит озвучивать, для отказа от услуг соискателя существуют другие, более корректные формы. Если в качестве соискателя окажется специалист со стажем, опыт работы помощником руководителя наверняка подскажет такому кандидату причину вашего отказа.

Шаг 3. Проверяем компетентность кандидатов

Если на должность помощника руководителя претендуют 10- 15 соискателей, целесообразно поручить кадровой службе определить, насколько честно они заполнили анкету. Далее предложите каждому из кандидатов решить реальную рабочую ситуацию и проанализируйте их ответы.

Частный пример: предложите кандидату такую задачу. «Вам нужно отправить корреспонденцию. Ваши действия?». По вариантам ответа вы безошибочно сделаете свой выбор.

Первый вариант. Я отправлю конверт по почте или воспользуюсь услугами курьера, как того требует должностная инструкция помощника руководителя.

Второй вариант. Я выясню у руководителя, насколько срочна доставка. С учетом этого, я приму решение, как отправить корреспонденцию: почтой, с курьером или (если это важные документы) доставить лично. Отправляться в путь следует после того, как будет определено контактное лицо, точный адрес и график работы получателя. О факте доставки можно убедиться по телефону, после чего надо доложить руководителю о выполненной работе.

Шаг 4. Делаем выбор

По итогам предварительного отбора в поле зрения руководителя остается несколько соискателей. Это – важный этап, на котором следует определиться, почему кандидаты обратились именно в эту компанию? Спросите соискателей, каковы причины их обращения и почему они желают работать именно в должности помощника руководителя? Не надо смущаться, если этот вопрос прозвучал несколько раз. Если сотрудник не пожелает обременять себя лишний раз подтверждением своих намерений – вряд ли стоит обращать внимание на этого человека. Другое дело, когда кандидат с интересом говорит о будущей должности, объясняет свое видение ситуации и предлагает новые, нестандартные решения. Обратите внимание на то, чтобы соискатель был эмоционально совместим с вами.

В условиях кратковременного собеседования выявить уровень совместимости крайне непросто. Прислушайтесь к интуиции: приятен ли вам человек, демонстрирующий знания, опыт, готовность к работе? Если при наличии всех этих качеств нет желания продолжать с ним беседу – это тревожный знак, не стоит себе перечить. Вопрос психологической совместимости тем более актуален, когда выбирается помощник руководителя управления.

В условиях растущей конкуренции кардинальное значение имеет качество управления, направления стратегических административно-организационных ресурсов. От того, насколько правильно и оперативно будет выбрана управленческая стратегия, зависит успех деятельности всей компании. Поэтому деятельность руководителя должна быть обеспечена максимально комфортными условиями, средствами и ресурсами, позволяющими эффективно решать стратегически важные вопросы без формальных или организационных обременений. Личный помощник руководителя – это и есть тот человек, которому при любой погоде доверяют «компас корабля», управляемого капитаном.

Информация об авторе и компании

Юрий Водилов , генеральный директор компании «Сибрыбпром», Тюмень. ООО «Сибрыбпром» - многопрофильное предприятие, специализирующееся на производстве рыбной продукции. Имеет три предприятия, на которых разводится и выращивается живая рыба, три завода по переработке рыбы, цех по копчению и вялению, складские помещения, судостроительный завод.

Режис Ломм , глава представительства компании Pfizer в России, Москва. Компания Pfizer, существующая с 1849 года, разрабатывает и производит фармацевтическую продукцию для различных областей медицины (кардиологии, онкологии, урологии, психиатрии, офтальмологии, эндокринологии, дерматовенерологии), в том числе антибиотики нового поколения. Pfizer имеет более 150 представительств по всему миру. Ежегодно компания инвестирует значительные суммы в исследования и разработку новых препаратов. Российское представительство компании («Пфайзер Интернэшнл ЭлЭлСи») работает с 1992 года.

Юлия Конельская , генеральный директор ГК «Галакта», Москва. Группа компаний «Галакта» - российский производитель водочных брендов «Полтина» и «Мороз и солнце». Компания входит в Топ-10 производителей водки. Сеть распространения продукции охватывает все регионы РФ и состоит из более чем 100 дистрибьюторов. В 24 крупнейших регионах созданы региональные представительства группы. В 2006 году общий объем производства предприятий группы составил 2520 тыс. долл. США. Численность персонала - 600 человек.

Каким должен быть профессиональный ассистент руководителя?

Портрет ассистента руководителя. Каким он должен быть.

Ассистент руководителя – это незаменимый для руководителя сотрудник. Он выполняет настолько много функций и имеет такие большие полномочия, что по факту становится вторым человеком в компании. Сформулировать полностью его должностные обязанности практически невозможно. Персональный ассистент – это отдельный подвид в иерархии административных специальностей. Для каждого работодателя идеал помощника свой, но есть константа – всем нужен надежный, преданный и ответственный помощник, способный брать на себя все организационные и информационные задачи, освободить руководителя от нерациональной траты времени и умело решать стандартные и нестандартные проблемы.

Прежде чем обозначить отличия, определимся с видами административных позиций. Важно понимать, о каком именно административном профессионале мы говорим и какие функции на него возлагаются.

Бизнес-ассистент (ВА) (персональный ассистент (РА), личный помощник) – необходим руководителю или собственнику крупных компаний. Подчиняется только своему руководителю.

Персона, «приближенная к императору», правая рука, доверенное лицо, «заместитель босса». Планирует рабочий план и график, бизнес-календарь, «связующее звено» с внешним миром. Может быть гидом, переводчиком, няней, домашним управляющим, прогнозом погоды, поисковой системой, туристическим агентом, умеет самостоятельно принимать решения.

Секретарь-помощник – необходим руководителю со штатом компании до 50 человек. Подчиняется руководителю. Совмещение функций секретаря с частичными функциями помощника руководителя. Выполняет простые поручения руководителя.

Офис-менеджер – необходим средним компаниям со штатом от 30 человек. Подчиняется как руководителю, так и топ-менеджерам. Отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию, может выполнять функции секретаря (встреча гостей, звонки, документооборот).

Секретарь на ресепшен – необходим компаниям со штатом от 50 человек, с большим количеством посетителей. Подчиняется административному директору, помощнику руководителя, офис-менеджеру, руководящему составу. Выполняет технические задачи: встреча гостей, чай/кофе, звонки, взаимодействие с курьерами/водителями.

В описании административных должностей, несмотря на сходство обязанностей, есть главное отличие: основная задача секретаря – это управление информационным потоком, а основная задача персонального ассистента – это управление производительностью руководителя.

ЧТО ДОЛЖЕН УМЕТЬ ПЕРСОНАЛЬНЫЙ АССИСТЕНТ?

Чтобы максимально соответствовать высокому уровню руководителя, PA должны обладать определенными навыками, качествами и умениями, типом характера и, пожалуй, главное, особым складом личности. Так что же должен уметь «человек-оркестр», этот «универсальный солдат» и «многофункциональный гаджет»?

Профессиональные навыки:

• ведение документации;
• тайм-менеджмент;
• организация рабочих мероприятий;
• работа заместителем (функции второго лица);
• финансовая грамотность;
• управление секретариатом;
• поддержание деловых контактов;
• travel-сопровождение;
• работа переводчиком;
• управление личными делами руководителя (личное сопровождение)

Рассмотрим их подробнее.

Ведение документации:

• работа с документами – это грамотное со всех точек зрения составление деловых писем, бумаг, заявлений, договоров, распоряжений, различных отчетов и т.д.;
• при необходимости редактирование писем и бумаг, составленных шефом, оформление приказов, подготовка презентаций и проектов документов;
• работа с почтой: сортировка почты босса по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма, кому что отвечать, у кого изящно попросить и с кого строго потребовать.

Тайм-менеджмент:

• составление и планирование графика, расстановка задач по приоритетам, отслеживание расписания;
• фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях;
• оптимальная организация рабочего дня руководителя;
• планирование собственного рабочего времени.

Организация рабочих мероприятий:

• подготовка встреч, переговоров, совещаний, презентаций, требующих участия руководителя;
• ведение протоколов, рассылка уведомлений и пригласительных писем участникам мероприятий, предоставление информации об итогах встреч;
• организация командировок.

Работа заместителем (функции второго лица):

• владеть в совершенстве не только базовыми профессиональными знаниями и умениями, но и обладать определенными знаниями в различных сферах;
• способность управлять: организовывать сотрудников (в т.ч. и первых лиц компании), воздействовать на руководителей подразделений и контролировать выполнение задач;
• курировать отдельные бизнес-проекты;
• самостоятельно решать часть вопросов по бизнесу (например, о проведении тех или иных встреч);
• быть представителем руководителя на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы;
• выступать от имени босса, уметь вести переговоры и корректный торг;
• действовать решительно, не бояться брать на себя ответственность.

Управление секретариатом:

• постановка задач водителям, курьерам, осуществление закупок для мероприятий, совмещение функций офис-менеджера;
• оформление договоренностей с поставщиками, обращение в нужную инстанцию для оперативного решения вопросов с техническим обеспечением процесса работы;
• жизнеобеспечение кабинета руководителя и приемной.

Поддержание деловых контактов:

• уметь управлять информационными потоками (знать, кого и когда можно соединить/пропустить к шефу, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно);
• быть в курсе всех событий в компании;
• ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа шефа и для компании;
• решать любые вопросы за минимально короткое время – и всегда с положительным результатом;
• поздравлять клиентов компании, поддерживать с ними связь.

Travel-сопровождение:

• организация деловых и поездок руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели);
• организация сложнейшей логистики перелетов, чартеров в обе стороны;
• личное знакомство с руководителями авиакомпаний;
• организация путешествий: от приобретения билетов, заказа трансферов, ужинов до выбора подарков. Каждая поездка сопровождается определенной программой, написание «сценария» поездки – от встреч и мероприятий до точного времени ужинов в ресторане по определенному меню;
• контроль подрядчиков и служб в других странах;
• тщательный мониторинг цен на аренду люкс-автомобилей, яхт, бизнес-джетов, умение договориться о предоставлении скидки.

Работа переводчиком:

• перевод на деловых встречах;
• письменный перевод документов;
• ведение деловой переписки на иностранном языке.

Управление личными делами руководителя (личное сопровождение). Личный помощник называется «личным» не случайно: в его функционал входит решение не только рабочих задач, но и личных поручений руководителя.

• необходимо ориентироваться в разных luxury-сферах обслуживания – от ресторанов до подарков;
• если у руководителя есть дети – контролировать работу нянь/преподавателей/репетиторов, отслеживать посещение кружков/секций/занятий;
• организация отдыха – от рекомендаций стран и мест до ежедневного контроля питания и передвижения (включая организацию поездок на самолетах, бизнес-джетах, яхтах, пароходах);
• организация содержания загородных домов, взаимодействие с обслуживающим персоналом;
• организация медицинских мероприятий (запись на профилактические осмотры, организация проведения операций, исследований, лечения, контроль своевременного принятия назначенных лекарств);
• отличное знание luxury-брендов и марок одежды/обуви/аксессуаров – от кутюр, прет-а-порте, взаимодействие с известными модельерами и зарубежными домами мод, работа с персональными мерками;
• знание лучших российских скульпторов, художников, антикваров, поскольку часто приходится покупать их работы в подарок;
• организация спортивных хобби босса: экипировка на заказ по персональным меркам, приобретение последних коллекций аксессуаров;
• следить за открытием новых ресторанов, гольф-полей, проведением гонок на спорткарах, расписанием ипподромов, ключевыми знаковыми мероприятиями;
• организация аналогичного сопровождения родственников босса, его родителей, друзей, партнеров и т.д.

Какими качествами обладают лучшие ассистенты руководителя?

Абсолютная преданность – 22 %. Наиболее важным качеством для руководителей оказалась преданность. Лояльность, работа за идею, а не за деньги, умение читать мысли первого лица, определять по телефону плохое настроение босса, не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда выплескивается накопившееся раздражение из-за безответственности подчиненных, недобросовестности партнеров, проблем с родственниками, неподходящей погоды и пр.

Отличительная черта лояльного помощника – искренняя и неизменная готовность помочь, даже если решение данной проблемы не прописано в контракте.

Поэтому руководители, перемещаясь по карьерному пути горизонтально или вертикально, часто забирают с собой и личного помощника, с которым их связывают особые рабочие отношения.

Исполнительность – 20 %. Ответственность, пунктуальность. Здесь важно именно четкое исполнение задачи без самодеятельности, инициативы и личного мнения. Сложность: есть только одна попытка услышать и понять задание и минимум времени на то, чтобы четко его сделать; никто не будет повторять дважды.

Интеллект – 19 %. Это проактивная позиция и умение держать руку на пульсе, поддержать разговор с партнерами о текущей политической и экономической ситуации в стране и мире, способность разобраться, как работает та или иная техническая новинка, умение работать в режиме многозадачности, находчивость, быстрая реакция в нетипичных ситуациях, смекалка, сообразительность, аналитический склад ума.

Умение хранить информацию – 13 %. Степень доверия личному помощнику, как правило, очень высока: ему доверяют платежные карты и пинкоды, различную конфиденциальную информацию, помощники участвуют в решении задач в личной жизни руководителя. Залог доверия – соблюдение субординации, умение слушать, соблюдение конфиденциальности.

Контакты – 11 %. Связи, база нужных людей/организаций. Важны личные знакомства с управляющими ресторанов, яхтенных центров и авиакомпаний, отелей, фондов, VIP-клубов – это дает возможность быстро и эффективно решать задачи босса.

Коммуникабельность – 8 %. Мобильность, оперативность, адаптивность, возможность находить общий язык с совершенно разными по статусу людьми. Личный ассистент справедливо считается гением общения. Он может завоевать расположение практически любого человека, поставить на место грубияна, разрешить любой конфликт и остаться при этом обаятельным и всеми уважаемым человеком.

Трудоголизм – 5 %. Способность активно работать в ненормированном режиме.

Инициатива – 2 %. Инициативность – это устойчивое свойство личности с осознанным и решительным желанием что-то внедрить или преобразовать. Руководители отмечали, что инициатива ассистента мешает управленческому процессу, приносит дискомфорт боссу, ведь если помощник может организовать своего начальника, отстоять в общении с ним свою позицию, быть убедительным и конструктивным, то непонятно, кто здесь босс.

Задача помощника – это не стремление стать преуспевающей бизнес-единицей с идеями, а стремление помогать руководителю, четко исполняя распоряжения и реализуя его инициативы.

Внешность. Для большинства руководителей внешность не принципиальна – скорее, наоборот: они стараются избежать ярких, «декоративных» помощников, которые будут комично смотреться в серьезном бизнесе с солидными клиентами. Упоминания о «презентабельной» внешности встречаются в одном объявлении из десяти. Чаще всего такие вакансии поступают от небольших компаний. В вакансиях для персональных ассистентов к собственникам в крупные компании упоминаний о внешности нет.

Портрет ассистента по мнению руководителей – преданный, разумный исполнитель, в меру общительный, не болтливый, работоспособный.

Какими личными качествами должен обладать ассистент:

• умение подчиняться, чувствовать настроение;

Пожалуй, ни один современный директор, руководитель, начальник уже не представляет свою рабочую жизнь без личного секретаря. Во-первых, иметь помощника очень престижно. Во-вторых, действительно грамотный и ответственный секретарь становится «правой рукой» шефа, незаменимым человеком на предприятии и, что самое главное, гарантом того, что вы всегда успеете вовремя, ничего не забудете, и всегда будете держать руку на пульсе. Согласитесь, это очень важно в бешеном ритме современной жизни. Ну и, наконец, на секретаря всегда можно перенаправить нежелательный телефонный звонок, поручить помощнику общение с неприятным клиентом или попросить референта организовать личное торжество. Очень удобно, не так ли?

Секретарь, референт, офис-менеджер, личный помощник: общее и отличия

Как вы заметили, одного и того же офисного работника можно называть по-разному. Меняется ли суть выполняемых обязанностей от того, как звучит должность? Давайте разберемся.
Словом «секретарь » обозначают должность человека, которого нанимает отдельное лицо или компания для ведения делопроизводства, помощи в работе с корреспонденцией, организации встреч и мероприятий, выполнения личных распоряжений руководителя, приема телефонных звонков и т.п. В общем, секретарь – очень многогранный и обобщающий термин, включающий в себя многие возможные должностные обязанности. Поэтому в последнее время стало общепринятым использование таких понятий как секретарь-референт и офис-менеджер.
В обязанности референта обычно входят: ведение телефонных переговоров, деловой переписки, организация командировок руководителя, контроль документов, прием посетителей, формирование дел, работа с офисной техникой. По большому счету, секретарь-референт – это технический исполнитель. Вот почему на эту должность зачастую берут соискателей без высшего образования, особых навыков и даже без опыта работы.
А вот для работы офис-менеджером требуются особые знания, например, в области делопроизводства и документоведения. Обязанности такого секретаря намного шире, чем обязанности референта.
Личный помощник должен обладать еще более глубокими навыками, личностными и профессиональными качествами, ведь помощники – это те люди, которые помнят все и всегда, от которых зависит успех деловой встречи руководителя или празднование юбилея, и которые сопровождают своего шефа практически всегда и повсюду.
Кстати, стоит отметить тот факт, что в трудовых книжках (при условии официального трудоустройства, естественно) редко делают записи «помощник руководителя» или «референт». Чаще всего подобная должность записывается как «секретарь руководителя».

Какие требования предъявляются к потенциальным секретарям?

Если вы ищите работу секретаря, следует знать хотя бы основные требования, которые работодатели предъявляют к соискателям. Конечно же, каждый отдельный случай отличается массой нюансов, да и каждый руководитель видит своего секретаря в особом свете. Для кого-то вовсе неважно наличие высшего образования, другие начальники ставят во главу угла знание , некоторым важно лишь, какой кофе варит секретарь или как он (она) выглядит. Кстати, вот что важно знать. Работодатель может долго и усердно рассказывать вам о том, что ему нужно от секретаря и чем вы будете заниматься, только вот читателям МирCoветoв не стоит обращать на эти речи внимания. Поверьте, на ваши плечи будет возложено множество обязанностей, намного больше, чем описано в должностной инструкции и чем вам рассказали . Делается это для того, чтобы не спугнуть потенциального работника. Расчет делается на то, что в процессе работы вам будет проще «подкинуть» новую обязанность или возложить на вас выполнение особых поручений (ни один начальник не скажет вам на собеседовании, что вы должны будете напоминать ему даты рождения его жены и любовниц, но на практике будет именно так).
Итак, основные требования. Я устраивалась на должность секретаря дважды, и оба раза они были очень похожими:

• оконченное высшее образование (ну какому руководителю понравится, что его помощник будет отлучаться на сессии в самый неподходящий момент?);
• опыт работы (необязательно, но крайне желательно);
• приятная внешность;
• умение работать с офисной техникой, знание компьютерных программ, навыки работы в интернете;
• коммуникабельность, грамотная речь, умение излагать свои мысли в устной и письменной форме;
• владение одним или несколькими иностранными языками;
• возраст от 18 до 35 лет;
• , ответственный подход к выполнению поставленных задач, желание учиться;
• возможность работать не нормированно (следовательно, «семейные» женщины, претендующие на должность секретаря, работодателей редко интересуют).

Как я уже говорила, это очень обобщенный список требований к потенциальному референту и у каждого работодателя он свой. Никогда не стоит отказываться от собеседования, если в этом списке вы увидите какой-то пункт, в котором вы не очень сильны. Поверьте, ваши другие достоинства быстро перекроют все ваши слабые стороны.

История моей карьеры

Когда я окончила университет, у меня не было ни опыта работы, ни уверенности в том, что я быстро смогу устроиться хоть в какую-то фирму. Поэтому когда я позвонила по первому попавшемуся объявлению с текстом «Требуется секретарь руководителя на пивобезалкогольный комбинат» и меня сразу же пригласили на собеседование, я была крайне удивлена. Еще больше я удивилась, когда после собеседования мне предложили выйти на работу в этот же день. Естественно, я согласилась. Зарплата меня, вчерашнюю студентку, устраивала, директор мне понравился, да и работа казалась непыльной. Многое было для меня новым, много я не знала и приходилось учиться на собственных ошибках, ведь помочь и подсказать было некому. Я была очень благодарна коллективу и директору за то, что они с пониманием отнеслись к моим просчетам и не судили строго за ошибки и недоделки. В принципе, со всеми основными обязанностями я справлялась на «отлично»: переговоры, деловая переписка, оформление командировочных удостоверений, прием гостей, работа с офисной техникой, чай-кофе директору и его гостям. В общем, никаких экстремальных поручений я не выполняла, кадровыми вопросами не занималась, по расписанию и имела законный час на обед. Постепенно я стала открывать для себя «закулисье» жизни высших должностных лиц предприятия. Уважения я добилась исключительно своими поступками, хотя не скрою, были и такие коллеги, которые просто стеснялись сказать мне что-то лишнее или обидное, ведь я была ближе всех к шефу, а его все боялись.
Секретарем директора я проработала почти год, после чего меня повысили в должности и перевели в другой отдел. Уходя с поста секретаря, я умела очень многое и была уверена, что если придется начинать все сначала, у меня имеется опыт и багаж знаний. Резюме с указанной должностью секретаря руководителя, разосланное через несколько лет в сети интернет, сделало свое дело и меня пригласили на работу личным помощником директора в крупную коммерческую структуру. Мой опыт работы и владение иностранными языками стали главным критерием моей победы в конкурсе на занятие вакантного места.
Как я и ожидала, должность личного помощника кардинально отличалась от должности обычного секретаря. Мне не пришлось отвечать на общие звонки, делать шефу чай, ксерокопировать документы или подписывать конверты для отправки корреспонденции, чем я привыкла заниматься на заводе. Меня сразу же «окунули» с головой в личную жизнь начальника, в организацию всех его встреч и мероприятий, выполнение особых поручений (например, подобрать подарок на юбилей его друга или сообщить коллеге плохую новость). Мой размеренный жизненный график кардинально поменялся. Работать приходилось по 10 часов в сутки без обеда и перерывов на кофе. В предпраздничные дни сидеть в офисе допоздна, подписывая открытки, считалось нормальным, а работа в выходные дни – естественным процессом. Я сопровождала директора на мероприятиях, организовывала его поездки за границу, с партнерами, покупала-продавала, занималась сотней глупых отчетов. Самое главное – я подстраивалась под постоянно меняющееся настроение шефа, а чтобы избежать его гнева пыталась сделать свою работу максимально быстро, качественно и идеально. У меня отлично получалось организовывать, и меня постоянно просили что-нибудь организовать. Я была переводчиком, когда к шефу приезжали иностранные партнеры. В общем, чего я только не делала на должности личного помощника. Сейчас вспоминаю это место работы с благодарностью, несмотря на все нервы, мелкие неприятности и упреки. Это была настоящая школа жизни, которая меня окончательно раскрепостила, научила общаться с людьми разных уровней и рангов, дала бесценный багаж знаний и умений.
Сравнивая два места работы, две должности могу с уверенностью сказать: быть обычным секретарем – скучно и рутинно (хотя каждому свое, конечно), быть помощником руководителя – интересно, познавательно, полезно. После той школы, которую я «закончила», я с легкостью пошла на повышение, мне стали предлагать интересные должности, приглашали в замечательные проекты. Работая обычным секретарем, я никогда не получала тех позитивных эмоций, которые сопровождали меня на протяжении всей моей работы помощником директора. Я считаю, что я не зря прошла этот путь от начала и до конца, отшлифовав все свои начальные знания и укрепив новые навыки. Я нашла себя, я стала незаменимым человеком, я заслужила уважение коллектива и начальника. Оно того стоило, правда.